Werkzaamheden:
- Het opbergen van (o.a. door het correct toepassen van de selectie) en opzoeken (rekening houdend met het beleid van de gemeente en de wettelijke beperkingen) van eenvoudige én complexe stukken
- Het beheer van het dynamisch -, semi-statisch - en statisch archief, zowel analoog als digitaal
- Verbeteren van de ontsluiting van het archief
- Het coachen/trainen van de toekomstige DIV-consulent (kennisoverdracht)
- Sparringpartner van het cluster DIV (gevraagd en ongevraagd) ten aanzien van alle vraagstukken m.b.t. de overgang van analoog naar digitaal. Zoals: digitalisering, zaakgericht werken, het inrichten van zaaktypen, handboek Vervanging, overbrenging van dossiers, vernietiging van digitale dossiers, etc
- Het verbeteren en bewaken van de kwaliteit van het archief
- Het signaleren van ontwikkelingen (o.a. selectielijst 2017) en deze bespreekbaar maken binnen het cluster DIV
Het uitvoeren van de volledige vernietigingsprocedure voor analoge én digitale dossiers
- Het beheren van verzamelingen: boeken, tijdschriften, video’s
- Het aanreiken van gegevens op verzoek van de DIV expert t.b.v. o.a. de archief KPI’s
- Het instrueren en begeleiden van archiefbezoekers
- Het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbezoekersruimte
- Het actief constateren van mogelijke verbeteringen op DIV-gebied en een voorstel doen tot het implementeren van deze verbeteringen
- Coördineren van projecten zoals overbrenging (opstellen van inventarissen) en opruimacties (ophalen en wegwerken van achterstanden)
Kandidaatomschrijving
- HBO+ werk- en denkniveau.
- Archiefopleiding: SOD-II aangevuld met opleidingen betreffende informatie- en archiefmanagement volgens NEN-ISO 15489, 23081 en NEN 2082, selectie en vernietiging, documentenontsluiting en –beheer en (klassiek) inventariseren
- Minimaal 10 jaar praktische werkervaring bij gemeenten
- Bekendheid met de gemeentelijke organisatie en besluitvormingsprocedures en de Basis Archief Code
- Ervaring het werken in DMS JOIN (Decos)
- Ervaring in het zoeken en registreren (GEHOPT) op basis van classificatiecodes in Filetrak
- Kennis van digitaal Zaakgericht Werken en hybride archiveren
- Adviesvaardig en communicatief vaardig
- Analytische kwaliteiten en een accurate werkhouding
- Initiërend en oplossingsgericht
- Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- Beschikbaar vanaf 1 januari 2017 in verband met continuïteit
Daarnaast vragen wij van alle medewerkers de volgende kernkwaliteiten: klantgerichtheid, wendbaarheid, veranderbaarheid en openheid.
Eisen
Opleiding
Op CV aantoonbaar minimaal een afgeronde HBO-diploma SOD-II.
Werkervaring
Op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar als DIV-medewerker bij een gemeente.
Kennis
Op CV aantoonbare werkervaring met het archiveren volgens de Basis Archief Code.
Systeemkennis
Op CV aantoonbare werkervaring met het werken in DMS JOIN (Decos).
Gevraagde documenten
aanleveren na gunning
-Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
-Kopie inschrijving KvK niet ouder dan 6 maanden (indien ZZP-er)
Gunningscriteria
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.De kandidaat wordt gedurende het gesprek getoetst op de gevraagde competenties zoals beschreven in de kandidaat omschrijving.
Weging:25 %
Kennis
Op CV aantoonbare kennis van digitaal Zaakgericht Werken en hybride archiveren.
Weging:23 %
Werkervaring
Op CV aantoonbare werkervaring met het zoeken en registreren (GEHOPT) op basis van classificatiecodes in Filetrak.
Weging:22 %