Startdatum 14-08-2017

Einddatum 30-04-2018

Optie tot verlenging ja

Uren per week 28


Opdracht omschrijving

Ondersteuning  Programma Sensing en Project Bodycams

De kern van de functie

De senior programma- en projectondersteuner draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie van het project en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van ict-middelen voor medewerkers).

De senior programma- en projectondersteuner is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het projectoffice, waaronder periodieke (financiële) rapportages en fungeert hierbij als spil van het programma en project.

Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de projectmanager en de programmamanager. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van grote bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek gevoelige  organisatie. Je assisteert de programmamanager bij het structureren van de projecten en zorgt dat de processen goed op de rit staan. Je zorgt voor een goede archivering t.b.v. het programma en project op de P-Schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.

Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt makkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de project- en programmapagina's op intranet. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.

Doelstelling

Gedurende de looptijd van het project de binnendienst voor het projectteam en de stuurgroep organiseren, inclusief documentatie, voorbereiding voortgangsrapporten etc.

Een effectieve en efficiënte ondersteuning van de projectorganisatie en het programma.

Verantwoordelijkheden

Algemeen

De senior programma-projectondersteuner is verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmamanager en de projectteams. Daarnaast is deze verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de juiste (financiële) rapportages, het opstellen en bijhouden van projectresources. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet) en de archivering van de projectdocumentatie. De senior project-/programma-ondersteuner is het eerste aanspreekpunt voor het programma Sensing en het project Bodycams en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.

Operationele sturing

Netwerk

Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van Secretariaat wordt verhoogd.

Verbetering Administratie en Secretariaat

Het vanuit de uitvoeringspraktijk formuleren van voorstellen tot verbeteringen in de aanpak secretariële werkzaamheden en het implementeren van vastgestelde verbeteringen, zodat een effectievere en efficiëntere organisatie ontstaat.

Informatieverstrekking

Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.

Het aannemen van telefoongesprekken aan het team, het beoordelen van aard en doel van de vraag en het doorverbinden dan wel doorverwijzen, zodat de beller bij de juiste collega terecht komt.

 Het – op verzoek − verstrekken van informatie (brochures, folders) over het team, zodat de verzoeker adequaat bediend is.

Agendabeheer

Het beheren van de agenda van de leidinggevende; het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.

Vergaderingen en bijeenkomsten

Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing.

 

Termijnbewaking

Het signaleren wanneer een behandelingstermijn van actiepunten dreigt te worden overschreden en het waarschuwen van de betrokken collega; het inlichten van de betrokken leidinggevende indien een termijn is overschreden, zodat afgesproken actiepunten binnen de afgesproken tijd worden afgehandeld.

Correspondentie

Het concipiëren van brieven van een leidinggevende aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.

Archivering

Het archiveren van aangereikte (vertrouwelijke) documenten en dossiers van en aan de leidinggevende, zodat voldaan wordt aan wettelijke vereisten en bewaringstermijnen.

Faciliteiten

Het zijn van aanspreekpunt voor de leidinggevende voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken ter zake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten. Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat − ook bij (interne) verhuizingen − is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

Overzichten

Het op aanvraag vervaardigen en verstrekken van standaard én niet-standaard overzichten uit de archief)systemen, door middel van een zoekopdracht, zodat aan verzoeker een correct overzicht wordt geleverd en een basis ontstaat voor personeels- en managementrapportages.

.

Vakmatige taken

Complex agendabeheer

Periodiek programmarapportages samenstellen en bewaken van de rapportagetermijnen

ondersteuning van de programma en projectmanager bij het opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en deze bewaken.

Projectmanager assisteren bij het vullen van de Principal Toolbox

Methodistische ondersteuning voor PRINCE2 van programma en projectmanagers

Bewaken en registreren resourcemanagement van de projecten en programma.

Zorgdragen voor de (centrale) projectarchivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor.

Coördinatie en controle van alle communicatie en correspondentie rondom het programma en project

Organiseren, voorbereiden, faciliteren en vastleggen bijeenkomsten en vergaderingen

Zorgdragen voor de verbinding tussen andere programma's, projecten en de lijnorganisatie.

Communicatie - intranet en stakeholders

Leidinggevende taken

Geen

Contacten

Programma en projectmedewerkers, medewerkers binnen de lijnorganisatie, stakeholders

Inzet in de lijn of project

Project en Programma

Opleiding

HBO werk- en denk niveau, eventueel aangevuld met de opleiding Hoger Management Support

Werkervaring

De functionaris:

Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de publieke sector, bij voorkeur in de justitie- of politieorganisatie;

Aantoonbare ervaring opgedaan met diverse stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving;

Ruime aantoonbare werkervaring als officemanager/PMO/managementassistent in een ondersteunende, bewakende en sturende rol;

Ruime aantoonbare werkervaring met beheren van websites;

Kennis en ervaring met projectmatig werken;

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en Communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift- notuleren;

Competenties

Vereiste competenties

Vereiste competenties

Daadkrachtig

Accuraat

Betrokken

Resultaatgericht

Berbindend

Organisatievermogen

Initiatief

Klantgerichtheid

Kwaliteitsgerichtheid

Flexibel gedrag

Samenwerken

Interview data

Met de top 3 gegadigden, op basis van de scores van de offertes, vinden naar verwachting plaats in de week van 1 juni 2017.

I. Toelichting offerteaanvraag

Uitleg fasering en beoordeling

In deze offerteaanvraag leest u informatie over de procedure en opdracht. De offerteaanvraag bestaat uit het functieprofiel, de gestelde eisen en de wensen van de opdrachtgever. Het voldoen aan de gestelde eisen is een voorwaarde voor het inhoudelijk beoordelen van uw offerte. Naast de eisen kan de kandidaat zich onderscheiden op de wensen, de zogenaamde gunningscriteria. Voor iedere wens kan een kandidaat punten scoren.

De beoordeling bestaat uit twee fasen:

Schriftelijke beoordeling

 

 

Prijs (eisen)

Maximaal: € 65,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Kwaliteit (eisen)

 

U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc

 

HBO werk- en denk niveau, eventueel aangevuld met de opleiding Hoger Management Support.

 

Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager / PMO / managementassistent in een ondersteunende, bewakende en sturende rol.

 

Dit moet duidelijk herkenbaar zijn in het CV van de kandidaat. Benoem zodoende duidelijk de gevraagde werkervaring en de perioden (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Het ontbreken van deze

informatie leidt tot puntenaftrek.

Gunningscriteria (wensen)

30 %

Aantoonbare ervaring opgedaan met diverse stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving.

 

Beschrijf de ervaring, motiveer de rol van de kandidaat, de situatie en de complexiteit (+ hoe beïnvloedde dit de werkzaamheden en hoe ging de kandidaat hiermee om), behaalde resultaten en het aandeel van de kandidaat hierin. 

 

De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Aan de hand van de toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeelt worden dmv een rapportcijfer (0 = slecht 2 = matig, 4 = matig/voldoende 6 = voldoende, 8 = goed en 10 = uitstekend). 

 

Puntenverdeling: 

0 = 0/5

2 = 1/5

4 = 2/5

6 = 3/5

8 = 4/5

10 = 5/5

 

Een inhoudelijke / vaktechnische verificatie van dit criterium zal in de interview fase plaatsvinden.

 

 

 

30 %Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de publieke sector (+3 punten), bij voorkeur in de justitie- (+1 punt) of politieorganisatie (+1 punt).

Dit moet duidelijk herkenbaar zijn in het CV van de kandidaat. Benoem zodoende duidelijk de gevraagde werkervaring en de perioden (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Het ontbreken van deze

informatie leidt tot puntenaftrek.

 

 

20 % Ruime aantoonbare werkervaring met beheren van websites.

 

Dit moet duidelijk herkenbaar zijn in het CV van de kandidaat. Benoem zodoende duidelijk de gevraagde werkervaring en de perioden (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Het ontbreken van deze

informatie leidt tot puntenaftrek.

 

 

20 % Kennis en ervaring met projectmatig werken.

 

Dit moet duidelijk herkenbaar zijn in het CV van de kandidaat. Benoem zodoende duidelijk de gevraagde werkervaring en de perioden (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Het ontbreken van deze

informatie leidt tot puntenaftrek.

 

 

 

 

 

Planning

Start publicatie  18-05-2017 00:00 

Einddatum vragen 22-05-2017 17:00 

Beantwoording vragen 23-05-2017 23:59 

Sluiting publicatie 29-05-2017 17:00 

Beoordeling offertes (vanaf) 30-05-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling 06-06-2017 23:59