Startdatum 11-09-2017

Einddatum 31-12-2017

Optie tot verlenging 4 x 6 maanden

Uren per week 32 uur

 

 

Opdracht omschrijving

De provincie realiseert haar maatschappelijke opgaven via de inzet van diverse financiële en niet-financiële instrumenten. Subsidieverstrekking behoort tot de financiële instrumenten. Door het verstrekken van subsidie aan onze externe partners en andere initiatiefnemers ondersteunen we een breed scala aan uitvoeringsprojecten. Jaarlijks verlenen we ruim € 300 miljoen subsidie.

De afdeling Subsidieverlening zorgt voor de uitvoering van de subsidieverstrekking, voor bijna alle provinciale beleidsterreinen. De aanvragers komen uit alle hoeken van de provincie: van gemeenten tot particulieren en van kenniscentra tot individuele bedrijven. Binnen de afdeling worden de binnenkomende subsidieaanvragen beoordeeld, de subsidies al dan niet verleend en de gesubsidieerde projecten tijdens de uitvoering gevolgd. Na afronding van het project wordt door de aanvragers voor een deel van de subsidies de eindafrekening opgesteld en ingediend (vaststelling).

De automatisering van het subsidieproces is gepland en wordt uitgevoerd door de eigen provinciale afdeling Informatisering en automatisering (I&A); de verschillende componenten worden volgens provinciaal IT-beleid op de markt ingekocht.  Er is reeds een start gemaakt met het beschrijven van de deelprocessen, maar de sturing van alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om het totale proces tijdig te beschrijven en het kwaliteitssysteem te implementeren, ook in de automatisering, ontbreekt. Hiervoor wordt een projectmanager gezocht.

Het beschrijven van de deelprocessen wordt samen met de medewerkers opgepakt. De medewerkers (ca 60) werken in zelfsturende teams en zijn verantwoordelijk voor onderdelen van het subsidieproces.

In het najaar van 2017 komen de eerste onderdelen van de automatiseringstool gereed en wordt met de implementatie ervan gestart. De koppeling van subsidieproces en automatisering en de implementatie van nieuwe werkwijzen in een korte tijd, vormen een uitdaging en vragen om aansturing door een ervaren projectmanager.

Deze projectmanager spreekt zowel de taal van de automatiseringsdeskundigen als die van de gebruikers, de medewerkers van de subsidie-afdeling van de Provincie. Hij/zij kan inschatten op basis van de reeds aanwezige automatiseringsplannen welke onderdelen van het proces wanneer moeten worden aangepakt, kan overzien in welk tempo de beschrijving van werkwijzen moet gebeuren en beschikt over de overtuigingskracht om medewerkers mee te nemen in het aanleren van nieuwe werkwijzen, waarbij de voordelen van de nieuwe automatisering ten volle worden benut.

 

 

Verantwoordelijkheden

Taken en verantwoordelijkheden:

Afstemmen werkzaamheden automatisering – subsidieverlening

Zorgdragen voor goede projectplanning en -organisatie

Bestaande subsidieproces uitlijnen (lean) en in deelprocessen uitschrijven, met de medewerkers

Adviseren van het management

Opstellen implementatiestrategie

Implementeren nieuwe werkwijzen in de afdeling

Conitue bewaking van het project en terugkoppeling aan het management

Actieve communicatie met relevante stakeholders

Borgen: inrichten van de beheerorganisatie

 

 

Eisen

Beschikbaarheid

 

Externe is inzetbaar vanaf 11 september 2017 tot en met 31 december 2017 voor maximaal 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 4 maal een periode van 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Overige eisen

 

U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

 

NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u, indien van toepassing, bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting.

 

Externe is de afgelopen twee jaar niet in dienst geweest van provincie.

 

Externe beschikt tenminste over een HBO werk- en denk niveau, opgedaan door een combinatie van een afgeronde HBO opleiding met minimaal 5 jaar recente relevante werkervaring of een afgeronde MBO opleiding met minimaal 10 jaar recente relevante werkervaring.

 

Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar. Benoem ook in welke rol en in een concrete beschrijving hoe de gevraagde werkervaring is opgedaan.

 

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2007-2017) als projectmanager van multidisciplinaire projecten, waarvan ten minste 3 jaar bij een overheidsorganisatie.

 

Geef een concrete toelichting (beschrijving) waaruit blijkt dat u beschikt over minimaal 5 jaar ervaring, waarvan minimaal 3 jaar bij een overheidsorganisatie en dus aan deze eis voldoet. Graag specifiek de naam van de (overheids) organisaties en de gewerkte perioden vermelden.

 

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2012-2017) met het implementeren van kwaliteitszorgsystemen.

 

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

 

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2012-2017) met het inrichten van subsidieprocessen binnen een overheidsorganisatie.

 

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

 

 

Gunningscriteria Kwaliteit

40 % Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2012-2017) met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen en lean-inrichting van processen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

 

Externe kan één (1) opdracht/project beschrijven waaruit blijkt dat ervaring is opgedaan met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen EN één (1) opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met lean-inrichting van processen (10 punten) 

Externe kan één (1) opdracht/project beschrijven waaruit blijkt dat ervaring is opgedaan met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen OF één (1) opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met lean-inrichting van processen (6 punten)

Externe kan geen opdrachten/projecten beschrijven waaruit blijkt dat ervaring is opgedaan met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen en/of met lean-inrichting van processen (0 punten)

 

 

30 % Externe beschikt aantoonbaar over een projectmanagement certificering (bijvoorbeeld Prince2).

 

Externe beschikt over een projectmanagement certificering, 10 punten. Geen projectmanagement certificering, 0 punten.

 

 

30 % Externe beschikt aantoonbaar over een lean black belt certificering of een daarmee vergelijkbare opleiding/cursus.

 

Externe beschikt over een lean black belt certificering of een daarmee vergelijkbare opleiding/cursus, 10 punten. Geen black belt certificering of een daarmee vergeliljkbare opleiding/cursus, 0 punten.

Gunningscriterium Prijs

 

Minimaal: € 100,00

Maximaal: € 125,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Competenties te toetsen in interviewfase

Beschrijving (uitleg)

De Projectmanager Opzet en Implementatie Kwaliteitszorgsysteem die wij zoeken beschikt over een proactieve houding richting opdrachtgevers en collega’s en kan goed en overtuigend communiceren. In de filosofie van zelfsturende teams weet hij/zij medewerkers te motiveren mee te werken en nieuwe werkwijzen te implementeren.

De competenties waar de Externe in het interview op wordt getoetst zijn:

Organisatiesensititviteit

Helicopterview

Reusltaat- en doelgericht

Communicatief vaardig (kort en bondig formuleren zowel mondeling als schriftelijk)

Hands-on mentaliteit

De Externe wordt per competentie beoordeeld. Indien de Externe aan de competentie voldoet, krijgt de Externe de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie wordt de volgende beoordelingsopties aangehouden:

Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten

Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten

Voldoet (bijna) niet aan competentie - 0 punten

In totaal zijn er vijf (5) competenties. De Externe kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren.

 

 

 

 

Planning

Start publicatie  17-07-2017 00:00 

Einddatum vragen 23-07-2017 23:59 

Beantwoording vragen 24-07-2017 23:59 

Sluiting publicatie 30-07-2017 23:59 

Beoordeling offertes (vanaf) 01-08-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling 05-09-2017 23:59