Startdatum 02-10-2017

Einddatum 31-12-2017

Optie tot verlenging Ja, in overleg

Uren per week 36

 

 

 

Opdracht omschrijving

 

Context

De dienst Facilitair Management (FM) van de Nationale Politie (NP) transformeert naar een dienstverlenende organisatie waarin zij door de nieuwe landelijke werkwijze de eindgebruiker zo optimaal mogelijk van zijn/haar facilitaire product- en dienstverlening voorziet. De dienst FM is onderdeel van het Politie Diensten Centrum (PDC) die de bedrijfsvoering van de Politie centraal organiseert.

De dienst FM heeft recentelijk de transitie afgerond waar eenheid voor eenheid de Politie is over gegaan op een nieuwe landelijke werkwijze van de sector Facilitaire Services en de dienstverlening van de landelijke Servicedesk FM. Al onze eindgebruiker kunnen zijn/haar facilitaire product- en dienstverlening halen uit het landelijk standaard assortiment. Zij kunnen dan 24/7 zelf hun facilitaire zaken regelen via het landelijk intranet. Dit wordt ondersteund door het systeem Planon NP die landelijk beschikbaar is.

 

De komende jaren staan in het teken van het verder in werking treden van het en het verder vormgeven van de Dienst FM op diverse gebieden zoals Facilitaire Services, Huisvesting, Inkoop Contractmanagement en Vaar & Voertuigen. Dit betekent onder andere het implementeren van het dienstverleningsmodel, het implementeren van basissystemen en inrichten van basisadministraties. Om dit te realiseren zijn diverse realisatie projecten geformuleerd die tezamen het projectenportfolio van de dienst FM vormen. Binnen de dienst FM is de realisatie organisatie verantwoordelijk voor de aansturing en realisatie van de projecten in het portfolio van de dienst FM. De realisatie faciliteert tevens bij de totstandkoming en bijstelling van het portfolio.

 

Context project

De doelstelling van het DMS project is te komen tot een productie gereed nieuw DMS op basis van “Documentum’ software van EMC ten behoeve van het document management voor de secondaire processen van de Politie. Ondertussen zijn de eerste processen gerealiseerd in het nieuwe DMS en is het DMS-systeem in gebruik genomen bij diverse eenheden. Om vertrouwd te raken met de nieuwe systemen en werkprocessen is training essentieel en heeft de Politie behoefte aan een opleidingen en implementatie coördinator die zowel de training kan ondersteunen als de training kan geven aan de verschillende functionarissen in het land.

 

 

Doelstelling

Als opleidingen en implementatie coördinator levert de kandidaat toegevoegde waarde in de verdere doorontwikkeling van de Dienst FM.

Verantwoordelijkheden

Primair is de kandidaat verantwoordelijk als coördinator opleidingen binnen het DMS project, het nieuwe document management systeem van de Nationale Politie.

Daarnaast is de kandidaat ondersteunend bij het succesvol implementeren van DMS en het begeleiden van gebruikers van bij de verschillende afdelingen van de Nationale Politie.

De kandidaat levert in zijn/haar rol een bijdrage in het efficiënt en effectief realiseren van project doelstellingen

Vakmatige taken

Het verzorgen van opleidingsdata en locaties;

Het beschrijven en beschikbaar stellen van opleidingsmateriaal;

Het afstemmen van de inhoud van de opleidingen met de overige opleiders en de organisatie;

Daadwerkelijk geven van de diverse opleidingen;

Ondersteunen bij opstellen implementatieplan;

Ondersteunen implementatie van het nieuwe document management systeem. Hierin ondersteunt de kandidaat de collega’s op de werkvloer, en beheert de kandidaat de bevindingen tijdens de implementatie waarover gerapporteerd wordt aan de stuurgroep;

Evalueren implementatie;

Opstellen release notes met daarin de nieuwe functionaliteit (hiermee maakt de kandidaat de vertaalslag van techniek naar gebruiker;

Onderkennen en analyseren van de informatiebehoeften en deze vertalen naar benodigde processen dan wel functionaliteiten;

Zorgdragen voor een duidelijk (project) plan;

Meenemen en betrekken van de gebruikersorganisatie;

Organiseren en leiden van workshops;

Kijkt over de grenzen van de eigen afdeling en stemt af met afdelingen, gebieden en projecten

Leidinggevende taken

Geen

Contacten

Vanuit deze rol rapporteert de kandidaat aan de projectmanager van het DMS project en/of de realisatie manager van de dienst FM. De kandidaat heeft nauw contact met projectteam. Daarnaast wordt indien van toepassing een nauwe samenwerking verwacht met de dienst IV (projectmanager IV, ontwikkelaars en functioneel beheerders) in combinatie met de dienst FM en specifiek de afdeling DIV.

Inzet in de lijn of project

Project

 

Opleiding

Afgeronde erkende WO opleiding bij voorkeur op gebied van Organisatiewetenschappen, Bedrijfskunde, Facilitair Management of vergelijkbaar.

Werkervaring

Zie offerteaanvraag

 

Competenties

Goede sociale vaardigheden, krijgt dingen gedaan o.b.v. persoonlijke kracht;

Uitstekende analytische vaardigheden;

Helicopterview, kan goed dwarsverbanden benoemen, maar ook oog voor detail;

Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;

Goede adviesvaardigheden (waaronder klantgerichtheid, rapportage en presentatie);

Hands on instelling, pragmatisch en resultaatgericht;

Planmatig kunnen werken, team-, deelprojectplanningen kunnen opstellen en uitvoeren, eigen werk kunnen plannen;

Flexibel kunnen omgaan met veranderende omstandigheden en situaties;

Snel doordringen tot de kern, snel kunnen inwerken in nieuwe materie;

Kennis van / ervaring met projectmatig werken;

Een proactieve, positief kritische en resultaatgerichte werkhouding;

Kunnen kijken over de grenzen van de eigen afdeling of project

In staat om de samenhang en onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen verschillende projecten te onderkennen en te besturen;

Brugfunctie Organisatie- en ICT-kant inzake complexe ICT-projecten;

In staat om verbinding te leggen en de organisatie en gebruikers mee te nemen in het proces;

Zelfstandig kunnen functioneren.

 

 

 

 

 

Beschikbaarheid

De kandidaat is inzetbaar vanaf 02-10-2017 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-12-2017 voor 36 uur per week.

 

Het contract kan door de opdrachtgever optioneel worden verlengd.

 

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Fase 1: Schriftelijke beoordeling

Prijs (eisen)

Maximaal: € 63,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

 

Kwaliteit (eisen)
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc

 

Eis 1. 

In de afgelopen 2 jaar aantoonbare werkervaring bij voorkeur in politiek bestuurlijke en complexe organisatie is een eis. 

 

Benoem in het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. 

Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de periode (jj-jj).

 

Eis. 2

Minimaal een afgeronde erkende WO opleiding bij voorkeur op gebied van Organisatiewetenschappen, Bedrijfskunde, Facilitair Management of relevante richting is een eis. 

 

Dit dient duidelijk te zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem tevens of de opleiding is behaald met een diploma. 

 

De winnende inschrijver moet binnen 7 kalenderdagen alle bewijsmiddelen overleggen. 

Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde certificering beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

 

Eis 3. 

In de afgelopen 2 jaar kennis en werkervaring binnen het facilitaire domein en specifiek het DIV domein is een eis.

 

Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. 

Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de periode (jj-jj).

 

Eis 4.

In het afgelopen jaar ervaring met Documentum is een eis. 

 

Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. 

Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de periode (jj-jj).

 

Eis 5.

In de afgelopen 2 jaar ervaring met de organisatorische aspecten van informatie beveiliging is een eis.  

 

Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. 

Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de periode (jj-jj).

 

Eis 6.

In de afgelopen 2 jaar ervaring met het geven van trainingen en in staat zijn om trainingen en opleidingen te verzorgen aangaande het systeem documentum is een eis. 

 

Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. 

Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de periode (jj-jj).

 

Eis 7.

In de afgelopen 2 jaar ervaring met het implementeren van een document management systeem is een eis. 

 

Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. 

Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de periode (jj-jj).

Gunningscriteria (wensen)

40 % Kennis van bedrijfsprocessen binnen Facility Management en in breder kader DIV processen is een wens. 

Benoem in de toelichting de naam van de opdrachtgever(s), de periode (jj-jj) en geef een beschrijving van de werkervaring met DIV processen binnen FM.

40 % In de afgelopen 3 jaar minimaal 1 jaar kennis van document management processen zoals post, archief. 

Benoem in de toelichting de naam van de opdrachtgever(s), de periode (jj-jj) en geef een beschrijving van de werkervaring van documentmngt processen zoals post, archief.

 

20 % Kennis van en ervaring in de Politie organisatie is een wens. 

U dient het aantal ervaringsjaren binnen de politie aan te geven in de toelichting. 

0-2 jaar 3/5

vanaf 2 jaar 5/5 

 

 

 

 

Planning

Start publicatie  21-07-2017 00:00 

Einddatum vragen 25-07-2017 12:00 

Beantwoording vragen 25-07-2017 23:59 

Sluiting publicatie 31-07-2017 10:00 

Beoordeling offertes (vanaf) 31-07-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling5-09-2017 23:59