Startdatum 01-11-2017

Einddatum 31-12-2017

Optie tot verlenging Ja

Uren per week 32

Opdracht omschrijving
Context

De dienst Facilitair Management (FM) van de Nationale Politie (NP) transformeert naar een dienstverlenende organisatie waarin zij door de nieuwe landelijke werkwijze de eindgebruiker zo optimaal mogelijk van zijn/haar facilitaire product- en dienstverlening voorziet. De dienst FM is onderdeel van het Politie Diensten Centrum (PDC) die de bedrijfsvoering van de Politie centraal organiseert.

De dienst FM heeft recentelijk de transitie afgerond waar eenheid voor eenheid de Politie is over gegaan op een nieuwe landelijke werkwijze van de sector Facilitaire Services en de dienstverlening van de landelijke Servicedesk FM. Al onze eindgebruiker kunnen zijn/haar facilitaire product- en dienstverlening halen uit het landelijk standaard assortiment. Zij kunnen dan 24/7 zelf hun facilitaire zaken regelen via het landelijk intranet. Dit wordt ondersteund door het systeem Planon NP die landelijk beschikbaar is.

 

De komende jaren staan in het teken van het verder in werking treden van het en het verder vormgeven van de Dienst FM op diverse gebieden zoals Facilitaire Services, Huisvesting, Inkoop Contractmanagement en Vaar & Voertuigen. Dit betekent onder andere het implementeren van het dienstverleningsmodel, het implementeren van basissystemen en inrichten van basisadministraties. Om dit te realiseren zijn diverse realisatie projecten geformuleerd die tezamen het projectenportfolio van de dienst FM vormen. Binnen de dienst FM is de realisatie organisatie verantwoordelijk voor de aansturing en realisatie van de projecten in het portfolio van de dienst FM. De realisatie faciliteert tevens bij de totstandkoming en bijstelling van het portfolio.

De realisatie organisatie staat onder aansturing van de realisatiemanager en bestaat verder uit diverse portfolio- en projectmanagers die de diverse projecten operationeel aansturen. De realisatiemanager wordt ondersteund door het support office.

 

Context project

Er zijn diverse grote projecten die binnen de dienst FM in gezamenlijkheid met de dienst IV en andere diensten worden uitgevoerd. Zo worden het facilitaire management systeem en het document management systeem verder doorontwikkeld om diverse processen en werkzaamheden te ondersteunen. Daarnaast vindt ook de transitie van de Politie Academie plaats met als doel om PA / FHM in de bestaande FM structuur van de Nationale Politie te integreren.

Als project management ondersteuner (PMO'er) ondersteun je één of meerdere projecten bij het succesvol implementeren van de project resultaten. 

Let op, de einddatum van de opdracht is gezet op 31-12-2017 maar naar alle waarschijnlijkheid wordt deze verlengd in 2018. De verwachte duur van de opdracht is 4 maanden gerekend vanaf de 1e werkdag met een optie op verlenging. 

Doelstelling

De PMO'er werkt samen met de projectmanager bij de totstandkoming en aansturing van het project en draagt bij aan de realisatie van de project resultaten en levert hiermee toegevoegde waarde in de verdere doorontwikkeling van de Dienst FM.

Verantwoordelijkheden

Als PMO’er is de kandidaat verantwoordelijk om zorg te dragen voor grip en inzicht in de realisatie van het project. Tevens is de kandidaat verantwoordelijk voor effectieve en efficiënte operationele ondersteuning aan de projectmanager.

Vakmatige taken

Bewaken van de integrale actielijst;

Opstellen en bijhouden van de integrale planning;

Voortgang bewaken van de diverse mijlpalen;

Identificeren en bewaken van (integrale) risico’s;

Monitoren projecten voortgang en advies aangaande knelpunten en risico’s;

Levert kwalitatief hoge voortgangsrapportages;

Faciliteert in het voorbereiden van de stuurgroep rapportages;

Houdt de samenhang, onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen de verschillende projecten in de gaten;

Voorbereiden, faciliteren en uitwerken van diverse project overleggen;

Adviseert over de inrichting en verbetering van het project;

Opstellen notities en besluitstukken;

Verzorgen van communicatie naar stakeholders;

Voorbereiden diverse project presentaties;

Houdt de samenhang, onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen verschillende projecten in de gaten;

Zorgen voor constructieve relaties met diverse stakeholders.

Leidinggevende taken

Niet van toepassing. 

Contacten

Vanuit deze rol rapporteert de kandidaat aan de project manager een heeft de kandidaat nauw contact met de het PMO van de realisatie organisatie van de dienst FM en PMOérs van overige projecten binnen het FM portfolio. Verder heeft de kandidaat intensief contact met de diverse project managers en project medewerkers van de onderliggende project teams

Inzet in de lijn of project

Inzet in het project

Opleiding

Minimaal een afgeronde geaccrediteerde Bachelor opleiding of hoger in Organisatiewetenschappen, Bedrijfskunde, Bestuurskunde, Sociale wetenschappen. 

Werkervaring

Heeft aantoonbare kennis van en werkervaring met project, programma of portfoliomatig werken; 

Zeer vaardig met Powerpoint, Excel en Word is een wens. 

 

 

Competenties

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;

Netwerkvaardigheid: Goede sociale vaardigheden, krijgt dingen gedaan o.b.v. persoonlijke kracht;

Organisatievermogen: Kan goed plannen en organiseren;

Helicopterview: kan goed dwarsverbanden benoemen, maar ook oog voor detail. Kunnen kijken over de grenzen van de eigen afdeling of project. In staat om de samenhang en onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen verschillende projecten te onderkennen en te besturen; 

Resultaatgerichtheid: Hands on instelling, pragmatisch en resultaatgericht;

Samenwerken: Naast dat je autonoom kan werken, kan je ook goed in teamverband werken. Je kan met verschillende type mensen (persoonlijkheid, functie) makkelijk schakelen en doet moeite verbinding te maken met de teamleden. In staat om verbinding te leggen en de organisatie en gebruikers mee te nemen in het proces. Voegt positieve energie toe in de groep en heeft een proactieve, positief-kritische en resultaatgerichte werkhouding; 

Leervermogen: Snel doordringen tot de kern, snel kunnen inwerken in nieuwe materie. 

I. Toelichting offerteaanvraag

Uitleg beoordeling

In deze offerteaanvraag worden begrippen met een hoofdletter geschreven die in de begrippenlijst zijn opgenomen. 

In deze Offerteaanvraag leest u informatie over de Offerteprocedure en de Opdracht. De Offerteaanvraag bestaat uit het functieprofiel, de gestelde eisen en de wensen van de Opdrachtgever. Het voldoen aan de gestelde eisen is een voorwaarde voor het inhoudelijk beoordelen van uw Offerte. Naast de eisen kan de Externe zich onderscheiden op de wensen, de zogenaamde gunningscriteria. Voor iedere wens kan een Externe punten scoren. De Externe uit de hoogst scorende Offerte zal worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek ter verificatie van de gestelde eisen en de toegekende score aan de gunningscriteria.

De uitgenodigde Externe dient minimaal één dag voor het verificatiegesprek de gevraagde bewijsmiddelen, zoals kopie diploma(s)/certificaten te overleggen aan de inhuurdesk.

Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.  

Het verificatiegesprek zal plaatsvinden in week 34. 

Beoordeling en verificatie van uw offerte

In deze fase vindt de schriftelijke beoordeling plaats. Het resultaat hiervan bepaalt welke Externe wordt uitgenodigd voor het verificatiegesprek.

 

In eerste instantie wordt bepaald of de Offertes voldoen aan de gestelde eisen. Vervolgens worden alle Offertes die aan de eisen voldoen op de gunningscriteria beoordeeld (prijs en kwaliteit). De score van uw Offerte komt tot stand door de scores van de prijs en de kwaliteit op te tellen.

 

Prijs:

De Offerte met de laagste prijs ontvangt de maximale score voor het prijsonderdeel en de Offertes met een hogere prijs ontvangen een score die daarmee in verhouding staat volgens onderstaande formule.

 

Kwaliteit:

Kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de gestelde wensen.

 

Formules:

De formule voor toekenning van de score is als volgt:

prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0

kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage

totaalscore = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )

 

De scores van de Offertes resulteren in een rangorde. De hoogstscorende Offerte staat op rangorde 1, de daaropvolgend hoogstscorende krijgt rangorde 2, etc. De Externe met de hoogstscorende Offerte zal worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek. In de uitnodiging voor het verificatiegesprek wordt tevens een verzoek gedaan tot het opleveren van de eerste bewijsmiddelen, zoals kopieën van diploma’s en certificaten. Deze bewijsmiddelen zullen, na ontvangst door de Inhuurdesk, worden getoetst op het voldoen aan de eisen. De exacte bewijsmiddelen, en de aanlevermethode wordt gecommuniceerd in de uitnodiging. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte. 

 

Het verificatiegesprek dient ter verificatie van de gestelde eisen en ter verificatie van of de score van de schriftelijke beoordeling op de gunningscriteria terecht is toegekend. Indien de verificatie geen aanleiding geeft tot een lagere score dan aanvankelijk is toegekend tijdens de beoordeling en het voldoen aan de gestelde eisen bevestigd, dan geldt dat de Offerte van deze Externe de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft en komt daarmee in aanmerking voor gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht meer dan één Externe wordt gevraagd, wordt het aantal beoogde aan te stellen Externen uitgenodigd voor het verificatiegesprek op basis van de hoogste posities in de rangorde.

 

Als op basis van de rangorde, door een gelijke score, meer dan één Externe in aanmerking komt voor het verificatiegesprek geeft het criterium prijs de doorslag en wordt de Externe van de Offerte met de laagste prijs uitgenodigd voor het verificatiegesprek. Indien ook de prijs van de gelijk eindigende Offertes gelijk is, dan is de volgorde van binnenkomst van de Offerte doorslaggevend, waarbij de Offerte die als eerste compleet in de applicatie staat de hoogste positie in de rangorde krijgt.

 

Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat niet is voldaan aan één of meerdere eisen, dan wordt de betreffende Offerte uitgesloten van de procedure en uit de rangorde genomen. De Externe met de nieuwe hoogstscorende Offerte in de rangorde zal dan worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek.

 

Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat te veel punten zijn toegekend in de schriftelijke beoordeling, dan wordt dit gecorrigeerd in de beoordeling. De nieuwe rangorde wordt na de correctie opnieuw vastgesteld. Indien de Offerte van de Externe met wie het verificatiegesprek is gehouden niet meer de hoogst scorende in de nieuwe rangorde is, zal de Externe van de hoogstscorende Offerte in de nieuwe rangorde voor het verificatiegesprek worden uitgenodigd.

Gunningscriteria

Sortering

Beste prijs-kwaliteitsverhouding

Gewicht van prijs : 15 %

Gewicht van kwaliteit : 85 %

Aanvullende informatie

Nadrukkelijk verzoeken wij u geen telefonisch of per e-mail contact op te nemen met de Politie om inhoudelijke vragen te stellen inzake deze aanvraag. Vragen betreffende deze aanvraag kunnen uitsluitend in de applicatie van de Inhuurdesk Politie (www.inhuurdeskpolitie.nl) worden voorgelegd binnen de gestelde termijnen. Alle gegadigden worden vervolgens door middel van de Nota van Inlichtingen (NvI) in de applicatie op de hoogte gesteld van de antwoorden op de vragen.

II. Voorwaarden offerte

cv informatie

Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 7 pagina's A4. Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (dd-mm-jjjj) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Bewijsmiddelen

Inschrijvers dienen aantoonbaar te voldoen aan hetgeen zij verklaren in hun Offerte. Ter verificatie dient Inschrijver op verzoek van de Inhuurdesk bewijsmiddelen te overleggen. De inhuurdesk stelt de Inschrijver hiervan op de hoogte middels een schriftelijk verzoek. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte met tot gevolg dat deze van de beoordeling is uitgesloten.

Geheimhoudingsverklaring

De geheimhoudingsverklaring dient de kandidaat ook binnen de termijn van 7 kalenderdagen na voornemen tot gunning te overhandigen aan de Inhuurdesk. De geheimhoudingsverklaring kunt u hieronder raadplegen.

Document

Geheimhoudingsverklaring.pdf

Tarieven

Zoals vermeld in de Voorwaarden inzake inhuur derden geldt expliciet dat bijkomende kosten zoals eventuele reis-, verblijfs- en parkeerkosten en de reisduur voor woon-werkverkeer niet door de Politie voor vergoeding in aanmerking komt.

Screening

Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt 6-15 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

III. Eisen en gunningscriteria

Beschikbaarheid

 

De Externe is inzetbaar vanaf 01 11 2017 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31 12 2017 voor 32 uur per week.

 

Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd.

 

De einddatum van de opdracht is gezet op 31-12-2017 maar naar alle waarschijnlijkheid wordt deze verlengd in 2018. De verwachte duur van de opdracht is 4 maanden gerekend vanaf de 1e werkdag met een optie op verlenging. 

 

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Beoordeling en verificatie van uw offerte

Prijs (eisen)

 

Geen limieten

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Kwaliteit (eisen)

 

Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 7 pagina's A4.

Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc

 

Eis 1: 

Minimaal een afgeronde geaccrediteerde Bachelor opleiding of hoger in de richting Organisatiewetenschappen, Bedrijfskunde, Bestuurskunde, Sociale wetenschappen. 

 

Deze afgeronde en erkende opleiding moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer diploma is behaald. Bij het niet benoemen of diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

De uitgenodigde kandidaat dient (minimaal een dag) voor het verificatiegesprek bewijsmiddelen zoals kopie diploma(s) te kunnen overleggen aan de inhuurdesk. Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

 

Eis 2:

De kandidaat dient over de volgende competenties te bezitten:

- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.

- Sociale vaardigheid: Beweegt zich tactvol en gemakkelijk in contacten met anderen. Is in staat met zijn optreden emoties en de sociale interactie te beïnvloeden.

- Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.

- Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

- Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie.

 

Geef in het CV een duidelijke beschrijving (SMART) waaruit blijkt dat u aan de gevraagde competentie(s) voldoet.  

 

Bovenstaande competenties moeten daarnaast middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal aanbieding terzijde worden gelegd.

Gunningscriteria (wensen)

35 %

Wens 1: Heeft aantoonbare kennis van en werkervaring met project, programma of portfoliomatig werken. 

 

De werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wens moet middels concrete voorbeelden (smart) duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. 

 

Noem het nummer van de wens, naam van de opdrachtgever(s), de periode (dd-mm-jjjj), de functie, smart de werkzaamheden en verantwoordelijkheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot aftrek van punten. 

 

Scoreverdeling:

Kennis van project, programma of portfoliomatig werken: 3/5 punten

Kennis van en werkervaring met project, programma of portfoliomatig werken: 5/5 punten

35 %

Wens 2: Zeer vaardig met Powerpoint, Excel en Word. 

 

De werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wens moet middels concrete voorbeelden (smart) duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. 

 

Noem het nummer van de wens, smart de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet, de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot aftrek van punten. 

 

Scoreverdeling:

Basis:1/5 punten

Goed: 3/5 punten

Uitstekend: 5/5 punten

30 %

Wens 3: De aangeboden kandidaat is proactief, heeft oog voor detail en kan goed dwarsverbanden benoemen (helicopterview). 

 

Benoem het nummer van deze wens expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef in het CV een duidelijke beschrijving (SMART) waaruit blijkt dat u aan de gevraagde competentie(s) voldoet. 

 

 

Planning

Start publicatie  02-08-2017 00:00 

Einddatum vragen 04-08-2017 17:00 

Beantwoording vragen 07-08-2017 23:59 

Sluiting publicatie 14-08-2017 17:00 

Beoordeling offertes (vanaf) 15-08-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling 25-10-2017 23:59