Van 10-9-2017 t/m 31-12-2017   |   Optie verlenging: 6 x 2 maanden

  maximaal €45   |   Administratief/secretarieel   |   Uren: 28 per week   |   Aantal FTE: 

 

 

 

Planning

Start publicatie 15-08-2017 00:00 

Vragen stellen tot 21-08-2017 08:00 

Beantwoording vragen 21-08-2017 16:00 

Offerte indienen tot 28-08-2017 08:00 

Start beoordeling 28-08-2017 08:00 

Verwachte gunning 08-09-2017 00:00 

 

 

 

 

Opdrachtomschrijving

 

 

De organisatie kent vier eenheden: Dienstverlening, Organisatie Ondersteuning, Ontwikkeling en Beheer & Realisatie. De eenheid Beheer & Realisatie bestaat uit de teams Omgevingszorg, Openbare Ruimte, ICT & Belastingen en Ondersteuning & Faciliteiten

 

Je rol:

Je ondersteunt op zelfstandige wijze het management en de medewerkers in de gemeentelijke organisatie en draagt mede zorg voor een soepel verloop van de werkprocessen. Je verricht administratieve taken en beheert gegevens.

 

 

Kandidaatomschrijving

Je taken:

• Het beheren van de agenda’s van de concernmanagers, teamleiders en de andere medewerkers en het bewaken van de voortgang van afspraken.

• Het verzorgen en voeren van correspondentie: redigeert en werkt (vertrouwelijke) brieven uit.

• Het ontvangen, informeren en te woord staan van bezoekers, klanten en medewerkers.

• Het (mede) voorbereiden, organiseren en het afwerken van de uitvoering van presentaties, vergaderingen, bijeenkomsten, congressen, cursussen, trainingen e.d.

• Het notuleren en het uitwerken van notities en concepten.

 

Competenties:

??• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau, aantoonbaar te maken door middel van afgeronde MBO4-opleiding;

• Je beschikt over goede schriftelijke- en communicatieve vaardigheden;

• Je bent flexibel;

• Je weet van aanpakken;

• Je hebt doorzettingsvermogen en past je snel aan aan verschillende omstandigheden. 

 

De competenties zoals verwoord in de opdracht- en kandidaatomschrijving worden in de motivatiebrief en/of tijdens het gesprek getoetst door de gemeente.

 

Detacherings-/payrollbureau, intermediair of zzp

De functie van Secretaresse wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging van de Secretaresse niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zpp'er / DGA.

 

Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen kunnen zich laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, dat de offerte indient.

Gespreksplanning

De gemeente nodigt 3 kandidaten uit voor een kennismaking op donderdag 7 september 2017, in de middag. Wij verzoeken de kandidaten hier uitdrukkelijk rekening mee te houden.

 

Wanneer u op woensdag 6 september 2017 aan het einde van de dag nog geen uitnodiging heeft ontvangen via de Inhuurdesk, behoort u niet tot de eerste selectie voor de gespreksronde.

 

Contact over de opdracht en/of de procedure loopt uitsluitend via de Inhuurdesk Talentenregio. Wij verzoeken u dan ook hierover géén contact met de gemeente op te nemen.

 

Heeft u zich nog niet geregistreerd als aanbieder op Talentenregiohuurtin.nl, dan adviseren wij u hiervoor op korte termijn zorg te dragen. U kunt helaas zonder registratie géén offertes indienen voor de lopende opdrachten. Na goedkeuring van de registratie kunt u via www.talentenregiohuurtin.nl offertes indienen voor nieuwe opdrachten.

 

 

 

Opleiding 

Op cv aantoonbaar minimaal een afgeronde MBO4-opleiding. 

Detacherings-/payrollbureau, intermediair of zzp

Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen kunnen zich laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, dat de offerte indient. De functie van Secretaresse wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging van de Secretaresse niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zpp'er / DGA. 

Gevraagde documenten

aanleveren bij offerte 

Door de kandidaat zelfgeschreven motivatiebrief (max.1 A4)

aanleveren na gunning 

VOG

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:  20 %

 

 

 

Motivatiebrief

Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

De brief dient door de kandidaat zélf geschreven te worden. De kandidaat dient gemotiveerd aan te geven waarom hij/zij geschikt is voor deze opdracht en voldoet aan de competenties (door middel van voorbeelden). De brief wordt door de opdrachtgever getoetst aan de hand van de omschreven functietaken en/of competenties zoals verwoord in de kandidaat- en/of opdrachtomschrijving. 

Weging:  25 %

 

Opleiding

Op cv aantoonbaar minimaal een afgeronde secretariële MBO4-opleiding.

Weging:  11 %

 

 

Meerjarige werkervaring

Op cv aantoonbaar meerjarige werkervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie.

3-4 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 7 jaar (7 %)

4-5 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 8 jaar (10 %)

Weging:  10 %

 

 

Werkervaring

Op cv aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar met het notuleren en uitwerken van notities en concepten. 

Weging: 9 %

 

 

Sollicitatiegesprek

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

De kandidaat wordt gedurende het gesprek getoetst op de gevraagde kennis, ervaring en competenties zoals beschreven in de kandidaat- en/of opdrachtomschrijving. Tevens wordt er gekeken of er een klik is met de kandidaat.

Weging: 25 %