Startdatum 13-08-2018

Einddatum 31-12-2018

Optie tot verlenging Ja, maximaal 1 x 12 maanden of 2 x 6 maanden.

Uren per week 36

 

Doelstelling

Een effectieve en efficiënte ondersteuning van de programmadirecteur en het portefeuille-team.

 

Verantwoordelijkheden

Algemeen

De senior office manager is verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmadirecteur en het team. Daarnaast is deze verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de juiste (financiële) rapportages, het opstellen en bijhouden van resources. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet) en de archivering van de relevante documentatie. De senior office manager  is het eerste aanspreekpunt voor het team en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.

Netwerk

Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van secretariaat wordt verhoogd.

Informatieverstrekking

Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.

Agendabeheer

Het beheren van de agenda van de programmadirecteur - het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.

Advisering

Het overzicht houden over meerdere projecten en programmaonderdelen en daarbij de potentiële samenloop detecteren. Daarnaast bewaking van de voortgang en hierover adviseren aan de programmadirecteur.

 

Vergaderingen en bijeenkomsten

Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat hetgeen dat daar besproken is vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing. Daarnaast is termijnbewaking ten behoeve van de actiepunten een belangrijke taak. Het aanspreken van collega’s op hun verantwoordelijkheid t.a.v. onder meer uitvoering van actiepunten.