Beschrijving
Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie) voor een initiële periode van drie maanden met een mogelijke verlenging van drie maanden tot uiterlijk 1 januari 2019. De omvang is maximaal 36 uur per week. Dit betreft een nieuwe uitvraag.
Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden
- Beheren van een complexe agenda’s;
- Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van twee mailboxen;
- Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
- Organiseren en voorbereiden van presentaties van vergaderingen zodat de managers goed voorbereid zijn;
- Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
- Het regelen van reizen en accommodaties;
- Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
- Archiveren van (digitale) documenten;
- Regelen van vergaderruimtes;
- Ondersteunen van collega’s op het secretariaat;
- Aanmelden en ontvangen van bezoekers.
Kennis- en ervaringsvereisten
- MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
- Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
- Ruime ervaring met het beheer van de mailbox van managers;
- Ruime ervaring met complexe agendabeheer;
- Ruime aantoonbare kennis en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket.
|