Startdatum: 01-08-2018
Einddatum: 31-12-2018
Optie tot verlenging: onbekend
Uren per week: 24

Omschrijving opdracht

Een aanzienlijk deel van de inkomsten van de organisatie wordt gegenereerd door het uitvoeren van projecten.
Elk project wordt aan de klant aangeboden via een offerte en een project start pas na opdrachtverstrekking van de klant.
Momenteel lopen er binnen de organisatie ca. 400 verschillende projecten.
Voordat een offerte naar de klant verstuurd wordt, vindt er een intern proces van archivering en ondertekening plaats.
Voor de uitvoering van dit proces zoeken wij een administratieve kracht (m/v).
Doel is een snelle interne doorstroom van offertes, een ordentelijke versturing van de offertes en een accurate vastlegging van dit proces.

Overige:

Voor de snelle en contante doorstroom van het offerteproces is het belangrijk dat er bijna dagelijks aandacht geschonken wordt aan het proces.
Het is echter geen dagtaak. Vandaar dat we op zoek zijn naar iemand die minimaal 4 dagen per week beschikbaar is om ca. 24 uur per week te werken.
Wij verwachten een doorlooptijd van juli t/m december 2018.
De inhoud van de werkzaamheden kan verschuiven in de loop van de opdracht omdat wij bezig zijn het administratieve proces deels te digitaliseren.

Functieomschrijving

- Checken van opgestelde offertes op taalfouten en uniformiteit lay-out;
- Inschrijven offertes in correspondentielijst op o.a. volgnummer;
- Initiëren en monitoren GVB-interne routing van ondertekening offerte;
- Verzenden offerte naar klant, plus archivering van verzending;
- Betreft niet alleen offertes maar ook andere documenten die naar klant verstuurd worden zoals projectvoorstellen (M02), projectplannen (M04), projecteindrapportages (PER) en afwijkingsrapporten (AWR);
- Algemene secretariële werkzaamheden kunnen ook deel uit maken van de opdracht.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij iemand op MBO niveau 3 met minimaal 2 jaar ervaring met administratieve werkzaamheden.
Jij beschikt over een goede kennis in woord en geschrift van de Nederlandse taal en kan werken met Word, Excel en Outlook. Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

- Goede sociale vaardigheden;
- Proactief, enthousiast en oplossingsgericht;
- Nauwkeurig, precies en gestructureerd;
- Doorzettingsvermogen.