Startdatum: 3-9-2018
Einddatum: 1-3-2019
Optie tot verlenging: ja, max 2 x 6 maanden
Uren per week: 36 

Kritische Succesfactoren Programmasecretaris

Een proactieve houding van de programmasecretaris: de programmasecretaris is proactief, verbindend en probleemoplossend binnen en buiten het programmateam.
De programmasecretaris ondersteunt de programmadirecteur bij het vormgeven, inhoudelijk definiëren
en besturen van het programma (strategische, inhoudelijke, bestuurlijke, beleidsmatige en coördinerende werkzaamheden,
die zich ook ad hoc kunnen voordoen) en brede (ook inhoudelijke) ondersteuning aan het programma en onderliggende diverse uitwerkingslijnen.
Daartoe faciliteert de programmasecretaris de projectteamleden en schakelt intensief met hen maar ook met de partners van het programma. 
Het is van belang dat de programmasecretaris een creatieve, sterke persoonlijkheid is.
 
Middelen: voor het programma moeten voldoende middelen, waaronder geld, menselijke capaciteit en faciliteiten (o.a. kennis), beschikbaar zijn en zorgvuldig beheerd worden.
De programmasecretaris ondersteunt de programmadirecteur met wat er nodig is aan middelen, is in staat om de programmadirecteur tijdig en compleet te informeren
over de voortgang en inhoudelijke, financiële en andere beheeraspecten van het programma en de diverse uitwerkingslijnen ervan.
 
Combinatie van kennis en vaardigheden: voor de invulling van de taken en rollen van de programmasecretaris binnen dit programma zijn inhoudelijke kennis en praktische vaardigheden nodig:   

 

a) inhoudelijke kennis van energietransitie in de gebouwde omgeving
b) de vaardigheden om het programmasecretariaat pragmatisch in te richten en te organiseren

 

 

 

Opdrachtomschrijving

 

Taken/werkzaamheden

1. Secretarieel:

Inrichten en bemensen programmabureau
Inrichten programma administratie
Het opzetten en beheren communicatiemiddelen
Opzetten documentbeheer in document managementsysteem
Planning programmateam
Inventariseren mogelijkheden om gezamenlijk aan te besteden

2. Organisatorisch:

Voorbereiden agenda
Overleggen
Verslaglegging en bewaken acties van diverse overleggen (zoals het organiseren van bijeenkomsten van het expertteam, ontwikkelen van overlegstructuren)
Organiseren van evenementen (zoals het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten waarin renovatieplannen op gebouwniveau worden gedeeld,
zodat gebouweigenaren van elkaar kunnen leren en elkaars plannen kunnen ‘challengen’ op ambitie en haalbaarheid)
Informatie over voortgang van PT-leden inwinnen ten behoeve van rapportages
Bewaking voortgang en budgetten van het programma (mensen en middelen) op behalen van doelstellingen programma
Ontwikkelen van formats voor de transitieplannen per pand

3. Communicatief:

PT-leden informeren over genomen besluiten
Lopende acties en deze najagen
Tevens vraagbaak voor partners en door verwijzen van specifiek vragen naar de PT-leden
Opzetten en onderhouden van de kennisdeelbank/website

4. Inhoudelijk:

Challengen van de transitieplannen
Maken van overallanalyses van de individuele plannen
Het beheren en inzetten van middelen voor innovaties
Gebouwoverstijgend in staat zijn te overzien waar welke innovaties zinvol kunnen worden toegepast en hoe deze kunnen worden gebruikt ten goede van het programma in zijn geheel. 
In de uitvoering heeft het programmasecretariaat een sterke rol naar interne (gebouwbeheer) en externe innovatiedeskundigen. 
 

Competenties

Schriftelijke en mondelinge uitdrukkings- en adviesvaardigheden: ervaring met het samenstellen van (ook strategisch gerichte) managementinformatie,
adviezen en rapportages voor diverse organisaties (overheid en non-overheid)
 
Proactief: zelf initiatieven nemen om verbeteringen en vernieuwingen door te voeren.
 
Probleemoplossend vermogen: in staat om adequate oplossingen voor problemen te vinden.
 
Communicatief vaardig: door middel van allerlei vormen van communicatie in staat zijn contacten met relevante personen en partijen te leggen en te onderhouden.

Helicopterview: bij complexe materie in staat zijn overzicht te houden over het geheel en de details van een vraagstuk, gegevens of project.
 
Samenwerken/ teamplayer: succesvol omgaan met andere mensen, inzetten om samen met anderen doelen te bereiken, bijdragen aan het gezamenlijk resultaat.

Flexibel: in staat zijn eigen houding en opvattingen aan te passen aan veranderende omstandigheden.
 

Eisen

Je beschikt minimaal over een afgeronde universitaire opleiding op het gebied van duurzaamheid en/of energie.
Je beschikt minimaal over een vakinhoudelijke opleiding/ training op het gebied van programma- en/of projectsupport, bij voorkeur P3O Foundation, PRINCE2 Foundation en/of MSP Foundation. 
Je beschikt over minimaal 3 jaar ervaring met de technische, financiële en organisatorische uitdagingen en kansen van energietransities in de gebouwde omgeving.