Beschrijving
Startdatum: 1-1-2019
Einddatum: 31-12-2021
Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden
Uren per week: 26
Een Programmabureau zoekt momenteel naar een officemanager / programmasecretaris met ingang van 1 januari 2019 voor de periode 2019 t/m 2021 (150 dagen op jaarbasis).
Werkzaamheden:
De proces- officemanager bij het programmabureau werkt onder eindverantwoordelijkheid van de programmanager.
Hij/zij draagt in grote mate van zelfstandigheid, zorg voor de uitvoering van de volgende taken:
-bewaken en uitvoeren financieel en administratieve procedures;
-opstellen – concept – financieel jaarverslag;
-opstellen en bijhouden jaarplanning ambtelijke en bestuurlijk overleggen (regionaal en landelijk);
-advisering aan de programma manager/opdrachtgeversoverleg over de efficiente organisatie van werkprocessen;
-voorbereiden agenda’s voor diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen;
-verslaglegging van diverse - inhoudelijk complexe – ambtelijke en bestuurlijke overleggen;
-bewaken van de voortgang van afspraken;
-verzorgen van een goede communicatie tussen de verschillende partners;
-verrichten van administratieve werkzaamheden zoals;
-
verzorgen van correspondentie (e-mail en brieven)
-
plannen vergaderingen en organiseren van vergaderruimten, lunches etc;
-
organiseren events (symposia en bijeenkomsten);
-
vormgeven en redactioneel checken van diverse (opleg)notities;
-
opstellen en beheren van het projectarchief;
-
beheren van het virtuele kantoor (inhoud en deelnemers).
Kandidaatomschrijving
Wij zoeken een opdrachtnemer met de volgende competenties:
-
Zelfstandig en Pro-actief kunnen werken
-
Assertief en dienstverlenende werkhouding
-
Communicatief en Schrijfvaardig
-
Goede adviesvaardigheden
-
Flexibele inzetbaarheid
-
Bestuurlijk sensitiviteit
Daarnaast vragen we:
-
Minimaal een HBO achtergrond
-
Meerjarige ervaring als office-manager (directieniveau)
-
Meerjarige werkervaring in de publieke sector
-
Werkervaring in het beleidsveld water
-
Dienstverlenend ingestelde en zelfstandig werkende teamspeler
-
Sensitief voor belangen verschillende partijen en communicatief sterk
-
Praktische en resultaatgerichte instelling
-
Kennis van de inhoudelijke opgave van het programmabureau en inzicht/kennis in het bij die opgave betrokken netwerk.
|