LET OP: Als je een aanbieding wilt verrichten op deze opdracht moet je reeds gekwalificeerd zijn bij de betreffende opdrachtgever. Je kunt alleen aanbiedingen verrichten op opdrachten die zijn gepubliceerd na jouw registratie- en kwalificatiedatum.
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Tenderplace op telefoonnummer: 020-5216207

Profiel opdracht
Beschrijving probleemstelling
Vanwege capaciteitsproblemen is bij de gemeente de behoefte om het technisch applicatiebeheer van de SharePoint2010 omgeving uit te besteden/extern te beleggen. De SharePoint farm bestaat momenteel uit 2 servers, een web Frond End/applicatieserver en een SQL 2008 database server. De applicatieserver is sinds anderhalf jaar in productie. Deze constellatie is zowel in de test- als in de productieomgeving geïnstalleerd. Er zijn verschillende koppelingen en integraties gerealiseerd met o.a. een sjablonen generator (Xential), een app ter ondersteuning van het papierloos vergaderen (Point2Share), integratie/koppeling met een webpart van een procesbeschrijvings applicatie (MAVIM). Er werken nu ongeveer 150 medewerkers op. In het komende jaar wordt dit uitgebreid tot maximaal 600. Ook zal het gebruik per deelnemer dan geïntensiveerd worden, gezien het feit dat SharePoint het rechtstreeks opslaan van documenten op de netwerkschijven gaat vervangen. Voor het technisch onderhoud en beheer van de SharePoint omgeving is expertise op gebied van technisch applicatiebeheer SharePoint nodig. De offerte aanvraag gaat alleen om het technisch applicatiebeheer van SharePoint, niet het functioneel beheer of het systeembeheer.


Beschrijving behoefte
Capaciteit beschikbaar stellen voor technisch applicatiebeheer en onderhoud van de SharePoint 2010 omgeving met alle koppelingen en integraties. Beheertaken SharePoint De werkzaamheden bevinden zich met name binnen de 2e en 3e lijns  ondersteuning, zie ter verduidelijking de bijlage. De taken van technisch applicatiebeheer, die onder de 3e lijn zijn geplaatst (zie bijlage) zijn taken die een technische component hebben, vaak is dan configuratie in Central Admin nodig. Zo is bij de vormgeving van SharePoint van de gemeente een feature gemaakt die de juiste masterpage toevoegt aan elke site die met een template gemaakt wordt. Dit is overigens meteen het enige stukje maatwerk in de SharePoint farm.

De beheertaken omvatten:
Regulier beheer:
• Zorgen dat vormgeving blijf afgestemd op huisstijl gemeente (onder andere master page, overerving van de huisstijl).
• Inrichting metadata en zoekmachine optimalisatie
• Beheer en onderhoud standaard inrichting SharePoint (sites, doc lib etc.)
• Bewaken beschikbaarheid functionele inrichting.
• Bewaken beschikbaarheid functionaliteit (kunnen stoppen en starten services voor indexering etc.)
• Analyse van performance issues.
• Oplossen van incidenten en problemen die technische aspecten hebben

Proactief beheer:
• Beheer patches en updates, installaties en testen.
• Sizen, schalen van servers en server componenten in de SharePoint farm.
• Taken met IIS en/of database componenten zoals: site collecties maken, document sets maken of wijzigen of algemene farm brede web settings als 'upload limiet' instellen.
• Attenderen en adviseren van de gemeente over nieuwe updates en patches.
• Adviseren van de gemeente Technisch Beheer over optimale configuratie SQL Server databases onder SharePoint.

Wijzigingsbeheer:
• Bij wijzigingen technisch deel van het wijzigingsformulier invullen over voorgenomen actie, roll-back, impact en risico's.
• Uitvoering van wijzigingen onder begeleiding van de gemeente Technisch Beheer. Eerst in de testomgeving gedurende de werkdag. Na goedkeuring uitvoeren in de productieomgeving binnen de onderhoudswindow van de gemeente.
• Opleveren van documentatie over uitgevoerde wijzigingen. Met daarbij een specifieke beschrijving wat op welke server van de gemeente is uitgevoerd, op welke manier en waarom. *In bijgevoegde bijlage 'Beheertaken SharePoint de gemeente zijn de werkzaamheden onderverdeeld in 1e lijn, 2e lijn en 3e lijn werkzaamheden. De bijlage is te vinden in de map met documenten. De werkzaamheden voor technisch applicatiebeheer zijn geel gemarkeerd en bevinden zich vooral binnen de 2e en 3e lijns
ondersteuning. In de bijlage staan ook de taken van de andere teams in de gemeente. De taken die met 2e én 3e lijn zijn aangemerkt, zijn het domein van het externe beheerteam technisch applicatiebeheer SharePoint. Eisen inhoud vragen 5 te beantwoorden.

De uitvoerder heeft minimaal 5 jaar ervaring in het verzorgen van proactief technisch applicatiebeheer voor een SharePoint 2010 omgeving in orde van grootte van de gemeente (dit is een maximum van 600 SharePoint gebruikers).  Knock out

De uitvoerder heeft ervaring met SharePoint omgevingen waarbij verschillende koppelingen zijn gerealiseerd met andere applicaties, zoals: een sjablonengenerator (bij voorkeur Xential), integratie met de app Point2Share ten behoeve van papierloos vergaderen en integratie met MAVIM webpart ten behoeve van procesbeschrijvingen. Knock out 

De uitvoerder verricht de beheertaken deels op afstand (eigen locatie) en één dag per week op locatie van het gemeentehuis. De uitvoerder gaat hiermee akkoord en beschikt over de hiervoor benodigde mogelijkheden.  Knock out

De CV's van de personen die het beheer op zich gaan nemen, zijn toegevoegd in de map achter deze vraag of in de map 'mijn documenten'. Wanneer het een “beheer-team” betreft, dan hoeven niet alle CV's ontvangen te worden, maar om het niveau van  beheer aan te geven wel één of twee CV’s. Knock out

De uitvoerder gaat met het aannemen van de opdracht ermee akkoord dat:
• De beschikbaarheid is afgestemd op de servicetijden aan onze medewerkers, namelijk tussen 08:00u en 17:30u.
• Responsetijden afhankelijk van de prioriteit zo laag mogelijk zijn.
• Gedegen kennis van de techniek (de SharePoint omgeving maar ook kennis van de “neven” applicaties Xential, Point2Share en Mavim.  Knock out


Wensen
Er kan een korte beschrijving gegeven worden van de beheerorganisatie van de uitvoerder. Indien de uitvoerder aan deze wens kan voldoen, wordt deze beschrijving toegevoegd in de map achter deze vraag. Maximaal 1/2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 9.
Weging 30%.

Uitvoerder kan aangeven hoe hij het technisch applicatiebeheer SharePoint bij de gemeente wil aanpakken of organiseren. Maximaal 1 A4, lettertype Arial, lettergrootte 9. Deze uiteenzetting wordt toegevoegd in de map achter deze vraag.
Hierin komen in ieder geval de volgende aspecten naar voren:
• Hoe het beheer ingeregeld gaat worden, op afstand? Of on site? Indien on site hoeveel uur per week/maand e.d.?
• Aantonen hoe zij proactief beheer willen inrichten en wat onder “proactief” verstaan wordt?
• Welke servicetijden ze hanteren?
• Welke reactietijden, doorlooptijden, prioriteiten, escalaties?
• Kosten?
Weging 30%.


Eisen procedure
De uitvoerder gaat de beheertaken verrichten in de periode van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2014. Er bestaat geen optie tot verlenging.  Knock out

U gaat akkoord met de concept overeenkomst tot opdracht en de Eigen Verklaring en voegt de Eigen Verklaring, geheel ingevuld en ondertekend, toe aan de map achter deze vraag. Let op: per offerte aanvraag dient de Eigen Verklaring voor deze offerte
aanvraag toegevoegd te worden. De concept overeenkomst tot opdracht hoeft bij de offerte aanbieding nog niet te worden ondertekend. Knock out

U gaat ermee akkoord, dat indien de gegunde uitvoerder om welke reden dan ook uitvalt, althans niet beschikbaar is, de Gemeente zich het recht voorbehoudt alsnog over te gaan op de opvolgend gekwalificeerde uitvoerder en om met deze uitvoerder een overeenkomst voor het overgebleven deel van de opdracht aan te gaan. Knock out

Met de geselecteerde partij zal een nadere SLA geformuleerd worden aan de hand van de beheertaken, beschikbaarheid en overige verplichtingen. Deze SLA zal na het indienen van de offerte aanvraag nader bepaald worden met de geselecteerde uitvoerder. U heeft dit gelezen, begrepen en gaat hiermee akkoord. Knock out