Het programma Besluiten 2.0 is onderdeel van het provinciale doel om een Topbedrijf te worden. Het programma heeft de uitdaging om het bestuurlijke besluitvormingsproces te digitaliseren. Het beoogde effect is het papierarm werken door Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie, het digitaal ontsluiten van informatie over (openbare) GS-besluiten voor pers en belanghebbenden, het digitaal ontsluiten van voortgangsindicatoren in dit kritische werkproces en efficiency-verbetering. Het resultaat van het programma dient opgelegde taakstellingen mogelijk te maken.

De doelen van het programma zijn:
- de informatie rond besluiten is zo snel mogelijk beschikbaar voor derden in digitale vorm;
- significant verminderen van benodigde menskracht op de productie en verwerking van besluiten (en aanpalende correspondentie (zowel de GS als mandaatbesluitvormingsprocessen);
- alle relevante werkprocessen (zowel de GS als mandaatbesluitvormingsprocessen) worden ondersteund door digitaal documentverkeer en digitale besluitvorming (brievenboek, mandaatregister, digitaal tekenen);
- alle relevante werkprocessen worden efficiënt (lean) uitgevoerd;
- goede digitale ondersteuning voor de besturing van het GS besluitvormingsproces (monitoring, planning);
- toegankelijke informatiehuishouding van GS besluiten voor GS en derden;
- goede infrastructuur, beveiliging en inbedding van de vertrouwelijke GS- agenda, GS- besluiten en daarbij horende documenten.

De programmamanager wordt in principe belast met de realisatie van al deze doelen (aansturing op de inhoudelijke doelen). Tijdens de initiatie fase zullen de doelen concreter worden vastgelegd in een contract tussen opdrachtgever en programmamanager.

De opdracht aan de programmamanager Besluiten 2.0 is:
• het realiseren van de doelen van het programma, namelijk:
1. verbeteren van de relevante werkprocessen en informatievoorziening rond besluitvorming, waardoor de inzet van menskracht significant verminderd en besluiten sneller beschikbaar zijn voor derden.
2. Het introduceren van papierarm werken binnen de keten van het besluitvormingsproces;
3. Het in onderlinge samenhang (door-)ontwikkelen van resultaten uit gerelateerde projecten als:
? Het realiseren van een digitaal toegankelijk mandaatregister;
? Het implementeren /faciliteren van digitaal tekenen van alle besluiten van de provincie;
? Het implementeren van een digitaal beschikbare sjablonenlijst in de besluitvormingsketen;
? Het koppelen met het deels geïmplementeerde CRM-systeem;
? Het herinrichten van een digitale agenda- en besluitenlijst en het leggen van een koppeling naar het Stateninformatiesysteem;
? Het stroomlijnen en digitaliseren van de distributie, publicatie en verzending van documenten;
? Het stroomlijnen en digitaliseren van de totstandkoming van besluiten;
? Het rationaliseren van het bewakings- en monitoringsproces t.a.v. de besluitvorming
• het inrichten (structuur en bezetting) van de programma organisatie;
• leiding geven aan de programmaorganisatie (inhoudelijke aansturing);
• het opstellen van een plan van aanpak;
• het afstemmen met lopende verandertrajecten / programma’s (bijvoorbeeld Zaakgericht Werken, E-Service en Papier Hier);
• managen van het krachtenveld rond het programma;
• het opstellen van voortgangsrapportages;
• het bewaken van het projectbudget.

De programmamanager leidt het programma Besluiten 2.0 en rapporteert rechtstreeks aan de opdrachtgever.
De inzet bedraagt gemiddeld 32 uur per week, 8 uur per dag. Deze offerteaanvraag betreft de inzet van de programmaleider Besluiten 2.0 voor de in deze aanvraag beschreven activiteiten vanaf 21 januari 2012 tot en met 31 augustus 2013, voor gemiddeld 32 uur per week, 8 uur per dag, met de mogelijkheid van verlenging van de termijn voor de duur van maximaal driemaal zeven (7) maanden. Voor de verlengingsperiode bestaat de mogelijkheid dat de opdrachtgever afhankelijk van de benodigde inzet maandelijks het aantal uren per week bijstelt. Voor de gehele periode van inhuur bestaat er een wederzijdse mogelijkheid tot het maandelijkse opzeggen. De werkdagen worden in overleg vastgesteld en zijn bij voorkeur dinsdag t/m vrijdag.

Gesprekken
De gesprekken met de hiervoor geselecteerde kandidaten zijn voorlopig gepland in week 2, donderdag 10 januari 2013.

De provincie zoekt een ervaren, doortastende programmamanager. Een verbindende persoonlijkheid die doortastend en overtuigend kan optreden en vanuit een integraal perspectief oplossingen aandraagt en invult. Kandidaat heeft gevoel voor verschillende belangen binnen de organisatie, kan goed luisteren en deelbelangen integreren in het groter geheel, zonder daarbij de koers op het eindresultaat uit het oog te verliezen. Hij/zij is pragmatisch van instelling en is in staat problemen of knelpunten creatief en constructief op te lossen. De kandidaat is communicatief vaardig zodat het voor de belanghebbenden en opdrachtgever helder is wat de impact van besluiten is.
Kandidaat moet aantoonbaar de afgelopen 5 jaar (periode 2007 – 2012) ervaring hebben met IT project-/programmamanagement van grote programma’s bij de overheid of daarmee vergelijkbare organisaties. Kandidaat moet aantoonbare ervaring hebben in het managen van complexe veranderprogramma's met een aanzienlijke IT-component binnen een overheid of daarmee vergelijkbare organisatie.

Het CV dient in een aparte bijlage (maximaal 5 pagina’s A4) te worden opgenomen. Het CV dient volledig in het Nederlands te zijn. Daarnaast dient u de toelichtingen van de gevraagde wensen en eisen in te vullen. Het CV dient louter ter verificatie van de gegeven antwoorden. VERWIJZINGEN NAAR ALLEEN HET CV BIJ DE BEANTWOORDING/TOELICHTINGEN OP DE EISEN EN WENSEN KUNNEN LEIDEN TOT UITSLUITING.

Inhoudelijke vragen over deze offerteaanvraag kunnen UITSLUITEND via het systeem worden gesteld. De antwoorden op deze vragen zullen middels een nota van inlichtingen aan alle partijen in de marktplaats worden toegezonden. Deze nota van inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van deze offerteaanvraag. Telefonische vragen zullen NIET worden beantwoord. Technische vragen met betrekking tot het gebruik van de applicatie kunt u stellen via de 'Helpfunctie' rechtsboven in het menu.