Binnen de afdeling Bedrijfsvoering opereert het team Facilitaire Dienstverlening (FD). Dit team ondersteunt/ faciliteert de organisatie bij het uitvoeren van haar werkzaamheden. Het team levert service en diensten gericht op:
-Facilitair beheer (onderhoud, energiebeheer en BHV)
-Servicedesk (o.a. schoonmaak, catering, afvalbeheer, repro, bestuursondersteuning, servicedesk, arbo)
-Documentaire informatievoorziening (oa. Postverwerking en registratie, documentbeheer)
-Beleidsontwikkeling op het gebied van facilitaire dienstverlening
In verband met een sabbatical van de huidige teammanager zijn wij, voor de periode van 3 tot 6 maanden op zoek naar een daadkrachtige, coachende leidinggevende. Van de kandidaat wordt verwacht dat hij op de ingeslagen weg het team mee neemt in haar ontwikkeling.
Er zijn drie pijlers die in dit half jaar een belangrijke rol spelen in de doorontwikkeling van het team. Deze pijlers zijn:
1.De implementatie van het zaaksysteem Triple C en de uitfasering van het postregistratiesysteem Corsa.
Sinds 2012 werkt de gemeente Rheden aan het invoeren van het zaaksysteem Triple C. Dit zaaksysteem gaat het postregistratiesysteem Corsa vervangen. Deels wordt de invoering van het zaaksysteem ingevoerd middels het herontwerp van processen bij de vakafdelingen. Anderzijds wordt het geimplementeerd middels de vervanging van het postregistratiesysteem. Daarnaast wordt het zaaksysteem ingericht en voorbereid op de ontwikkelingen in het Sociale domein, middels het digitaliseren van de clienten- en WMO-dossiers. Deze ontwikkelingen worden geïnitieerd door het programma Klant in Beeld en raken de gehele organisatie. De positie van DIV verandert door deze ontwikkelingen. Van de kandidaat verwachten we dat deze een nauwe afstemming heeft met de teammanagers van de vakafdeling om deze vernaderende positie van DIV in te bedden.
De komende periode vindt de conversie plaats vanuit Corsa naar Triple C. Het streven is om per 1 juni Corsa volledig uitgefaseerd te hebben.
Van de kandidaat verwachten we dat deze het concept van zaakgericht werken verder vormgeeft en uitdraagt. Hiervoor verwachten we van de kandidaat affiniteit met bedrijfsprocessen in relatie tot de vakgroep Documentaire Informatievoorziening.
2.De servicedesk voorbereiden op het vertrek van de ICT-werkzaamheden in verband met de regionale samenwerking per 1-1-15.
Binnen het team is een facilitaire servicedesk werkzaam. Deze servicedesk handelt alle facilitaire en ICT-meldingen af. De gemeente Rheden gaat in een samenwerkingsverband haar ICT-werkzaamheden per 1-1-15 onderbrengen. Hieronder vallen ook de ICT meldingen. Door het verdwijnen van deze werkzaamheden (en daarmee ook een deel van de formatie), zal er een herinrichting van de servicedesk plaatsvinden.
Van de kandidaat verwachten wij dat deze ervaring heeft met de (her-)inrichting van een facilitaire servicedesk.
3.Het meenemen van het team in een veranderende omgeving
Zoals elke organisatie, is ook de gemeente Rheden volop in beweging en ontwikkeling. Niets blijft zoals het was. Alles verandert en ook het team FD gaat mee in deze veranderingen. Medewerkers meenemen/ coachen op deze veranderingen is één van de drie pijlers om de doorontwikkeling van het team verder gestalte te geven.
Van de kandidaat verwachten wij dat hij een coachende stijl van leidinggeven heeft en ervaring heeft met veranderingstrajecten.
Taken van de teammanager
-Zorgt voor effectieve, efficiënte en rechtmatige bedrijfsvoering/ werkprocessen
-Houdt toezicht en bewaakt de voortgang, budgetten, resultaten en kwaliteit van het werk
-Sturing en monitoring op operationeel en incidenteel beleidsmatige resultaten
-Levert tijdig de benodigde (kwantitatieve en incidenteel beleidsmatige) informatie voor de P&C-cyclus
-Voert werkoverleg en draagt actief bij aan de ontwikkeling van de medewerkers
Stimuleert, coacht en faciliteert medewerkers in het behalen van resultaten/ uitvoering van werkzaamheden en hun ontwikkeling en (blijvende) inzetbaarheid.
-Signaleert ontwikkelingen op het werkterrein van het team en vertaalt dit naar (beleids)initiatieven of uitvoeringskaders.
-Voert incidenteel overleg met/ geeft incidenteel advies aan portefeuillehouders op operationele vakinhoudelijke zaken met een laag politiek afbreukrisico.
-Voert overleg met programmamangement Klant in Beeld
-Neemt deel aan de stuurgroep herontwerp Postintake
-maakt onderdeel uit van het MT van de afdeling bedrijfsvoering
De gemeente is op dit moment bezig met een organisatie ontwikkeling waarbij de structuur wordt herzien.