Beschrijving
Opdracht informatie
|
Startdatum |
11-2-2013 |
|
Einddatum |
1-7-2013 |
Optie tot verlenging |
Ja |
|
Aantal posities |
1 |
|
Aanbiedingen totaal |
1 |
|
Aanvraag reden |
Anders |
|
Functieprofiel |
|
|
|
Context
In het kader van de herindeling van 3 gemeenten is ook een project opgestart t.b.v. de integratie van de ICT-systemen. Dit project bestaat uit een achttal deelprojecten.
De projectsecretaris resulteert direct onder de deelprojectleider van het deelproject "Ondersteuning & Advies”. Vanuit dit deelproject wordt voorzien in de ondersteuning van het project "Integratie I&A" en de deelprojecten "Infrastructuur", "Telefonie", "Kernapplicaties", "Geo/Stadsbeheer", "Midoffice/DMS", "Intranet/ Website", "Overige Applicaties" en "Ondersteuning & Advies" op de terreinen van Administratie, Inkoop, Financiën en Communicatie.
Voor het terrein Administratie wordt een projectsecretaris (m/v) gezocht die dit gehele terrein afdekt.
Verwachtingen ten aanzien van de projectsecretaris
De taak draagt bij aan de procedures voor de vorming van een voor de deelprojectleiders toegankelijke projectadministratie en de ondersteuning van de (deel)projectleider(s) in de facilitaire zaken. De projectsecretaris levert benodigde documenten voor de projectvergaderingen tijdig aan en organiseert ruimtes, toegang, catering etc. Daarnaast controleert de projectsecretaris de beschikbaarheid van genodigden voor de project- en stuurgroepvergaderingen en stemt daar waar nodig dit af. De projectsecretaris beheert het centraal projectdocumentatiesysteem (PrincipalToolbox) en beheert daarin het projectdossier door het inrichten, verzamelen en het centraal publiceren van de voor het project belangrijke documenten. De projectsecretaris notuleert de (project)vergaderingen en houdt de actie- en issuelijst van het project bij. De projectsecretaris archiveert de binnen de deelprojecten ontvangen offertes, opdrachtverstrekkingen en contracten. De projectsecretaris houdt een contactpersonen administratie bij van de interne en externe bij het project betrokken medewerkers en leveranciers. De projectsecretaris ondersteunt de communicatie vanuit het project naar de staande organisatie. Daar dit een project betreft wordt een hoge mate van flexibiliteit van de projectsecretaris verwacht in het opnemen van taken en activiteiten in het in de werkzaamheden, te denken valt bijvoorbeeld aan de assistentie bij het gereed maken van aanbestedingen, opleidingen het maken van instructies etc. De inzet van de projectsecretaris zal gemiddeld 3 a 4 dagen per week zijn, per direct voor een periode van ca 1 jaar. In verband met de drukte op het project zal een vakantiestop gelden op het project in de periode van medio november 2013 tot de eerste twee weken van januari 2014 waarin ook de projectsecretaris beschikbaar moet zijn.
Taken van de projectsecretaris;
- Het coördineren en bewaken van de volledigheid van de aan het programma I&A gerelateerde documenten (het projectdossier).
- Het administreren van de offertes, contracten en opdrachtverstrekkingen.
- Het bijdragen aan de communicatie vanuit het project naar de organisatie.
- Het analyseren van gegevens en overzichten (bijv. ten behoeve van Autorisaties en toekenning van applicaties).
- Het plannen organiseren en faciliteren van de verschillende projectvergaderingen en (deelproject)overleggen met de subwerkgroepen, leveranciers applicatiebeheerders en andere betrokkenen.
- Daar dit een projectfunctie betreft behoort bereidheid tot uitbreiding van het taken pakket gedurende het project tot de mogelijkheden.
Profiel van de Projectsecretaris:
- U hebt een minimaal afgeronde HBO opleiding, kennis van de gemeentelijke ICT en informatiekundige ontwikkelingen is een pre;
- U bent bekend met het uitvoeren van projectgerelateerde administraties;
- U hebt een goede beheersing van de Office pakketten zoals Word, Excel en PowerPoint;
- U hebt uitstekende communicatieve eigenschappen;
- U hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- U bent flexibel en kunt goed omgaan met ad hoc werkzaamheden;
- U bent een goede organisator, die goed kan structureren en onder druk kunt werken in wisselende samenstellingen;
- U bent doortastend en weet verschillende belangen te verenigen en met de mensen samen tot resultaten te komen.
- U hebt een klantgerichte en een proactieve instelling (naar o.a. ook ander werkgroepen en de organisatie als geheel);
- U bent vasthoudend, richtinggevend en resultaatgericht;
- U hebt kennis van projectmanagementmethode;
- U bent op korte termijn (bij voorkeur per direct) beschikbaar. |
Aanvraag gunningscriteria
|
|
|
Minimaal afgeronde HBO opleiding, kennis van de gemeentelijke ICT en informatiekundige ontwikkelingen is een pre. |
 |
6 |
|
Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van projectgerelateerde administraties. |
|
8 |
|
Aantoonbare werkervaring van de Office pakketten zoals Word, Excel en PowerPoint. |
|
8 |
|
Aantoonbare kennis van projectmanagementmethode |
|
6 |
|
Kandidaat is op korte termijn (bij voorkeur per direct) beschikbaar |
|
4 |
|
|
|
|
Uren en werkdagen
|
|
24 |
|
Werkdagen |
Maandag; Dinsdag; Woensdag; Donderdag; Vrijdag |
|