De opgave
De Gemeente heeft in de komende jaren een stevige ambitie op het gebied van digitaliseren. De lange termijndoelstelling is dat burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties digitaal zaken kunnen doen met de Gemeente. Om deze lange termijn doelstelling te realiseren zijn er meerdere digitaliserings- en veranderprojecten nodig. Om deze op een juiste wijze te kunnen uitvoeren, is het Masterplan Digitaliseren opgesteld. Binnen dit Masterplan is de huidige focus gelegd op projecten die een bijdrage leveren aan de digitalisering van producten en diensten in het Sociale Domein.                             

De uitdaging wordt om burgers te verleiden ons digitale aanbod van producten en diensten te gaan gebruiken. De inrichting moet daarom optimaal aansluiten bij de wensen en behoefte van onze burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties en de toegang tot onze digitale producten en diensten moet zo laagdrempelig mogelijk zijn. Digitaliseren voor de korte termijn betekent het optimaal benutten van onze bestaande ICT middelen en ICT-architectuur.

Uw vertrekpunt
Een team van de afdeling BAS bestaande uit Informatieadviseurs, documentaire informatievoorziening en processpecialisten hebben samen met de vakafdeling de doelstellingen en resultaten van het project in kaart gebracht. Op basis van een haalbaarheidsonderzoek is een advies opgesteld. Dit advies is verwerkt in de projectopdracht. De Gemeente bouwt aan een modelaanpak digitaliseren. Wij verwachten van u dat u de modelaanpak digitaliseren verder helpt ontwikkelen. U doet dit door uw kennis en expertise in te brengen en de geleerde lessen van uw project over te dragen aan de organisatie.

De Gemeente  werkt met projectcontrol. Dit betekent dat u formats, projectondersteuning en middelen ontvangt en dat de rollen en taken zijn belegd en vier projectfasen worden doorlopen:

startfase, planningsfase, uitvoeringsfase, afsluitingsfase.

U werkt binnen de afdeling BAS/team DIA samen met de strategisch I-adviseur, de projectportfoliomanager en een team van vakspecialisten.

Uw uitdagingen
De afgeronde transitie van de 3D’s vraagt binnen het Sociale domein nog veel inzet van onze medewerkers. Voor uw project zijn de resources beperkt beschikbaar. Er wordt een groot beroep gedaan op onze applicatiebeheerders, in het bijzonder op de applicatiebeheerders van GWS4all. Wij vragen u creatief te zijn en uw projectresultaten te halen met een minimale resourcebelasting en een maximale kennisoverdracht in de lijn. Leveranciers zoals Centric plannen hun consultants en specialisten op dit moment minimaal één maand vooruit. Wij verwachten van u dat u deze bottlenecks weet te omzeilen en de resultaten volgens planning haalt.

U werkt in een omgeving waar meerdere projecten in uitvoering zijn. Dit betekent in ieder geval dat u een goede resourceplanning maakt en bij uw resourceaanvragen nauw samenwerkt met onze projectportfoliomanager.

Uw opdrachtgever
U bent werkzaam voor de afdeling BAS. Vanuit de afdeling BAS voert u projectmatige activiteiten uit waarvoor u verantwoording aflegt aan het Kernteam (stuurgroep) Masterplan Digitaliseren en rapporteert over de voortgang van uw project aan de project portfolio manager. Het Kernteam bestaat uit afdelingshoofd Dienstverlening (DV), afdelingshoofd Samenleving (SAM) en afdelingshoofd Bedrijfsvoering, Advies en Services (BAS).

Uw projectopdracht
Wij vragen u twee onderzoeks-adviesrapporten op te stellen waar in ieder geval een projectplan voor het vervolg en een kosten-batenanalyse is opgenomen.

De doelstelling voor het eerste project is te komen tot een advies en een oplossingsrichting om de afgesproken servicenomen voor e-mail, telefonie en post vanuit het KCC te kunnen bewaken en te komen een advies en een oplossingsrichting om de nog af te spreken servicenormen binnen de afdeling Samenleving te kunnen bewaken. Het gaat specifiek om service normen voor WMO-aanvragen: Langdurigheidstoeslag (eenvoudige) Hulp bij het Huishouden; Bijzondere bijstand / Minimaregeling; gehandicaptenparkeerkaart; vervoersvoorziening (Regiotaxi); de processen van het Werkplein en zorg. De afdeling Dienstverlening (DV) wil op termijn alle processen waar servicenormen richting burgers zijn afgesproken kunnen bewaken. U geeft een algemeen advies over de reikwijdte en resultaten van Servicenormen en stelt een integraal beeld op van de afgesproken servicenormen binnen de organisatie. U onderzoekt specifiek of de huidige servicenormen voor e-mail, telefonie en post nog actueel zijn. Zo nodig werkt u samen met de afdeling Dienstverlening een beslisnotitie uit voor ons managementteam om de servicenomen te laten vaststellen. U adviseert over de haalbaarheid van het bewaken van de servicenormen voor e-mail, telefonie en post. U draagt een oplossingsrichting aan voor wat we in staan zijn te kunnen meten. U plaatst de oplossingsrichting in een breder perspectief waarbij het einddoel is om via een geïntegreerde management cockpit alle servicenomen te bewaken. Aan de hand van een impactanalyse brengt u in kaart wat de consequenties zijn van de invoering van de onderzochte oplossingen voor de gemeentelijke organisatie. U geeft aan onder welke voorwaarden een succesvolle invoering mogelijk is. U werkt een oplossing uit en stelt een projectplan en een kosten baten analyse op basis waarvan de voorgestelde oplossing ingevoerd kan worden. Voor wat betreft de genoemde processen van de afdeling Samenleving toetst u of er voldoende draagvlak is voor het vaststellen van service normen. Zo ja, dan adviseert u over de haalbaarheid van het gebruik van servicenormen binnen genoemde processen. U draagt een oplossingsrichting aan voor wat wij willen meten. Aan de hand van een impactanalyse brengt u in kaart wat de consequenties zijn van de invoering van de onderzochte oplossingen binnen genoemde processen. U geeft aan onder welke voorwaarden een succesvolle invoering mogelijk is. U werkt een oplossing uit en stelt een projectplan en een kosten baten analyse op basis waarvan de voorgestelde oplossing ingevoerd kan worden.

De doelstelling voor het tweede project is het meest geschikte scenario te vinden voor de realisatie van een volledig digitale postkamer.  Wij digitaliseren een groot deel van onze fysieke post, maar willen dit verhogen tot 100%. U onderzoekt op welke wijze wij onze doelstellingen van de digitale postkamer kunnen bereiken. Op basis van dit onderzoek stelt u een management

adviesrapport op waarin u aan de hand van een aantal scenario’s uiteen zet op welke wijze onze doelstellingen het meest efficiënt zijn te realiseren.

Vereisten / knock-outcriteria
-Uurtarief maximaal € 89,44  (schaal 11a)

Gunningscriteria (weging)

-Minimaal 7 jaar relevante ervaring in vergelijkbare organisaties. (80%)

-Binnen de context van de projectopdracht kennis van de processen en gebruikte systemen. (20%).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

-Overtuigingskracht

-Organisatiebewustzijn

-Verantwoordelijkheid

-Onderhandelen

-Resultaatgerichtheid

-Visie uitdragen

-Visie ontwikkelen