Opdracht
Digitaliseringsambitie gemeente: de Gemeente heeft in lijn  met haar digitaliseringsambitie het masterplan digitaliseren opgesteld. De lange termijndoelstelling is dat burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties digitaal zaken kunnen doen met de Gemeente. Om deze lange termijn doelstelling te realiseren zijn er meerdere digitaliserings- en veranderprojecten nodig. Het College van Burgemeesters en Wethouders heeft op basis van de huidige  strategische afweging projecten geselecteerd die zich richten op het sociale- en dienstverleningsdomein.

De aanpak en de resultaten
Wij breiden ons digitale aanbod van producten uit in combinatie met het digitaliseren van de processen van onze front- en backoffice. De inrichting moet optimaal aansluiten bij de wensen en behoefte van onze burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties en de toegang tot onze digitale producten en diensten moet zo laagdrempelig mogelijk zijn. Digitaliseren voor de korte termijn betekent het optimaal benutten van onze bestaande ICT middelen en ICT-architectuur.

Uw vertrekpunt
U rond een aantal lopende projecten af. De projectdoelen en –resultaten staan vast en de behaalde tussenresultaten zijn goed gedocumenteerd. Uw uitdaging is het oplossen van gesignaleerde issues en het organisatorisch inbedden van het eindresultaat.

De Gemeente werkt met projectcontrol. Dit betekent dat u gebruik gaat maken van de standaard formats, projectondersteuning en middelen  en dat de rollen en taken zijn belegd en vier projectfasen worden doorlopen: startfase, planningsfase, uitvoeringsfase, afsluitingsfase. U werkt binnen de afdeling BAS/team DIA samen met de I-adviseur, de projectportfoliomanager en een team van vakspecialisten.

Uw uitdagingen
Voor uw combinatie aan projecten zijn de resources beperkt beschikbaar. Er wordt daarom een groot beroep gedaan op onze applicatiebeheerders. Wij vragen u creatief te zijn en uw projectresultaten te halen met een minimale resourcebelasting en een maximale kennisoverdracht in de lijn. U werkt in een omgeving waar meerdere projecten in uitvoering zijn, hierbij is het noodzakelijk dat onze standaard dienstverlening niet wordt verstoord door de projectwerkzaamheden  Dit betekent in ieder geval dat u uw projectplan daarop afstemt en een goede resourceplanning maakt. Bij uw resourceaanvragen werkt u nauw samen met onze projectportfoliomanager.

Uw opdrachtgever
U legt verantwoording voor uw project af aan het Kernteam (stuurgroep) en rapporteert over de voortgang van uw project aan de project portfolio manager. Het Kernteam bestaat uit afdelingshoofd Dienstverlening (DV), afdelingshoofd Samenleving (SAM) en afdelingshoofd Bedrijfsvoering, Advies en Services (BAS).

De afdeling
De afdeling Dienstverlening bestaat uit  5 teams; KCC (20 medewerkers), Frontoffice Burgerzaken, Historisch archief en Belastingen en het Ondernemers KCC.  Het team is gevestigd in Naaldwijk en volop in ontwikkeling. Hier gaat het met name om het naar voren halen van werkzaamheden van de back offices om zodoende burgers in één keer goed antwoord te geven op hun vragen en antwoorden. Inmiddels heeft het KCC stappen gemaakt in die richting op het sociale domein en op het gebied van de buitenruimte.

Achtergrond
Eind 2015 is vastgesteld dat de procesapplicatie Key2KCC 3.x  voldoende geschikt is om de wensen en eisen van het KCC in te vullen. Na interne afstemming met de klantorganisatie  is een intern advies opgesteld dat heeft geleid tot deze projectopdracht.

Projectdoelstellingen

-Het klantvraagregistratieproces functioneert voor de KCC medewerker als één systeem.

-Het opzoeken van informatie bij klantvragen functioneert voor de KCC medewerker als één systeem en kennisbank.

-Het afhandelen de voortgangsbewaking van klantvraagafhandeling functioneert voor de KCC medewerkers als één systeem.

Uw projectopdracht

KCC

-In de gereedstaande testomgeving bepaalt u op basis van de doelstellingen, wensen en eisen en het interne advies hoe key2KCC 3.x kan worden ingezet. U doet een informatieanalyse en stelt op basis hiervan een functioneel ontwerp op.

-Op basis van prioriteit en haalbaarheid, bepaalt u met het KCC en de opdrachtgever wat van het functioneel ontwerp gerealiseerd moet worden. Dit vertaalt u in een projectplan.    

-Op basis van het vastgestelde projectplan voert u de implementatie uit binnen het KCC. Training en opleiding plus nazorg behoren tot de projectscope.

Kennisbank

-Aan de hand van de doelstellingen, het interne advies en de door het KCC opgestelde wensen en eisen  bepaalt u op welke wijze de kennisbankfunctie kan worden vormgeven. Het onderzoek, ontwerp en indien nodig het aankopen plus de implementatie van een kennisbank systeem behoren tot de projectscope.

-Op basis van functionaliteiten,  haalbaarheid en een kosten baten analyse, bepaalt u met het KCC en de opdrachtgever hoe de kennisbank gerealiseerd wordt. Dit vertaald u in een projectplan.

-Op basis van het vastgestelde projectplan voert u de implementatie uit binnen het KCC. Training en opleiding plus nazorg behoren tot de projectscope.

Gunningscriteria (weging)

-Relevante ervaring als projectleider met digitaliseringsprojecten (30%)

-Minimaal 7 jaar relevante ervaring in vergelijkbare organisaties in de afgelopen 10 jaar (20%)

-Binnen de context van de projectopdracht kennis van de processen en gebruikte systemen (30%)

-Opleidingen en of certificering op het gebied van projectmanagement, zoals P3M3®, PRINCE2 ®, IMPA, MSP®, PMP® (15%)

-Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (5%)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

-Overtuigingskracht

-Organisatiebewustzijn

-Verantwoordelijkheid

-Onderhandelen

-Resultaatgerichtheid