De provincie realiseert haar maatschappelijke opgaven via de inzet van diverse financiële en niet-financiële instrumenten. Subsidieverstrekking behoort tot de financiële instrumenten. Door het verstrekken van subsidie aan onze externe partners en andere initiatiefnemers ondersteunen we een breed scala aan uitvoeringsprojecten. Jaarlijks verlenen we ruim € 300 miljoen subsidie.
De afdeling Subsidieverlening zorgt voor de uitvoering van de subsidieverstrekking, voor bijna alle provinciale beleidsterreinen. De aanvragers komen uit alle hoeken van Gelderland: van gemeenten tot particulieren en van kenniscentra tot individuele bedrijven. Binnen de afdeling worden de binnenkomende subsidieaanvragen beoordeeld, de subsidies al dan niet verleend en de gesubsidieerde projecten tijdens de uitvoering gevolgd. Na afronding van het project wordt door de aanvragers voor een deel van de subsidies de eindafrekening opgesteld en ingediend (vaststelling).
De automatisering van het subsidieproces is gepland en wordt uitgevoerd door de eigen provinciale afdeling Informatisering en automatisering (I&A); de verschillende componenten worden volgens provinciaal IT-beleid op de markt ingekocht.
Binnen de afdeling subsidieverlening is een team functioneel beheer, de gebruikers worden vertegenwoordigd in een key-useroverleg. Er is reeds een start gemaakt met het beschrijven van de deelprocessen, maar er ontbreekt een overall-planning en aansturing van alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om de implementatie van het nieuwe systeem en gewijzigde werkwijzen mogelijk te maken.
De automatisering voor het subsidieproces van de Provincie Gelderland wordt herzien. Voordat de nieuwe tool wordt geïmplementeerd, worden de verschillende deelprocessen geoptimaliseerd en gestandaardiseerd als onderdeel in een afdelingsbreed kwaliteitszorgsysteem. Het beschrijven van de deelprocessen wordt samen met de medewerkers opgepakt. De medewerkers (ca 60) werken in zelfsturende teams en zijn verantwoordelijk voor onderdelen van het subsidieproces. De optimalisatie van de procesketen kan eventueel ook leiden tot een andere organisatorische inrichting.
Vanaf 1 juli 2016 zijn de eerste onderdelen van de automatiseringstool gereed en kan met de implementatie ervan worden gestart. In de tweede helft van 2016 worden steeds nieuwe onderdelen van het geautomatiseerde systeem opgeleverd, waarbij ervaringen van gebruikers met het systeem worden gebruikt.
De koppeling van subsidieproces en automatisering en de implementatie van nieuwe werkwijzen in een korte tijd, vormen een uitdaging en vragen om aansturing door een ervaren projectmanager. Deze projectmanager spreekt zowel de taal van de automatiseringsdeskundigen als die van de gebruikers, de medewerkers van de subsidie-afdeling van de Provincie Gelderland. Hij/zij kan inschatten op basis van de reeds aanwezige automatiseringsplannen welke onderdelen van het proces wanneer moeten worden aangepakt, kan overzien in welk tempo de beschrijving van werkwijzen moet gebeuren en beschikt over de overtuigingskracht om medewerkers mee te nemen in het aanleren van nieuwe werkwijzen, waarbij de voordelen van de nieuwe automatisering ten volle worden benut.
Taken en verantwoordelijkheden:
-Afstemmen werkzaamheden automatisering – subsidieverlening
-Zorgdragen voor goede projectplanning en -organisatie
-Bestaande subsidieproces uitlijnen (lean) en in deelprocessen uitschrijven, met de medewerkers
-Adviseren van het management over een optimale organisatiestructuur
-Opstellen implementatiestrategie
-Implementeren automatiseringstools en nieuwe werkwijzen in de afdeling
-Conitue bewaking van het project en terugkoppeling aan het management
-Actieve communicatie met relevante stakeholders
-Borgen: inrichten van de beheerorganisatie