Huidige situatie
De gemeente is druk bezig met de uitrol van Mozard voor het zaakgericht werken en andere informatiesystemen. Veel processen zijn nog niet beschreven en veel beheerinformatie is niet op orde. Het gevolg is dat de afdelingen onvoldoende in control is als het om de kapitaalgoederen adequaat te beheren,  waarbij een optimale balans kan worden gerealiseerd tussen kosten, prestaties en risico’s (asset management). Toezicht door de accountant en de Provincie zal hier dan ook zeker de vinger op leggen. Ook omdat er een voorziening Wegen is, waar nu  geen actueel meerjaren beheerplan aan ten gronde ligt. De gemeente heeft een Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) die voor een deel nog moet worden geactualiseerd.

Gewenste situatie
De afdelingen ROB/SLZ en BORG hebben hun beheerprocessen beschreven en de daarbij noodzakelijke informatie op orde. Zo zijn er onder meer  tools aanwezig om inspecties uit te kunnen  voeren, meerjaren berekeningen te maken, snel allerlei informatie (ook grafisch) te raadplegen en te analyseren. Daar waar noodzakelijke functies door bestaande systemen kunnen worden gerealiseerd (b.v. Mozard) heeft dat de voorkeur. Waar dat niet kan (en voor veel functionaliteiten kan dat niet) zal specifieke beheerapplicatie moeten worden aangeschaft / gebouwd. Hierbij geldt gemeente breed het basis principe: enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik.

De informatie en functionaliteiten zijn niet alleen relevant voor de back-office, maar ook zeker voor de front office, b.v. afhandelingen van meldingen in de openbare ruimte of afgeven van vergunningen. De wijze waarop dit wordt georganiseerd en vorm gegeven sluit aan bij de Visie en Missie en de Besturingsfilosofie van de Gooise Meren.

Proces
Het proces zal er in grote lijnen als volgt uit zien:

-Inkaderen opdracht

-Opstellen startnotitie met uitgangspunten en kostenraming

-Identificatie van de belangrijkste beheerprocessen en identificatie van noodzakelijke informatie en functionaliteiten op hoofdlijnen

-Opstellen van een PVA voor realisatie van: actualiseren databestanden en implementatie beheerapplicaties

-Uitvoeren PVA inclusief begeleiden inkooptraject

-Opstellen PVA overdracht naar beheersituatie (informatiebeheer, applicatiebeheer, etc.)

-Uitvoeren PvA overdracht

-Evalueren en afronden
 

Organisatie
De uitvoering vindt plaats binnen een projectteam onder leiding van de projectleider (PL). De opdrachtgever is de Afdelingsmanager  BORG, ook namens de andere afdelingen (ROB/SLZ/VTH). Boven de projectgroep is een Stuurgroep, daarin zitten de (Adjunct)hoofden van de drie afdelingen en een informatiemanager.

De Projectleider geeft leiding aan een projectgroep met medewerkers uit de verschillende afdelingen. De uitwerking hiervan zal verder plaats vinden in het PvA.

Gunningscriteria (weging)

-Afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau (15 punten)

-Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met complexe ICT-projecten (25 punten)

-Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een politiek-bestuurlijke organisatie (20 punten)

-Aantoonbare affiniteit met beheer openbare ruimte en gebouwen, blijkend uit relevante werkervaring (10 punten)

-Uurtarief gemaximeerd op € 90,00 inclusief reiskosten/exclusief BTW (10 punten)

-Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

-Proactief: neemt initiatief om problemen te adresseren en op te lossen, zet  tijdig de juiste middelen in, beheerst de risico’s  en schaalt op tijd op indien het project niet mee conform de verwachtingen en planningen loopt.

-Besluitvaardig: Neem besluiten binnen het mandaat van de projectleider, communiceert daar helder over en vertaald dit naar concrete acties en interventies

-Verbindend: begrijpt dat de oplossingen op diverse gebieden plaats  vinden(processen, informatie, mensen en organisatie) en weet deze te verbinden, kan de juiste mensen op de juiste tijden met elkaar verbinden, informeren en activeren waardoor het de voortgang wordt versterkt.

-Enthousiasmerend: weet de juiste mensen te motiveren om hun energie in te zetten en weet hun persoonlijke drives te verbinden met de projectdoelstellingen.

-Zakelijk: stelt de juiste zaken aan de orde, maakt heldere afspraken en vergewist zich er van of deze uitvoerbaar zijn, bewaakt deze en spreekt medewerkers aan om die afspraken na te komen (bespreken, afspreken en aanspreken)