Doel van de functie 

Het bedienen van de communicatieapparatuur, verzorgen van receptietaken en verrichten van administratieve en logistieke werkzaamheden met als doel het ontvangen en uitgeven van apparatuur, informeren van klanten en het goed laten verlopen van de onderhoudsprocessen

 

Beheer administratie

Eindresultaat: Gegevens verwerkt, zodanig dat de gegevens bestemd voor de administratie correct en tijdig zijn verwerkt en factuurafhandeling correct en tijdig hebben plaatsgevonden.

•    verwerkt (onderhoud)gegevens in de daarvoor bestemde applicaties

•    verzamelt en ordent gegevens

•    verzamelt preventief onderhoudsmodellen, contractgegevens, klantgegevens en ordent deze om het preventief onderhoud zo efficiënt te laten verlopen

•    verwerkt gegevens in bestanden en registraties

•    verwerkt gegevens die voortkomen uit (preventief) onderhoud in Ultimo en andere systemen

•    factuurafhandeling; controleert facturen, signaleert afwijkingen van gegevens. distribueert facturen ter verificatie. 

•    stelt facturen betaalbaar, bewaakt factuurafhandeling, voert factuurgegevens in

•    vraagt ontbrekende gegevens op. vraagt gegevens op bij leveranciers, collega’s FB en klanten UMC Utrecht t.b.v.  stamgegevens apparatuur

 

Telefonische dienstverlening en baliewerkzaamheden

Eindresultaat: de optimale (telefonische) ondersteuning van de afdeling en baliewerkzaamheden. 

•    behandelt telefoon- en postverkeer

•    neemt vragen en klachten aan:

•    probeert in eerste in•    zet zonodig de vraag of klacht door naar collega’s

•    bewaakt of de vraag of klacht wordt afgehandeld

•    controleert openstaande correspondentie

•    stelt op basis van aanwijzingen of standaard brieven op

•    verstrekt (schriftelijk) informatie aan klanten

•    ontvangt gesprekken en verstrekt algemene (telefonische) informatie

•    ontvangt bezoekers en/of klanten en verwijst deze door

•    neemt goederen en apparatuur in ontvangst

•    registreert de in ontvangst genomen goederen en apparatuur

•    maakt afspraken

 

Informatievoorziening/rapportages

Eindresultaat: Informatie beschikbaar gesteld, zodanig dat betrokkenen op tijd, volledig en correct geïnformeerd kunnen worden en benodigde overzichten beschikbaar zijn voor het nemen van actie

•    ontwikkelt en maakt rapportages uit diverse systemen, voert een eerste analyse op de resultaten uit rapportages en signaleert afwijkingen vanuit opgestelde rapportages

•    verstrekt, op verzoek, mondeling en/of schriftelijk informatie uit de verschillende systemen aan het management en belanghebbenden (intern/extern)

•    archiveert (onderhouds)brondocumenten

•    stelt overzichten/rapportages op ter ondersteuning van de technici

 

Continu verbeteren

Eindresultaat: continue optimalisatie van het administratieve proces om (lange termijn) klantbelang centraal te kunnen stellen.

•    signaleert knelpunten en klachten op het gebied van beheer- en verwerkingssystemen en procedures. Doet zelf concrete verbetersuggesties

•    neemt zelf het initiatief om verbeteringen concreet aan te pakken

•    levert input aan en/of stelt (mede) procedures en richtlijnen op ten aanzien van administratieve/ondersteunende processen op de afdeling

stantie deze zelfstandig op te lossen

 

Functie-eisen

Opleiding/Kennis

•    MBO werk- en denkniveau

•    Kennis van administratie

•    Kennis van en inzicht in de administratieve processen

 

Vaardigheden 

•    Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van informatie en het verzorgen van correspondentie

•    Zelfstandig kunnen werken

•    In staat om relevante informatie uit gesprekken te vertalen naar gevraagde gestructureerde informatie

•    Vaardigheid in het behandelen van telefoon- en postverkeer

•    Vaardigheid in het optreden als aanspreekpunt bij de balie

•    Vaardig in het gebruik van Word en Excel

 

Gedragscriteria

•    Klantvriendelijk en flexibel

•    Initiatief nemend

•    Oplossingsgericht

•    Servicegericht

•    Resultaatgericht

•    Zelfstandig

•    Accuraat

•    Samenwerkingsgericht

•    Stressbestendig

•    Flexibiliteit

•    Correct gedrag naar medewerkers, klanten en leidinggevenden

•    Zakelijk, sociaal en communicatief gedrag naar medewerkers en partners