De opdracht betreft het bewerken van de analoge archiefbescheiden, zodat de “te bewaren” bescheiden ouder
dan 20 jaar kunnen worden overgedragen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC).
Hiermee wordt voldaan aan artikel 12 van de Archiefwet 1995.
Onder bewerken wordt verstaan alle werkzaamheden aan het archief om het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen vóór de overbrenging van dat archief naar een archiefbewaarplaats.
Het bewerken bestaat uit selectie, ordening, beschrijving, verpakking en andere materiële verzorging.
Het eindresultaat van het bewerkingsproces is een goed geselecteerd, geordend en geïnventariseerd archief dat voldoet aan de kwaliteitseisen voor overbrenging. De beschrijvingen in de inventaris bieden toekomstige gebruikers een voldoende en duidelijke toegang om het archief te kunnen raadplegen.
De werkzaamheden zijn het gevolg van achterstand uit het verleden en de organisatie beschikt niet over voldoende capaciteit om die noodzakelijke bewerking zelfstandig uit te voeren.
Het gaat hierbij om ca. 275 m1 archief.
De archieven die voor het bewerkingsproject in aanmerking komen zijn allen eigendom van de gemeenten betreft de periode t/m 1993. Deze archieven zijn momenteel gehuisvest in de drie gemeentehuizen. De bewerking van alle semi-statische archieven tezamen wordt als één project aangepakt.
Het merendeel van de archieven is geordend volgens de basis-archiefcode van de VNG, uitgave van de betreffende periode van archiefvorming. De archieven zijn vrijwel allemaal verpakt in dossiermappen. Te gebruiken omslagen, dossiermappen, dozen en hechtmechanieken moeten voldoen aan de eisen van het LOPAI . De materialen worden verstrekt door de opdrachtgever.
Als verbindende prestatieafspraak geldt dat de werkzaamheden uiterlijk 1 oktober 2017 afgerond moeten zijn!
Kandidaatomschrijving
kennis en ervaring:
- MBO+ niveau
- Relevante vakopleidingen, zoals SOD I/II, VVA of archivistiek
- Kennis van de Archiefwet en van de selectielijst voor gemeenten
- Ruime en aantoonbare werkervaring in het vormen en beheren van dossiers en het voorbereiden van dossiers voor overbrenging naar (streek)archief
Competenties:
- Gestructureerd werken
- Zelfstandig kunnen werken
- Doorzettingsvermogen
- Grote mate van verantwoordelijkheid
Gespreksplanning
Woensdag 26 oktober 2016 tussen 09.00 en 13.00 uur.
Toelichting op rooster
Maandag t/m. donderdag hele dag + vrijdagochtend.
Eisen
MBO+ Niveau en minimaal SOD I/II /VVA
Referentie vereist
Ervaring met de werkzaamheden
Aantoonbaar minimaal 3 jaar gemeentelijke ervaring binnen het analoge vakgebied.
Referentie vereist
Termijn afronding werkzaamheden
De opdrachtnemer moet in staat zijn de prestatieafspraak na te komen (afronding opdracht voor 1 oktober 2017).
Gevraagde documenten
aanleveren na gunning
-Verklaring omtrent gedrag
Gunningscriteria
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Aantoonbare relevante opleiding en ervaring. Het tijdig afronden van het project (voor 1 oktober 2017) Referenties van de inschrijver De prijs-kwaliteit verhouding.
Weging:25 %
Ervaring binnen het vakgebied DIV / analoge archivering
Ruime ervaring in het vakgebied DIV en met name het schonen van analoge gemeentelijke archieven.
Weging:25 %