Voor een gemeente zijn we op zoek naar een programma secretaris Energieprogramma.
De energietransitie is volop gaande, ook binnen Holland Rijnland. De invulling van klimaatambities werkt in brede zin door op de regio. Al sinds het regionale
Energieakkoord in 2017 werken partijen regionaal samen op dit onderwerp.
De afgelopen periode is hard gewerkt aan deze ambities, zowel op lokale als op
regionale schaal. De Regionale Energiestrategie vormde hiervoor een belangrijk
onderdeel. Sinds afronding van de RES 1.0 wordt in regionale samenwerking en
afstemming gewerkt aan de uitvoering van de ambities die in de RES zijn opgenomen. De RES past binnen een bredere opgave: het ontwikkelen van een toekomstbestendig regionaal energiesysteem. Om deze reden is sinds 2023 het Energieprogramma verbreed. Binnen dit programma werken gemeenten, provincie en netwerkbeheerders samen aan thema’s zoals grootschalige opwek van duurzame elektriciteit, regionale warmtevoorziening en de ontwikkeling van het energiesysteem.
Het RES-team vormt het hart van deze samenwerking en zorgt voor coördinatie,
procesondersteuning en het faciliteren van besluitvorming. Binnen dit team vervult de programmasecretaris een cruciale ondersteunende rol, met als doel het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in de werkzaamheden en processen binnen het Energieprogramma.
De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Energieprogramma en het bredere RES-team. De opdracht is gericht op het organiseren van bijeenkomsten, vastleggen van afspraken en acties, beheren van de projectadministratie en het verzorgen van communicatie en afstemming binnen het team. Hiermee draagt de programmasecretaris bij aan een goed georganiseerde, transparante en resultaatgerichte uitvoering van het Energieprogramma.
De opdracht biedt ruimte voor eigen initiatief, verbetering van werkprocessen en het actief signaleren van kansen voor betere samenwerking of efficiency. De
programmasecretaris is dus niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend op het vlak van teamprocessen en organisatie.
Het RES-team functioneert als dagelijkse aansturing van het energieprogramma. Deze aanbesteding gaat over de rol programma assistent. De rollen het strategische deel van het programma worden uitgevraagd middels de DAS structuur. De operationele ondersteuning zal Europees worden aanbesteed.
De taken van de programmasecretaris zijn onder andere:
• Organisatie van bijeenkomsten:
o Voorbereiden, organiseren en logistiek faciliteren van bestuurlijke en
ambtelijke bijeenkomsten, zoals ateliers, en werkoverleggen;
o Verzorgen van uitnodigingen, agenda’s en deelnemerslijsten.
• Verslaglegging en opvolging:
o Notuleren tijdens bijeenkomsten;
o Vastleggen van besluiten, acties en afspraken in overleg met de
programmamanager;
o Zorgen voor opvolging van acties via actielijsten en reminders.
• Projectondersteuning:
o Ondersteunen bij het opstellen van planningen, jaarprogramma’s,
dashboards en voortgangsrapportages;
o Samenwerken met de andere collega’s binnen het RES-team.
• Documentatie en administratie:
o Inrichten en beheren van digitale werkruimten (zoals Teams);
o Archiveren en actueel houden van beleidsdocumenten, verslagen en
rapportages;
o Onderhouden van overzicht over lopende projecten, deadlines en
benodigde input.
• Teamondersteuning:
o Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne afstemming binnen het
RES-team;
o Signaleren van knelpunten in planning, werkwijze of afstemming;
o Waar mogelijk meedenken over procesverbetering of efficiëntere
werkmethoden.
Onder meer:
- Minimaal 1 jaar werkervaring
- WO niveau met studie affiniteit voor de energietransitie en of bestuurskunde
