Functiebeschrijving Administratief Medewerker D

 

De Administratief Medewerker D binnen het team Administratie Team 1 van de afdeling Administratie & Basisregistraties verwerkt alle mogelijke mutaties binnen de uitkeringsadministratie van de gemeente Breda. Hiervoor maakt de administratief medewerker gebruik van GWS4ALL (Centric). Verder is de Administratief Medewerker D in staat om de aanvragen Bijzondere Bijstand inhoudelijk te toetsen aan de huidige wetgeving en gemeentelijke beleidsregels. Bekendheid met de Bredase regels is een pre.

 

FUNCTIEBESCHRIJVING

De Administratief Medewerker D is belast met het bewerken van gegevens en informatie en het zorgdragen voor de verslaglegging hieromtrent. De functionaris begeleidt medewerkers bij de uitvoering van

werkzaamheden.

 

DOEL VAN DE FUNCTIE

Het bewerken van gegevens en informatie en zorgdragen voor de verslaglegging hieromtrent

RESULTAATGEBIEDEN

 

1. Medewerkers begeleiden

Ziet toe op de kwaliteit van de werkzaamheden van medewerkers binnen de afdeling. Werkt in, instrueert, ondersteunt en begeleidt medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden. Lost knelpunten zelfstandig op, of speelt deze door aan de leidinggevende. Resultaat: Medewerkers begeleid zodanig dat de kwaliteit van de werkzaamheden is gewaarborgd en medewerkers naar tevredenheid zijn geïnstrueerd, ondersteund en begeleid.

 

2. Gegevens bewerken

Toetst en beoordeelt informatie op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Verwerkt aan de hand van de geldende procedures en SLA's de voorliggende gegevens, voert deze in in een geautomatiseerd systeem en archiveert brondocumenten. Bereidt voor, registreert, volgt en handelt inkomende en uitgaande documenten, stukken en verzoeken af en verzorgt de hieruit voortvloeiende communicatie met interne en externe betrokkenen. Controleert, signaleert en onderneemt actie bij openstaande posten, onderhoudt hiertoe contact met klanten. Lost foutsignaleringen op, corrigeert deze en geeft opdracht tot verdere afwikkeling.

Verzorgt tijdig en volledig en op juiste wijze de verwerking van gegevens in de administratie. Signaleert afwijkingen en onderneemt de benodigde acties. Resultaat: Gegevens bewerkt zodanig dat informatie is getoetst en conform geldende procedures is verwerkt en fouten tijdig zijn gesignaleerd en opgelost.

 

 

3. Verslaglegging verzorgen en informatie bewerken en intern en extern beschikbaar stellen

Verzamelt informatie. Houdt hiertoe contacten met in- en extern betrokkenen. Houdt enkele administraties c.q. registraties bij.

Stelt diverse rapportages op.

Bewerkt informatie en levert deze aan ten behoeve van de voortgangs-, sturings-, en verantwoordingsrapportages van het eigen account/ de eigen afdeling en ten behoeve van de lijn.

Ziet toe op een juiste en tijdige aanlevering van informatie door interne  betrokkenen met betrekking tot de administratie. Spreekt betrokkenen zo nodig hierop aan.

Bewaakt de naleving van relevante wet- en regelgeving en onderneemt actie(s) bij afwijkingen.

Fungeert als aanspreekpunt voor leidinggevenden en medewerkers binnen de organisatie met betrekking tot de administratieve werkzaamheden.

Handelt binnenkomende verzoeken af. Verstrekt, op verzoek, mondeling en/ of schriftelijk informatie uit de financiële administratie aan het management en in- en extern belanghebbenden.

Onderhoudt bij de functie behorende interne en externe contacten.

Resultaat: Verslaglegging verzorgd en informatie bewerkt en intern en extern beschikbaar gesteld zodanig dat belanghebbenden tijdig de juiste informatie hebben ontvangen en de werkzaamheden conform de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd.

 

 

 

4. Werkprocessen verbeteren

Speelt proactief in op ontwikkelingen die van invloed zijn op de administratieve werkzaamheden en met betrekking tot de eigen afdeling.

Ziet toe op de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratieve systemen. Beheert de inrichting van de processen en procedures voor de administratieve systemen.

Signaleert mogelijkheden tot verbeteringen in werkmethoden en procedures.

Houdt ten aanzien van de eigen werkzaamheden de werkbeschrijvingen actueel en ondersteunt bij de uitvoering en toepassing van relevante wet- en regelgeving.

Resultaat: Werkprocessen verbeterd zodanig dat werkmethoden en procedures zo efficiënt mogelijk zijn ingericht, werkbeschrijvingen

te allen tijde actueel zijn en mogelijkheden tot verbetering tijdig zijn gesignaleerd.

 

4) SPEELRUIMTE

De functionaris neemt beslissingen bij het begeleiden van medewerkers, bij het bewerken van gegevens en het bewaken van de kwaliteit, bij het verzorgen van rapportages en bij het verbeteren van de werkprocessen.

Wet- en regelgeving, provinciale en gemeentelijke voorschriften en richtlijnen vormen het kader.

De functionaris legt verantwoording af aan de hiërarchisch leidinggevende over de kwaliteit van de begeleiding van de medewerkers, over de kwaliteit van de uitgevoerde controles, de rapportages en de verbetering van de werkprocessen.

 

5) KENNIS EN VAARDIGHEDEN

Algemene theoretische en praktische kennis van het aandachtsgebied.

Kennis van de relevante wettelijke en interne regelingen binnen het aandachtsgebied.

Kennis van de administratieve procedures en processen binnen het aandachtsgebied.

Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.

Inzicht in de samenhang tussen het eigen specifieke bedrijfsproces en andere bedrijfsprocessen.

Vaardigheid in het nauwkeurig invoeren en muteren van gegevens.

Vaardigheid in de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.

 

6) CONTACTEN

Met medewerkers van de afdeling over de uit te voeren werkzaamheden om informatie uit te wisselen, hen te instrueren en te begeleiden.

Met leidinggevenden, medewerkers van andere afdelingen en externen over de uit te voeren werkzaamheden om informatie uit te wisselen en afspraken te maken.

 

Uren en werkdagen