Opdracht omschrijving

Wij zoeken een procesondersteuner/coördinator ter ondersteuning van de onafhankelijke Commissie Rechtsbescherming van de provincie.

De onafhankelijke Commissie Rechtsbescherming adviseert de provincie  over bezwaren, klachten en beroepen die worden ingediend tegen bestuursorganen of medewerkers van de provincie. Het grootste deel van het werk bestaat uit advisering over bezwaren. Deze bezwaren gaan vooral over besluiten tot vergunningverlening, handhaving, subsidieverlening, aanbesteding van werken en besluiten over medewerkers. In onderstaande wordt voor de eenvoud van de beschrijving uitgegaan van de behandeling van bezwaren. Beroepen en klachten zijn buiten beschouwing gelaten.

De Commissie Rechtsbescherming heeft ondersteuning van drie secretarissen en drie procesondersteuners. Dit team is ondergebracht bij de afdeling Bestuurlijk Juridische Zaken, de centrale bestuurlijk juridische afdeling van de provincie. De kandidaat die wij zoeken gaat zowel procesondersteuning doen als (deels) werk wat nu door de secretarissen wordt gedaan en heeft een coördinerende rol.

Je werkt in een team van circa zes personen die heel nauw samenwerken om te zorgen dat bezwaren, klachten en beroepen goed en tijdig worden afgehandeld door de onafhankelijke Commissie Rechtsbescherming.

 

De kandidaat die wij zoeken zal een spilfunctie hebben in het team, omdat deze op het snijvlak van procesondersteuners en secretarissen gaat werken en ook een coördinerende rol zal vervullen, zowel binnen het team als richting andere afdelingen. 

 

Specifiek aan het werk van procesondersteuning is dat verschillende medewerkers aan hetzelfde dossier werken. Dat maakt het noodzakelijk dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert en dus dat er buitengewoon goed wordt samengewerkt.

Verantwoordelijkheden

Procesondersteuning zorgt dat de hele procedure vlot verloopt en dat de zaken worden ingepland. Dat start met het bekijken of een bezwaar compleet is of dat bijvoorbeeld aanvullende stukken nodig zijn. Daarna wordt het bezwaar voor advies gestuurd naar de afdeling die het besluit waartegen bezwaar bestaat, heeft voorbereid. Verder wordt voor de zaak een zittingsdag gepland en wordt gezorgd dat daarvoor een complete set stukken naar de commissie gaat. Procesondersteuning houdt de verschillende termijnen die gelden, goed in de gaten. Na het advies handelen zij de meer eenvoudige adviezen af, door ze in het college van Gedeputeerde Staten te brengen. De procesondersteuners zetten alle zaken in een volgsysteem, zodat altijd na te gaan is in welke fase een zaak zit.

 

De secretarissen zetten zich in om bezwaren via (pre)mediation tot een oplossing te laten komen. Verder bereiden zij inhoudelijk de zittingen voor waarbij zij zowel het bezwaar als het advies van de afdeling die het oorspronkelijke besluit heeft voorbereid, betrekken. Soms zijn bezwaren duidelijk niet gegrond of niet ontvankelijk, bijvoorbeeld omdat ze te laat zijn ingediend. Deze bezwaren worden in de ‘raadkamer’ behandeld, zonder dat er een zitting plaatsvindt. De afdoening van deze zaken (beslissingen op bezwaar) wordt voorbereid door procesondersteuning.

 

De kandidaat die wij zoeken is een starter op de arbeidsmarkt (6 maanden - 2 jaar relevante werkervaring), werkt voor procesondersteuning en wordt functioneel beheerder van het digitale voort­gangs­bewakings­systeem. Op termijn zal de kandidaat ook bij de (pre)mediation worden betrokken, raad­kamer­zaken gaan voorbereiden en eenvoudige zittingszaken. De eerste verant­woorde­lijkheid blijft (de coördinatie van) de procesondersteuning.