Startdatum: z.s.m.
Einddatum: 30-09-2019
Optie tot verlenging: ja
Uren per week: 32-36
Korte beschrijving
Het team van bestuursassistenten valt onder de afdeling Bestuursondersteuning die het college van B&W ondersteunt en adviseert.
De circa 15 secretaresses variëren van enthousiaste medior tot ervaren senior.
Zij werkten tot recent als zelfsturend team en waren als aanspreekpunten verdeeld over de wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris.
Om het team meer te ontlasten en beter toe te rusten op de toekomst is besloten om de structuur te wijzigen.
Om te voorkomen dat dit een te zware wissel trekt op het hard werkende team zoeken wij vooralsnog drie extra senior bestuursassistenten
die het team operationeel versterken én tegelijkertijd de leiding en de collega’s vanuit ervaring bijstaan bij de implementatie van de nieuwe werkwijze.
Je taken zijn:
-
Overzicht houden op de workload in een dynamische omgeving en daarin de juiste prioriteiten stellen.
-
Grip houden op de complexe agenda en op eigen initiatief mailberichten afhandelen of bespreken met de bestuurder en/of het team;
-
Op de hoogte zijn van zaken die spelen binnen de portefeuille van de toegewezen bestuurders en helder en snel met de bestuurders en met het team communiceren over de voortgang.;
-
De agenda’s programmeren en zorgen dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
-
Een actieve bijdrage leveren aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agendatechnische (on)mogelijkheden;
-
Alle inspanning plegen om bovengemiddeld bij te dragen aan de gewenste omslag in cultuur, structuur en dienstverlening.
Over jou:
Wij zoeken iemand met aantoonbare interesse in het werken in een politiek-georiënteerde omgeving, die acteert op HBO werk- en denkniveau en die beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit.
Je hebt natuurlijk overwicht en brengt rust in je omgeving;
Je hebt een stevige ervaring als secretaresse/assistent en daarin minimaal 3 jaar recente werkervaring als secretaresse/assistent van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur van een grotere gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie;
Je bent gewend te werken in een complexe setting en om daarin de juiste prioriteiten te stellen.
Jij weet hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kan managen;
Je bent een tovenaar op het gebied van complexe agendering;
Jouw collega’s beschrijven je als kordaat, dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig, verzorgd en positief en een echte teamplayer.
Natuurlijk ben jij zeer digitaal-vaardig en je bent bij voorkeur al bekend met de systemen die wij gebruiken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza).
Goed om te weten:
Onze werksfeer wordt gekenmerkt door aanpakken, samenwerken en humor. Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen.
Onze locatie is uitstekend bereikbaar per fiets en per openbaar vervoer. Het is niet verstandig om met de auto te komen.
|