Startdatum: 7-1-2019
Einddatum: 1-7-2019
Optie tot verlenging: ja
Uren per week: 8
De opdracht
De gemeente ervaart de huidige situatie binnen de salarisadministratie als kwetsbaar/stabiel, maar wil de salarisadministratie naar een deskundig en professioneel niveau ontwikkelen.
De laatste jaren is het lastig gebleken om de continuïteit op de salarisadministratie te waarborgen. Het verloop onder de medewerkers was relatief groot waardoor een stabiele basis ontbreekt.
Inmiddels heeft een substantiële verbeterslag plaatsgevonden op basis van een quick scan.
We hebben behoefte aan gedegen management- en sturingsinformatie zoals overzichten voor formatie en bezetting, begroting en realisatie en inzicht in de in-, door- en uitstroom.
Om dit te realiseren wordt gevraagd een offerte uit te brengen op de volgende deelgebieden:
-
het uitvoeren van de salarisadministratie gedurende de periode 1 januari tot 1 juli 2019;
-
het verder op orde brengen van de salarisadministratie en de daarbij behorende procedures en processen.
De gemeente maakt voor de salarisadministratie sinds 1 januari 2017 gebruik van het personeels- en salarissysteem Pims@all/LPS en het Employee Self Service (ESS) systeem YouPP van Centric.
Het totaal aantal medewerkers en bestuurders ligt op ongeveer 200 personen. Daarbij is YouPP volledig ingericht voor de aanvragen van het Individueel Keuze Budget (IKB) en het invoeren van declaraties voor reis- en verblijfskosten.
Daarbij wordt het Reisbesluit Binnenland gehanteerd.
Voor de uitvoering van de salarisadministratie voor de periode 1 januari 2019 tot 1 juli 2019 vragen wij twee salarisadviseurs, waarbij de volgende globale taakverdeling zal worden gehanteerd.
De werkzaamheden die door de salarisadviseurs moeten worden uitgevoerd zijn:
-
Controle op wet- en regelgeving van de aangeboden mutaties
-
Het tijdig en juist verwerken van alle voorkomende salarismutaties
-
Het uitvoeren van de controle op de mutaties en de eindcontrole van de salarisrun
-
Het verzorgen van de verzending van de mutaties en het binnenhalen van de retourinformatie van de leverancier
-
Verzorgen van de afdrachten aan Belastingdienst, ABP en Loyalis en de netto betalingen
-
Verrekenen van voorschotten
-
Verzorgen van de loonjournaalpost
-
Verzorgen van pro forma berekeningen
-
Verzorgen van het invullen van werkgeversverklaringen voor hypotheek en officiële instanties
-
Verstrekken van informatie aan medewerkers en leidinggevenden
-
Verzorgen van standaard managementinformatie
-
Archivering enzovoorts
-
Bij de tijdsbesteding wordt uitgegaan van de volgende uitgangspunten:
-
Circa 200 loonfuncties, inclusief colleges, gemeenteraden, pensioenuitkeringen en wachtgeld
-
De IKB mutaties worden digitaal verwerkt via YouPP
-
Declaraties zoals reis- en verblijfskosten worden digitaal verwerkt via YouPP
-
De meeste declaraties van politieke ambtsdragers moeten handmatig worden verwerkt
-
Overwerk, piketvergoedingen, enzovoorts moeten handmatig verwerkt worden
-
Er zijn geen rechtspositionele taken
-
Werkzaamheden ten behoeve van de begroting en realisatie kunnen tot de werkzaamheden behoren
-
Formatie en Bezetting en Organisatiestructuur
Deze werkzaamheden worden verdeeld over:
Medior salarisadviseur; 8 uur per week
Controle van de salarismutaties (4-ogen principe) die zijn ingevoerd door de huidige junior salarisadministrateur en daarnaast een verkenning uitvoeren op de gebruikte boekingscodes, functiecodes en aardcodes binnen Pims. (16 uur per maand).
Samen met junior salarisadviseur zal de medior salarisadviseur zorgdragen voor een goede en tijdige verwerking van de salarissen, de complexere mutaties (bijv. ABP/IB47 e.d.), de uitbetaling van de nettosalarissen, de afdrachten aan de wettelijke instanties, vervaardigen van de loonjournaalpost en eenvoudige managementinformatie.
Het opnieuw inrichten van de administratie o.b.v. de actuele organisatiestructuur en formatie-bezetting per 01-01-2019. Afrondende verwerking correcties naar aanleiding van de Quick scan.
Optimaliseren van het PIMS.
Zie andere uitvraag Junior salarisadviseur; 24-28 uur per week
Wat neem je mee
De salarisadviseurs dienen te beschikken over de vereiste vakkennis en ze hebben een gedegen kennis van en inzicht in de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden.
Het kennisniveau dient geborgd te zijn doordat de salarisadviseurs staan ingeschreven in het onafhankelijke Nirpa register voor salarisadministrateurs.
Om ingeschreven te kunnen staan moeten jaarlijks accreditatiepunten worden gehaald door het volgen van scholing. Vanuit de organisatie die die dienstverlening uitvoert, dient sprake te zijn van vervangbaarheid.
Eisen
-
MBO+ / HBO opleidingsniveau
-
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL)
-
Nirpa geregistreerd
-
Opgeleid en ervaren met Pims@all, LPS en YouPP
-
Kennis en ervaring met de gemeentelijke rechtspositieregeling
-
Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als salarisadministrateur, opgedaan bij een overheids- of non-profit organisatie
Compententies
-
Resultaatgericht
-
Initiatief
-
Cijfermatig
-
Communicatief sterk
-
Analytisch
-
Stressbestendig
De bovenstaande competenties zullen door de opdrachtgever worden beoordeeld in de motivatiebrief en/of tijdens het gesprek.
Inzet
De inzet van de medior salarisadviseur is 1 dag per week van 8 uren.
|