Startdatum: z.s.m.
Einddatum: 30-9-2019
Optie tot verlenging: ja
Uren per week: 24

 

 

Senior bestuursassistent/secretaresse

 

 

Korte beschrijving speelveld

Het team van bestuursassistenten valt onder de afdeling Bestuursondersteuning die het college van B&W ondersteunt en adviseert.

De circa 15 secretaresses variëren van enthousiaste medior tot ervaren senior. Zij werkten tot recent als zelfsturend team en waren als aanspreekpunten verdeeld over de zeven wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris.
Om het team meer te ontlasten en beter toe te rusten op de toekomst is besloten om de structuur te wijzigen.

Om te voorkomen dat dit een te zware wissel trekt op het hard werkende team zoeken wij vooralsnog drie extra senior bestuursassistenten die het team operationeel versterken én tegelijkertijd de leiding en de collega’s vanuit ervaring bijstaan bij de implementatie van de nieuwe werkwijze.

 

Je taken zijn:

Overzicht houden op de workload in een dynamische omgeving en daarin de juiste prioriteiten stellen.
Grip houden op de complexe agenda en op eigen initiatief mailberichten afhandelen of bespreken met de bestuurder en/of het team;
Op de hoogte zijn van zaken die spelen binnen de portefeuille van de toegewezen bestuurders en helder en snel met de bestuurders en met het team communiceren over de voortgang.;
De agenda’s programmeren en zorgen dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Een actieve bijdrage leveren aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agendatechnische (on)mogelijkheden;
Alle inspanning plegen om bovengemiddeld bij te dragen aan de gewenste omslag in cultuur, structuur en dienstverlening.

Over jou:
Wij zoeken iemand met aantoonbare interesse in het werken in een politiek-georiënteerde omgeving, die acteert op HBO werk- en denkniveau en die beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit.
Je hebt natuurlijk overwicht en brengt rust in je omgeving;
Je hebt een stevige ervaring als secretaresse/assistent en daarin minimaal 3 jaar recente werkervaring als secretaresse/assistent van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur van een grotere gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie;
Je bent in staat om de doelen van de organisatie voorrang te geven op jouw persoonlijke ambities;
Je bent gewend te werken in een complexe setting en om daarin de juiste prioriteiten te stellen.
Jij weet hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kan managen;
Je bent een tovenaar op het gebied van complexe agendering;
Jouw collega’s beschrijven je als kordaat, dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig, verzorgd en positief en een echte teamplayer.
Natuurlijk ben jij zeer digitaal-vaardig en je bent bij voorkeur al bekend met de systemen die wij gebruiken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza).

Goed om te weten:
Onze werksfeer wordt gekenmerkt door aanpakken, samenwerken en humor. Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen.

Het stadskantoor is uitstekend bereikbaar per fiets en per openbaar vervoer. Het is niet verstandig om met de auto te komen.
We zijn bewust op zoek naar iemand voor 24 uur per week. Tegelijkertijd hebben wij behoefte aan een regelmatige inzet.

We vragen je daarom om duidelijk jouw mogelijkheden/beperkingen qua rooster op te geven.

 

 

Beoordelingscriteria

 

Knock-out (eisen)

 

Je acteert op HBO werk- en denkniveau en beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit.
Ja/Nee

 

Je hebt een stevige ervaring als secretaresse/assistent en daarin minimaal 3 jaar recente werkervaring als secretaresse/assistent van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur van een grotere gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie.
Ja/Nee

 

CV
Je cv is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.

 

Referenties
Voor deze aanvraag ontvangen wij graag twee relevante referenties die door de gemeente nagebeld mogen worden.
Je geeft met het indienen van de referenties de gemeente akkoord om contact op te nemen met de referenten.

 

 

 

Gunningscriteria (wensen)
Waarom beschouw jij jezelf als een tovenaar op het gebied van complexe agendering? Geef een uitdagend voorbeeld.

 

Je bent zeer digitaal-vaardig.

Ben je al bekend met de systemen die wij gebruiken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza)?
 

Je hebt natuurlijk overwicht.

Wat maakt dat het jou lukt om rust te brengen in je omgeving?

 

Waarom ben jij de meest geschikte kandidaat voor deze opdracht?
 

Geef informatie over je beschikbaarheid.
Welk telefoonnummer kunnen we bellen om je uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek. Wanneer kan je starten?
In welk rooster zou jij de 24 uur willen inpassen? Heb je binnenkort nog vakantieplannen?