De Provincie heeft in 2015 een heroverweging van het in gebruik zijnde boekhoudpakket Oracle EBS in projectvorm uitgevoerd. Uit deze heroverweging is voortgekomen dat we in gesprek gaan om onze processen en procesafspraken te actualiseren, voordat we nieuwe ondersteunende software gaan selecteren. Eerst organiseren en dan automatiseren. Het totale project moet de komende vier jaar zijn beslag krijgen en volgens de huidige eerste planning medio 2020 afgerond zijn.

Bij het ontwerpen van de nieuwe procesuitvoeringen dient tevens rekening gehouden te worden met alle relevante externe en interne ontwikkelingen die op ons afkomen (vernieuwde BBV, digitaal 2017, rechtmatigheidsverklaring 2018, ketensamenwerking, transparantie, etc.) , zodat we na oplevering beschikken over up-to-date procesondersteuning en dito informatievoorziening.

Opdrachtgever is het Bedrijfsvoeringsberaad, gedelegeerd opdrachtgever is de Teammanager Financiën Administratie en Beheer (FAB).

Je geeft als Senior Business Projectmanager namens de Provinciale organisatie samen met de opdrachtgever dit uitdagende project de komende jaren vorm en inhoud. Dit alles binnen de projectdimensies tijd, geld, en kwaliteit en je realiseert de projectdoelen volgens plan van aanpak binnen de planning.

Het is de bedoeling van de Opdrachtgever dat de gezochte Business Projectmanager het gehele project leidt, dit project bestaat nu uit de volgende fasen:

Fase 1: ··Projectleiding procesexploratie

Fase 2: ··Projectleiding aanbestedingstraject

Fase 3: ··Projectleiding implementatie

Fase 4: ··Projectleiding nazorg en overdracht naar beheer

Toelichting per fase:

Fase 1:         Het projectresultaat van deze fase is om samen met de partners in business vorm en inhoud te geven aan hedendaagse optimale procesondersteuning en dit te vertalen naar requirements te stellen aan te selecteren applicatie(s) ter ondersteuning daarvan.

Fase 2:         Het projectresultaat van deze fase is een succesvolle opstelling én afronding van een Europese aanbesteding, waarbij de requirements zich vertalen in een keuze voor ondersteunende software en de keuze van een implementatiepartner.

Fase 3:         Het projectresultaat van deze fase is met de betrokkenen van de provincie optimaal geïmplementeerde software ten behoeve van integrale ondersteuning van de processen van de provincie Gelderland.

Fase 4:         Het projectresultaat van deze fase is een dusdanige overdracht van het projectresultaat (geïmplementeerde software, documentatie, etc.) aan gebruikersorganisatie én beheersorganisatie daar graag mee willen werken.

De gezochte Senior Business Projectmanager zorgt voor:

-Verder implementeren en uitwerken van het al opgestelde masterplan;

-Succesvolle exploratie, implementatie, acceptatie en borging van de projectresultaten binnen de provinciale afdelingen, waaronder de eigen afdeling Financiën, en/of voor onze partners in Business;

-Organisatie focus op projectresultaat, -scope en –planning;

-Bereiken en borgen van de projectresultaten binnen de projectdimensies tijd, geld en kwaliteit;

-Leiding en sturing geven aan een multidisciplinair team van functionele en technische beheerders, materie deskundigen, consultants, architecten en (proces-)analisten tijdens de uitvoering van het project;

-Communicatie met afdelingen die bijdragen aan het projectresultaat;

-Documentatie en rapportage door middel van projectrapportages;

-Informeren van opdrachtgever en stakeholders over voortgang van het project in stuurgroepen en daarbuiten;

-Informeren van opdrachtgever en stakeholders over kwaliteit van het op te leveren projectresultaat in stuurgroepen en daarbuiten;

-Initiëren en begeleiden van mogelijke escalaties.

Inhoudelijk wordt van de gezochte Business Projectmanager direct een stevige bijdrage verwacht, het is belangrijk dat hij/zij het voortouw neemt om met de project- en werkgroepleden de beoogde inhoudelijke resultaten te bereiken.

Daarbij is hij/zij een ervaren Business Projectmanager die binnen de politieke omgeving van de provincie focus aanbrengt en houdt op de projectdoelen en –planning. Er is een deadline.

Daarnaast is regelmatige voortgangsrapportage en afstemming belangrijk met opdrachtgever, stuurgroep en de overige stakeholders.


Eisen
Beschikbaarheid
Externe is inzetbaar vanaf 1 mei 2017 tot en met 30 april 2018 voor minimaal 24 uur en maximaal 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 3 maal een periode van 12 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.


Overige eisen
U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u, indien van toepassing, bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in dienst geweest van provincie Gelderland.

Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top 3 van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.

De EMVI komt als volgt tot stand:

prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )


Gunningscriteria Kwaliteit