Opdracht

Tijdelijke vervanging in verband met verband met ziekte vaste medewerker en ter overbrugging werving/selectieprocedure openstaande vacature.

Kerntaken van de secretaresse/administratief medewerker van de griffie

bewaakt het telefoonverkeer, neemt boodschappen aan en verstrekt algemene informatie

beheert de algemene mailbox van de griffie en bewaakt de voortgang

plaats documenten op het Raadsinformatiesysteem (iBabs)

verzorgt de dagmail voor de raadsleden

verzorgt de postbehandeling en –verwerking

verwerkt presentielijsten van de commissieleden

verzorgt het archief van de raad en de griffie

beheert de agenda van de griffier, regelt afspraken en bewaakt de voortgang van actiepunten

verwerkt facturen

Vereisten / knock-outcriteria 

1. Afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau

2. Minimaal 2 jaar in de afgelopen 4 jaar in een secretariaatsfunctie

3. 36 uur beschikbaar in eerste instantie, daarna flexibel

4. Zo spoedig mogelijk beschikbaar, in ieder geval per 1 mei 2017

Gunningscriteria (weging)

5. Afgeronde opleiding Directiesecretaresse (20%)

6. Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 4 jaar bij een overheidsinstelling (40%)

7. Aantoonbare werkervaring bij een griffie (15%)

8. Selectiegesprek in tweede beoordelingsfase (25%)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase. De eerste beoordelingsfase wordt door Flextender uitgevoerd.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria door de opdrachtgever. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

energiek

zelfstandig

klantgericht en flexibel

accuraat

gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen

bekend met het gebruik van standaard kantoorapplicaties

goede schriftelijke communicatie

communicatieve vaardigheden