Van 1-7-2017 t/m 1-1-2018  
Optie verlenging: 4 x 3 maanden  
€0 - €60 per uur
Uren: 32 per week  


Planning

Start publicatie 02-06-2017 00:00 

Vragen stellen tot 08-06-2017 09:00 

Beantwoording vrgen  08-06-2017 16:00  

Offerte indienen tot 13-06-2017 08:00 

Start beoordeling 13-06-2017 08:00 

Verwachte gunning 01-07-2017 00:00 

 

 

 

Opdrachtomschrijving

In onze organisatie worden grote slagen gemaakt als het gaat om de digitalisering van documentaire informatie. In de komende jaren wordt deze digitalisering afgerond en zullen de werkprocessen zaakgericht worden ingericht.

Binnen het cluster Informatie vindt het beheer plaats van de documentaire informatie en van de ICT-infrastructuur. Verder voorziet het cluster de interne klanten van adviezen over alles dat met de informatiehuishouding van de organisatie te maken heeft, zoals informatiebeleid- en architectuur, automatisering, gegevensbeheer, zaakgericht werken en samenwerkingsverbanden.

 

 

In de functie van recordmanager maak je onderdeel uit van het team dat zich richt op het taakveld van de documentaire informatie. De recordmanager bewaakt de koppeling tussen digitalisering en het archief wettelijk kader. Hij/zij neemt beslissingen:

- bij het archiveren van dossiers

- bij het controleren van de kwaliteit

- het aanspreken van behandelend ambtenaren hierop

- over de inhoud van te verstrekken informatie

- bij het selecteren en vemietigen van fysieke en e-dossiers.

 

Tevens is er een coördinerende rol met betrekking tot de werkzaamheden op het gebied van het informatiebeheer.

Het kader wordt bepaald door de Archiefwet, het Archiefbesluit, de selectielijst vernietiging archiefbescheiden, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en relevante (concern) regelgeving op het DIV-werkterrein.

 

 

 

Kandidaatomschrijving

In de functie van recordmanager maak je onderdeel uit van het team dat zich richt op het taakveld van de documentaire informatie. De recordmanager bewaakt de koppeling tussen digitalisering en het archief wettelijk kader. Hij/zij neemt beslissingen:

- bij het archiveren van dossiers

- bij het controleren van de kwaliteit

- het aanspreken van behandelend ambtenaren hierop

- over de inhoud van te verstrekken informatie

- bij het selecteren en vemietigen van fysieke en e-dossiers.

 

Tevens is er een coördinerende rol met betrekking tot de werkzaamheden op het gebied van het informatiebeheer.

Het kader wordt bepaald door de Archiefwet, het Archiefbesluit, de selectielijst vernietiging archiefbescheiden, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en relevante (concern) regelgeving op het DIV-werkterrein.

 

Ervaring & werk- en denkniveau

Je hebt kennis en affiniteit met het vakgebied documentaire informatievoorziening. Het onderhouden van contacten met de primaire klant is een belangrijk onderdeel van de functie, hierbij kunnen tegengestelde belangen voorkomen tussen afdeling en het concern. Dit stelt eisen aan de vaardigheden van de medewerker.

Je beschikt over een aantoonbaar HBO werk- en denkniveau evenals over een afgeronde beroepsgerichte opleiding op het gebied van recordmanagement of digitaal informatiebeheer zoals Archivistiek, LORM en/of ervaring in een soortgelijke functie is een vereiste.

 

 

Daarnaast heb je:

• praktische kennis van document management methoden;

• kennis van relevante wet- en regelgeving;

• kennis van toepassingsmogelijkheden van internet en social media;

• inzicht in de werkprocessen van de organisatie;

• kennis van proces- en kwaliteitsmanagement vaardigheid in het gebruiken en beheren van het Document Management Systeem;

• adviesvaardigheden, communicatieve en sociale vaardigheden.

 

 

Competenties

Je krijgt een functie waarin aanspraak wordt gedaan op je verantwoordelijkheidsgevoel en je lef. Er wordt van je verwacht dat je, binnen de gestelde kaders, met creativiteit oplossingen aandraagt voor de vele vraagstukken die ons wachten. Dit vanuit een houding die van nature gericht is op samenwerking

 

Genoemde eisen en competenties zullen door de opdrachtgever worden beoordeeld in de motivatiebrief en/of tijdens het gesprek.

 

Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP

De functie van Recordmanager wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging van de Recordmanager is niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zzp'er / DGA.

 

Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen kunnen zich laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, dat dan de offerte indient.

 

Gespreksplanning

De gemeente nodigt 3 kandidaten uit voor een kennismakingsgesprek. De gesprekken vinden plaats op dinsdag 27 juni 2017. Wij verzoeken de kandidaten hier rekening mee te houden.

 

Wanneer u op vrijdag 23 juni 2017 nog geen uitnodiging heeft ontvangen via de Inhuurdesk, behoort u niet tot de eerste selectie voor de gespreksronde.

 

 

Eisen

Opleiding

Op CV aantoonbaar afgeronde MBO-opleiding. 

 

 

Opleiding

Op CV aantoonbaar minimaal afgeronde opleiding SOD1 en SOD2. 

 

 

Werkervaring

Op CV aantoonbaar minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan in de afgelopen 6 jaar op het terrein van digitale informatievoorziening bij een overheidsorganisatie. 

Referentie vereist 

 

 

Systeemkennis

Op CV aantoonbaar minimaal 1 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 3 jaar met DMS Verseon. Let op: het moet duidelijk op het CV naar voren komen dat het om Verseon gaat. 

 

 

Referentie vereist 

Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP

De functie van Recordmanager wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging van de Recordmanager is niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zzp'er / DGA. Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen kunnen zich laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, dat dan de offerte indient. 

 

 

Gevraagde documenten

aanleveren bij offerte 

Motivatiebrief (max 1 A4)

 

 

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:  20 %

 

Motivatiebrief

Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Er dient gemotiveerd aangegeven te worden waarom de kandidaat geschikt is voor deze opdracht en voldoet aan de competenties (door middel van voorbeelden). De brief wordt door de opdrachtgever getoetst aan de hand van de omschreven functietaken en/of competenties zoals verwoord in de kandidaat- en/of opdrachtomschrijving.

Weging:  25 %

 

 

Opleiding

Op CV aantoonbaar opleiding Leergang adviseur digitale organisatie.

Weging: 5 %

 

Werkervaring

Op CV aantoonbaar 1 jaar werkervaring als recordmanager bij een gemeente opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Weging: 15 %

 

 

Wetgeving

Op CV aantoonbaar minimaal 0,5 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 3 jaar en/of een afgeronde training/cursus van de Archiefwet en Archiefbesluit.

Weging: 10 %

 

 

Sollicitatiegesprek

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

De kandidaat wordt gedurende het gesprek getoetst op de gevraagde kennis, ervaring en competenties zoals beschreven in de kandidaat omschrijving. Tevens wordt er gekeken of er een klik met de kandidaat is.

Weging: 25 %