Opdracht

Het team Serviceportaal (onderdeel van de afdeling Interne Dienstverlening) werkt dagelijks aan het facilitair ondersteunen van de ca 650 medewerkers, het bestuur en de raad van de gemeente Hilversum. Dit doet zij door het faciliteren van informatiebeheer, huisvesting en allerhande facilitaire hard- en soft services.

Het subteam Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het ontvangen, scannen, registreren en vernietigen / archiveren van binnenkomende fysieke stukken. Ook is het subteam verantwoordelijk voor het versturen van alle uitgaande fysieke stukken alsmede de controle op deze uitgaande stukken voor zover het de registratie betreft in het zaaksysteem. Het subteam zit midden in een eigen ontwikkeling en heeft de komende maanden behoefte aan een ervaren senior medewerker Informatiebeheer. Van deze senior medewerker wordt verwacht dat hij / zij een bijdrage levert aan voorgaande ontwikkelingen, werkzaamheden alsmede de volgende (deel)projecten:

Dagdagelijkse aansturing van medewerkers Informatiebeheer passend binnen en sturend op de gemeente brede ontwikkelingen inzake digitalisering en zaakgericht werken en de ontwikkelrichting van het subteam Informatiebeheer in het bijzonder. Zorg dragen voor een volwaardige bezetting.

Project “digitalisering fysieke dossiers”: het (laten) digitaliseren van een fors aantal strekkende meters fysieke dossiers conform uitgangspunten Vervangingsbesluit.

Bijdrage leveren aan de werkgroep “Versnellingsagenda” voor zover het het terrein van Informatiebeheer betreft. Waar het terrein van IB betreft, wordt van de senior verwacht dat hij / zij proactief invulling geeft aan voorgaande door het nemen en (laten) uitvoeren van allerhande initiatieven.

Van de senior IB wordt ook gevraagd proactief te adviseren inzake digitaal werken en zaakgericht werken en waar nodig de business te ondersteunen.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Alfresco en het Zaaksysteem van Green Valley.

2. Aantoonbare werkervaring met de implementatie van substitutie (de gemeente Hilversum heeft een vervangingsbesluit genomen) bij een gemeente met minimaal 50.000 inwoners.

3. Aantoonbare werkervaring met de begeleiding van aanbestedingen, specifiek gericht op het digitaliseren van permanent te bewaren archiefbescheiden.

4. Actuele kennis van de archiefwet- en regelgeving, AVG (Algemene verordening gegevensbescherming.

5. Aantoonbare werkervaring met het overnemen van een lopend project. Waarbij dit project zorgvuldig en conform vereisten is afgerond (project digitalisering fysieke dossiers).

6. Kunnen starten per 1 juli 2017 voor 24 uur per week.

 

 

Gunningscriteria te beoordelen (weging, totaal 100%)

7. Minimaal afgeronde HBO-opleiding (20%)

8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als informatiebeheerder bij een gemeentelijke instelling gedurende de laatste 10 jaar. (30%)

9. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het coachen van mensen op houding en gedrag en intensief te begeleiden in hun vakinhoudelijke ontwikkeling gedurende de laatste 6 jaar (20%).

10. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als toonaangevende gesprekspartner die een brug weet te slaan tussen collega’s en afdelingen gedurende de laatste 6 jaar (20%).

11. Aantoonbare kennis van informatiemanagement en beheer (BiSL, ITIL) (10%)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

 

 

Competenties

In staat met meerdere (soms tegengestelde) belangen rekening te houden en in staat een knoop door te hakken teneinde afgesproken doelen tijdig te realiseren.

Communicatief sterk

In staat mensen te kunnen binden

Enthousiasmeren

Stevige persoonlijkheid met doorzettingsmacht