Van 24-7-2017 t/m 31-12-2017   |   Optie verlenging: 2 x 3 maanden  
maximaal €56   |   Dienstverlening & Facilitair   |   Uren: 32 per week   |   Aantal FTE: 0.8 

 

 

Planning

Start publicatie 04-07-2017 08:00  

Vragen stellen tot 07-07-2017 08:00 

Beantwoording vragen 07-07-2017 16:00 

Offerte indienen tot 14-07-2017 08:00 

Start beoordeling 14-07-2017 08:00 

Verwachte gunning 18-07-2017 00:00

 

 

Opdrachtomschrijving

Doel en context functie

De afdeling Facilitaire Zaken is een op en top dienstverlenende en klantvriendelijke afdeling die bestaat uit een bodedienst/ huismeester, chauffeurs, beveiliging, audiovisuele ondersteuning, verhuizingen, evenementen, catering, schoonmaak, post/logistiek, repro, BHV en servicedesk. De werkzaamheden worden verricht op verschillende locaties.

Facilitaire Zaken wil zich verder professionaliseren, onder andere door versteviging van de basis profilering als de strategische, tactische en operationele partner voor onze klanten op het gebied van facilitair management.

Facilitaire Zaken, onderdeel Servicedesk, is het gezicht van de interne dienstverlening vanuit de de Stafdienst Bedrijfsvoering. Medewerkers van de gehele organisatie en externe partijen kunnen bij de servicedesk terecht met vragen over de producten en diensten van SBV.

 

Vanuit de functie kwaliteitsmedewerker wordt een bijdrage geleverd aan de doorontwikkeling van de interne dienstverlening. Uitgangspunten hierbij zijn een erkende en stevige positionering van de servicedesk door middel van een doorlopende verschuiving van producten en diensten naar de servicedesk.

De kwaliteitsmedewerker legt verantwoording af aan de teamleider Facilitaire Zaken. 

 

Doel:

Het doel van de functie is richting geven aan de inhoudelijke ontwikkeling van de servicedesk door ondersteuning van het management op het gebied van kwaliteit met als doel de gemeentebrede bedrijfsvoeringondersteuning op een hoger niveau te brengen.

De kwaliteitsmedewerker is (mede) verantwoordelijk voor ontwikkeling en borging van producten, procedures en processen van de Servicedesk met als resultaat: een voortdurende verbetering van de kwaliteit van dienstverlening van Facilitaire Zaken.

 

In- en externe contacten/belangrijkste werkrelatie

• teamleider Facilitaire Zaken en afdelingsmanager Facilitaire Zaken,

• producteigenaren, applicatiebeheerders, webredacteuren, e.d. aan klantzijde (backoffices/leveranciers),

• klanten van Servicedesk en backoffices inclusief enkele buitenlocaties,

• contractmanagers FZ,

• externe partijen.

 

 

 

Kandidaatomschrijving

Resultaatafspraken/Producten

Ondersteuning van het management van de servicedesk en in deze een bijdrage leveren aan het realiseren van vooraf tot stand gekomen doelstellingen, producten en dienstverlening, gericht op de ontwikkeling, implementatie, realisatie en evaluatie van producten en diensten.

1. Kwaliteit

2. Projecten

 

Typerende activiteiten en/of resultaten per resultaatafspraak of product

Resultaatgebied 1: Kwaliteit

• Bewaakt in nauwe samenwerking met het management de kwaliteit van de dienstverlening

• Levert een bijdrage aan een constante verbetering van de dienstverlening

• Is verantwoordleijk voor proces-optimalisatie

• Levert een (ondersteunende) bijdrage aan de uitvoering van de klantvraag

• Signaleert problemen/vraagstukken en draagt bij aan het vinden van een oplossing op het werkterrein van de Servicedesk door middel van het opstellen van een verbeterlijst

• Verzorgt sturingsrapportage

• Bewaakt de voortgang van de verbeterlijst van de Servicedesk

• Het bewaken van de taakverdeling binnen het team en hierin fungeren als aanspreekpunt;

• Het vertalen van het beleid naar de dagelijkse uitvoering en de controle daarop;

• Het bevorderen van teamvorming door te inspireren, te coachen en het bewaken van afspraken;

• Toetst het functioneren van medewerkers ten behoeve van de PWC/POP gesprekken.

 

Resultaatgebied 2: Projecten

• Ondersteunt de teamleider bij de overgang van producten en diensten vanuit de backoffice naar de servicedesk

• Ondersteunt de teamleider bij het vertalen van de gevolgen van de overgang van producten en diensten vanuit de backoffice, in overleg met de backoffice en frontoffice, in concrete implementatieplannen voor de Servicedesk

• Levert, in overleg met de teamleider, een ondersteunende bijdrage aan projecten die te maken hebben met de kwaliteit en ontwikkeling van de interne dienstverlening.

 

Specifiek benodigde opleiding, kennis en ervaring

• HBO werk en denkniveau

• Afgeronde HBO opleiding, het is een pre als je een opleiding in de richting van Facilitair Management hebt

• Kennis van en affiniteit met de producten en diensten van Facilitaire Zaken

• Beschikt over leidinggevende capaciteiten

• Affiniteit met leanmanagement systemen

• Ervaring op het gebied van kwaliteit en projectmanagement

• Kennis van Facilitair Management Informatie Systemen (FMIS) en Content Management Systemen (CMS)

• Minimaal 2 jaar werkervaring op het gebied van facilitair management

• Redactionele kennis en vaardigheid, dit moet in de motivatiebrief uitdrukkelijk toegelicht worden

?• Kennis van en affiniteit met de producten en diensten van Facilitaire Zaken, dit moet duidelijk in de motivatie toegelicht worden

• De kandidaat moet in staat zijn om zelfstandig werkinstructies te schrijven en procesbeschrijving op te stellen. 

 

De competenties zoals verwoord in de opdracht- en kandidaatomschrijving worden in de motivatiebrief en/of tijdens het gesprek getoetst door de gemeente.

 

 

 

De functie van Medewerker Kwaliteit Servicedesk wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging van de Medewerker Kwaliteit Servicedesk is niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zzp'er / DGA.

 

Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen kunnen zich laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, dat dan de offerte indient.

 

Gespreksplanning

De gemeente nodigt 3 kandidaten uit voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats op maandag 17 juli van 16:00-17:00 uur en op dinsdag 18 juli van 09:30-10:30 uur en van 16:30-17:30 uur . Wij verzoeken de kandidaten hiermee uitdrukkelijk rekening te houden.

 

Let op: de kandidaten ontvangen op vrijdagmiddag 14 juli a.s. het bericht of zij worden uitgenodigd.

 

Wanneer u op vrijdag 14 juli a.s. aan het einde van de dag nog geen uitnodiging heeft ontvangen via het DAS Flevolandhuurtin.nl, behoort u niet tot de eerste selectie voor de gespreksronde

 

 

 

Eisen

Opleiding

Op CV aantoonbaar een afgeronde HBO-opleiding. 

SNA-keurmerk

Op CV aantoonbaar in het bezit van het SNA-keurmerk, dan wel een vergelijkbaar keurmerk. 

Werkervaring

Op cv aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, als Kwaliteitsmedewerker Servicedesk bij een overheidsorganisatie. 

Referentie vereist 

Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP

De functie van Medewerker Kwaliteit Servicedesk wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging van de Medewerker Kwaliteit Servicedesk is niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zzp'er / DGA. Zzp'ers die voor deze opdracht in aanmerking willen komen kunnen zich laten detacheren via een detacheringsbureau of payroll-bedrijf, dat dan de offerte indient. 

Gevraagde documenten

aanleveren bij offerte 

Motivatiebrief, door de kandidaat zelf geschreven (max 1 A4)

aanleveren na gunning 

VOG 

 

 

 

Gunningscriteria

 

Weging prijsdeel:  20 %

Motivatiebrief

Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

De brief dient door de kandidaat geschreven te worden. De kandidaat dient gemotiveerd aan te geven waarom hij/zij geschikt is voor deze opdracht en voldoet aan de competenties (door middel van voorbeelden). De brief wordt door de opdrachtgever getoetst aan de hand van de omschreven functietaken en/of competenties zoals verwoord in de kandidaat- en/of opdrachtomschrijving. 

Weging:  25 %

 

 

Opleiding

Op cv aantoonbaar minimaal een afgeronde HBO-opleiding Facility management

Weging: 6 %

 

 

Werkervaring

Op cv aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar op het gebied van kwaliteit én projectmanagement bij een overheidsorganisatie op facilitair gebied.

Weging: 5 %

 

 

Werkervaring leidinggevende

Op cv aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar in een leidinggevende functie bij een overheidsorganisatie op facilitair gebied. 

Weging: 9 %

 

 

Systeemkennis

Op cv aantoonbaar kennis (d.m.v. een cursus/training en/of werkervaring) van Planon en/of Facilitair Management Informatie Systemen (FMIS) en/of Content Management Systemen (CMS) en/of Lean systemen, waarbij Planon een vereiste is. 

Kennis/werkervaring Planon (1 %)

Kennis/werkervaring Planon en één ander systeem (3 %)

Kennis/werkervaring Planon en twee andere systemen (5 %)

Kennis/werkervaring Planon en drie andere systemen (7 %)

Weging: 7 %

 

 

Werkervaring opstellen werkinstructies/procesbeschrijvingen

Op CV aantoonbaar werkervaring met opstellen van werkinstructies en procesbeschrijvingen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Weging: 3 %

 

 

Sollicitatiegesprek

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

De kandidaat wordt gedurende het gesprek getoetst op de gevraagde kennis, ervaring en competenties zoals beschreven in de kandidaat- en/of opdrachtomschrijving. Tevens wordt er gekeken of er een klik met de kandidaat is. Adhv een casus zal de reactie van de kandidaat meegewogen worden in de beslissing ** iets duidelijker omschrijven, ook in opdrachtomschrijving meenemen? 

Weging: 25 %