De opdrachtomschrijving

Context
Binnen het directoraat Huisvesting in het Ziekenhuis wordt de afdeling Bedrijfsbureau en Beheer ingericht. Deze onderafdeling wordt verantwoordelijk voor ondersteuning van de bedrijfsvoering, administratie en financiële sturing van het gehele directoraat. Taken zoals datamanagement, (project) control, equipmentbeheer, contractbeheer, kwaliteitsmanagement en procesbeheer worden nu nog op verschillende plaatsen binnen Huisvesting uitgevoerd, maar zullen in de afdeling Bedrijfsbureau en Beheer worden ondergebracht.
Sinds 1 januari 2012 is de applicatie CareCTRL, gebaseerd op SAP, in gebruik als systeem voor de ondersteunende processen. De implementatie is kortgeleden afgerond (projectmatig) en wordt nu overgedragen aan de lijnorganisatie. Door een verwachte organisatorische wijziging is urgentie ontstaan om orde op zaken te stellen en om onze doelen te behalen. Een duidelijk taakverdeling met het Servicebureau is hierbij nodig. De onderafdeling wordt interim aangestuurd door een collega MT lid binnen Huisvesting.

Doel van de opdracht
Gezien de huidige situatie is het van wezenlijk belang om in control te geraken. Dit betekent dat een start wordt gemaakt met het inrichten van: één bedrijfsbureau, op één locatie, waarbij processen en werkzaamheden inzichtelijk zijn en goed verdeeld (intern en tussen afdelingen). Er bestaat eigenaarschap en men rapporteert op een standaard manier. De sfeer binnen de afdeling is goed en men werkt hard.

Concrete resultaten
- Verhuizen van het bedrijfsbureau naar één locatie (van drie)
- Processen en werkzaamheden staan op papier (handboek)
- Werkzaamheden zijn goed verdeeld en worden op tijd afgerond (wie doet wat intern)
- Taken en processen zijn afgestemd met het Servicebureau en DAD (wie doet wat extern)
- Implementeren van een week, maand en jaarritme dat consequent wordt gevolgd
- Opstellen dashboard met stand van zaken (en achterstanden) voor MT
- Correct inschatten en projectmatig wegwerken van achterstanden
- Bovenstaande bediscussiëren met MT om verwachtingen af te stemmen
- Bijdragen aan het jaarplan voor 2014 (of meerjarenplan)
- Veranderen van de cultuur naar “can-do”
- Vinger aan de pols en een goede sfeer

In het begin contract van 2 maanden voor het voor het behalen van de volgende resultaten:

Resultaten (resultaten lopen paralel aan elkaar):
- levert binnen 2 weken na start een mijlpalen planning op
- levert binnen 4 weken een goedgekeurd plan door en met het team en MT (max 4 pagina's)
- samenvoegen groep/verhuizing is binnen 2 maanden gestart
- regulier overleg schema en werklast verdeling (hierarchisch en binnen groep) binnen 4 weken in place
- eerste versie workload rapportage van kernprocessen (backlog, workload) binnen 4 weken, na 8 weken structureel en definitief
- binnen 8 weken een waarde analyse van personen en processen (wie heeft welke capaciteiten, model hiervoor heeft Ziekenhuis ter beschikking)

Bij goed functioneren optie op verlenging 3x3 maanden.

De kandidaatomschrijving

Aanpakker
Leidinggeven en motiveren
Goede interactie met mensen van allerlei pluimage
Helder in het organiseren van werkzaamheden

Dit is een opdracht voor 24 tot 36 uur per week. Wij kunnen 24 uur garanderen.

Gesprekken zullen plaatsvinden op 11 september en 12 september.

De planning

Uitnodiging

Geachte Gerd Heijmans,

Wij zijn op zoek naar een Kwartiermaker Bedrijfsbureau.

Hierbij nodigen wij u uit een offerte uit te brengen. Het betreft een offerteaanvraag voor 24 uur per week vanaf 23 september 2013. De opdracht wordt uitgevoerd in Academisch Medisch Centrum.

We willen u erop attenderen dat offertes waarbij de aangevinkte eisen en wensen niet overeenkomen met het CV, terzijde worden gelegd en niet meegenomen worden in de beoordeling.

De procedure

De aanbestedingsprocedure van deze offerteaanvraag voor de opdracht Kwartiermaker Bedrijfsbureau verloopt volledig digitaal.
U heeft zich aangemeld voor deelname aan deze site. U kunt offreren door middel van het invullen van de vragenlijst en het gewenste tarief.

Nadat uw aanbod is geplaatst wordt uw offerte digitaal beoordeeld. Hieruit volgt een automatische ranking op basis van De 'gewogen' beste offerte (prijs/kwaliteit). De CV's van de top 10 hoogst gerankte kandidaten worden vervolgens voorgelegd aan de opdrachtgever.

De opdrachtgever bepaalt uiteindelijk welke kandidaat wordt ingehuurd. De geschiktheid wordt beoordeeld in een gesprek. In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op ervaring, kennis en competenties.

De sluitingsdatum voor het indienen van vragen is 26 augustus 2013. De sluitingsdatum voor het indienen van offertes is 2 september 2013.

Vragenstellen

Vragen naar aanleiding van deze opdracht kunt u stellen via deze site. Alle vragen en antwoorden worden gepubliceerd via de site, uiterlijk op 26 augustus 2013.

Met vriendelijke groet,

www.tijdelijkwerkindezorg.nl

Eisen

-Je bent in het bezit van een relevante HBO/WO diploma.

-Je hebt, via CV aantoonbaar, 5 a 7 jaar recente, relevante projectmatige werkervaring.

-Je hebt, via CV aantoonbaar, minimaal 3 jaar recente ervaring met verandermanagement.

-Je bent, via CV aantoonbaar, door en door bekend met de werkzaamheden van bedrijfsbureaus waaronder ook de administratie processen (aanvraag tot betalen, bestellen en factureren)

-Je hebt, via CV aantoonbaar, relevante werkervaring bij/met het reorganiseren van werkzaamheden/nieuwe werkwijze

Gunningscriteria