Beschrijving
|
Startdatum |
23 september 2013 |
|
Einddatum |
23 november 2013 |
|
Min. uurtarief |
|
|
Max. uurtarief |
€ 80,00 |
|
Uren per week |
24 |
|
Uren per dag |
8 |
|
Optie tot verlenging |
3 keer, 3 maanden |
De opdrachtomschrijving
Context
De gegevens van de installaties (equipments) van het Ziekenhuis moeten worden geinventariseerd en vastgelegd. Het gaat hierbij om zowel grafische als inhoudelijke informatie. Binnen het directoraat Huisvesting van het Zikenhuis wordt de afdeling Bedrijfsbureau en Beheer ingericht en deze afdeling is verantwoordelijk voor het verzamelen, registreren en beheren van deze informatie. Sinds 1 januari 2012 is de applicatie CareCTRL, gebaseerd op SAP, in gebruik als systeem voor de ondersteunende processen. Op dit moment zijn ca 30.000 van de naar schatting 250.000 equipments ingevoerd in SAP waardoor (nog) niet adequaat onderhoud kan worden ingepland, goed kan worden gereageerd op storingen en historische en technische informatie bij storingen niet beschikbaar is. Dit is niet acceptabel. Medio 2014 hopen wij deze achterstand in te lopen en moet het technisch uitzoekwerk zijn uitgevoerd voor de installaties met de hoogste risicoclassificatie. De onderafdeling CMG gegevensbeheer is momenteel actief met deze taak. Er is besloten om een significante inhaalslag te maken zodat in de nieuwe organisatie de nadruk ligt op structureel goed beheer. De onderafdeling wordt interim aangestuurd door een collega MT lid binnen Huisvesting.
Doel van de opdracht
Zo snel en handig mogelijk het vullen van de installatie database organiseren zodat gebruik gemaakt kan worden van de planning en rapportage mogelijkheid van SAP. Gezien de huidige situatie is het van wezenlijk belang om in control te geraken. Dit betekent dat inzicht moet worden verkregen in de hoeveelheid en complexiteit van de achterstalligheid, in welke mate dit geregistreerd dient te zijn en op welke wijze dit kan of moet worden gecombineerd met de 3D grafische registratie. Daarnaast wordt een inschatting gemaakt van welke werkzaamheden en werkinstructies nodig zijn om binnen een bepaalde periode de achterstand weg te werken. 90% van de opdracht bestaat uit het daadwerkelijk organiseren van een eerste inventarisatie in teamverband op de vloer met onze eigen mensen en relaties. Er bestaat eigenaarschap en men rapporteert op een standaard manier. De sfeer binnen de afdeling is goed en men werkt hard.
Concrete resultaten inventarisatie
Fase 1 (1-2 maanden)
-Snel inzicht in workload, achterstand, complexiteit, relaties en methodieken (3 weken)
- Kort plan van aanpak tot wegwerken achterstand (3 weken)
- Wat moet in aantal en waarom worden geregistreerd
- Welke gebouwen in welke volgorde met welk benodigd kennisniveau
- Met welke resources en middelen
- Instrueren van werkvoorbereider, meewerkend voormens (reeds in Ziekenhuis)
- Overzicht van benodigde werkinstructies ( 3 weken), opleveren (6 weken)
- Opstellen personele (team)planning en proces voor daadwerkelijk inventarisatie (6 weken)
- Werven van team studenten, tijdelijke krachten en medewerkers voor fase 2 (8 weken)
- Voorbereiden van een maandelijkse MT rapportage (stand van zaken, backlog, workload)
- Iets zeggen over benodigdheid van 3D modellen en de relatie met de SAP registratie
Fase 2 – daadwerkelijke inventarisatie
- Verder uitbouwen team bestaande uit collega’s en studenten, trainen en werkzaamheden
- Dagelijkse coördinatie op de vloer van team, voortgang en uitdagingen
- Werkvoorbereiding voor het team (1 week vooruit, 1 dag vooruit specifiek)
- Processen en werkzaamheden staan op papier (handboek)
- Parallel opstellen werkwijze beheer van equipments (n.a.v. wijzigingen, nieuwe opleveringen)
- Later in de tijd: afstemmen fysiek op locatie samenvoegen beheergroep met bedrijfsbureau
- Bijdragen aan het jaarplan voor 2014 (of meerjarenplan)
- Veranderen van de cultuur naar “can-do”
- Vinger aan de pols en een goede sfeer
Planning:
eerste 4 weken:
- Analyse
- 3D modellen?
- Achterstand
- Maandelijks dashboard
- Kort plan
- Milestones bepalen
Volgende 4 weken:
- Teamlead
- Week en dagplanning
- Werkinstructies
- Werkplekken
- Werven
Bij verlenging:
• Opschalen
• Achterstand wegwerken
• Jaarplan
• Borgen processen
• Overdracht aan bedrijfsbureau
• Verhuizing
De kandidaatomschrijving
- Staat graag op de vloer – daar waar het gebeurt
- Denkt goed vooruit: wat heb ik voor volgende week nodig, wat heb ik voor morgen nodig
- Kan mensen verleiden tot werkzaamheden
- Goede interactie met mensen van allerlei pluimage
- Zeer zeer helder in het organiseren van werkzaamheden
Dit is een opdracht voor 24 tot 36 uur per week. Wij kunnen 24 uur garanderen.
Gesprekken zullen plaatsvinden op 11 september en 12 september.
De planning
|
Datum publicatie |
21 augustus 2013 |
|
Sluiting vragen |
26 augustus 2013 |
|
Beantwoording vragen |
26 augustus 2013 |
|
Sluiting opdracht |
3 september 2013 |
|
Gesprekken |
11 september 2013 |
|
Terugkoppeling |
23 september 2013 |
Eisen
-Je bent in het bezit van een relevante HBO/WO diploma.
-Je hebt, via CV aantoonbaar, 5 tot 15 jaar recente, relevante projectmatige werkervaring.
-Je hebt, via CV aantoonbaar, minimaal 3 jaar recente ervaring met verandermanagement.
Gunningscriteria
|
-Je bent in het bezit van een relevante WO diploma (ter informatie: dit is een gunning/pré waarmee punten te verdienen zijn, een HBO diploma is voldoende om aan te mogen bieden - met HBO diploma deze regel niet aanvinken)
|
5% |
|
-Je hebt, via CV aantoonbaar, ervaring met SAP.
|
10% |
|
-Je bent, via CV aantoonbaar, zeer goed in Excel, Word en Powerpoint.
|
10% |
|
-Je bent, via CV aantoonbaar, in staat om systemen en processen te doorzien.
|
15% |
|
-Je hebt, via CV aantoonbaar, direct toepasbare kennis van methoden ten aanzien van het vastleggen van informatie van gebouwen en installaties.
|
50% |
|
-Kan snel een team opzetten, instrueren en aan het werk zetten
|
5% |
|
-Geen 9-5 mentaliteit, maar getting the work done
|
5% |
|