Startdatum 18-12-2017

Einddatum 31-03-2018

Optie tot verlenging Ja, in overleg

Uren per week 36

 

 

Opdracht omschrijving

Team DIV

Het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is onderdeel van de dienst Facility Management,  Politiedienstencentrum en draagt (mede) zorg voor de instandhouding van de informatiehuishouding van de politie door adequaat informatie- en archiefbeheer dat voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Het team adviseert proceseigenaren over de inrichting van duurzaam documentbeheer in de dynamische fase. Bovendien zorgt DIV voor het ontwerp (inrichting), de implementatie en het beheer van het Documentmanagement Systeem (DMS).

 

De kerntaken van het team zijn:

Ondersteunen van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement. (Adviesfunctie.)

Duurzaam inrichten en beheren van semistatische archieven, analoog en digitaal. (Beheerfunctie)

De informatiespecialist coordineert de dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor de verdeling van het werk. Neemt deelt aan landelijke projecten, of projecten binnen de eenheid coördineert, bijvoorbeeld met betrekking tot invoering van de digitale postkamer binnen de eenheid.

Voor wat betreft de duur van de opdracht; voor nu is in de aanvraag 31-03-2018 als einddatum opgenomen, echter wordt het contract in alle waarschijnlijkheid tot en met 31-12-2018 verlengd met daarna een optie op verlenging van 4 maanden.  

 

Doelstelling

Vernieuwend op het gebied van digitalisering van de informatievoorziening. Kunnen anlayseren van  informatievraagstukken en een oplossing kunnen aandragen.

 

Verantwoordelijkheden

Is verantwoordelijk voor de coordinatie van de dagelijkse werkzaamheden en voor de coordinatie en uitvoering van projecten.

 

 

Vakmatige taken

De Informatiespecialist DIV

levert producten en diensten, met name in het archiveringsproces, gebruik makend van gestandaardiseerde (specialistische) methoden en technieken.

Hij/zij verricht zaakcoördinatie, bijvoorbeeld met betrekking tot het proces van vernietiging en van overdracht aan het NA, maar ook bij vernieuwingsprojecten binnen de eenheid.

Hij/zij past zelfstandig richtlijnen toe, bijvoorbeeld voor vaststellen bewaartermijn, bewerking van complexe dossiers, vaststellen beperking openbaarheid etc.

Hij/zij ondersteunt medewerkers binnen de eenheid bij de toepassing van methoden en technieken. Bijvoorbeeld binnen het postproces bij het beoordelen of een brief mag worden geopend.

Hij/zij stelt – in het kader van voorbereiding en mede aan de hand van beschikbare formats –plannen van aanpak op voor de toepassing van vastgestelde beleidsproducten.

Hij/zij onderhoudt contact met collega’s binnen de eenheid en met de beleidsadviseurDIV van de eenheid voor een gezamenlijke aanpak van vastgestelde beleidsproducten

Hij/zij maakt uitvoeringsafspraken voor de DIV eenheid binnen de centraal vastgestelde kaders en richtlijnen en doet voorstellen vanuit de uitvoeringspraktijk ter verbetering van de uitvoering van de toepassing van vastgestelde beleidsproducten

Hij/zij bevordert als mentor de professionaliteit van collega’s.

Hij/zij ondersteunt gebruikers, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van complexe DIV werkzaamheden binnen de dynamische fase.

Hij/zij neemt specialistische en overkoepelende informatievragen in behandeling.

 

Van de informatiespecialist DIV wordt ook verwacht dat deze deelneemt aan landelijke projecten, of projecten binnen de eenheid coördineert, bijvoorbeeld met betrekking tot invoering van de digitale postkamer binnen de eenheid.

Leidinggevende taken

Aansturing van de dagelijkse werkzaamheden binnen het DIV team op de Eenheid en projectleden in de uitvoering van een project kunnen aansturen.

 

Contacten

DIV Leiding (Eenheid en Landelijk)

DIV medewerkers waaronder ook informatiespecialsten van de andere Eenheden

Klanten / Gebruikers

 

Inzet in de lijn of project

Inzet is op projectmatige basis

 

 

Opleiding

Minimaal MBO-4 is een eis

 

 

Werkervaring

Minimaal 3 jaar werkervaring als informatiespecialist binnen het vakgebied digitalisering van de informatievoorziening

Aantoonbare werkervaring met het opstellen van projectplannen

Aantoonbare werkervaring met het nieuwe digitale werken

 

 

Competenties

Probleemanalyse op informatievraagstukken

Initiatief

Klantgerichtheid

Zelfstandigheid

Samenwerken.

Mondelinge en schriftelijke communicatie vaardigheden

 

 

Eisen en gunningscriteria

Beschikbaarheid

 

De Externe is inzetbaar vanaf 18-12-2017 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-03-2018 voor 36 uur per week.

 

Voor wat betreft de duur van de opdracht; voor nu is in de aanvraag 31-03-2018 als einddatum opgenomen, echter wordt het contract in alle waarschijnlijkheid met een jaar verlengd met daarna een optie op verlenging.  

 

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Beoordeling en verificatie van uw offerte

Prijs (eisen)

 

Maximaal: € 80,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Kwaliteit (eisen)

 

Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 7 pagina's A4.

Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc

 

Eis 1:

Minimaal een afgeronde erkende MBO-4 diploma is een eis.

 

Deze afgeronde en erkende opleiding moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer diploma is behaald. Bij het niet benoemen of diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

De uitgenodigde kandidaat dient (minimaal een dag) voor het verificatiegesprek bewijsmiddelen zoals kopie diploma(s)/certificaten te kunnen overleggen aan de inhuurdesk. Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

 

Eis 2: 

Minimaal 3 jaar werkervaring als informatiespecialist binnen het vakgebied digitalisering van de informatievoorziening.

 

Benoem deze eis en het subnummer van deze eis expliciet op het CV. Benoem daarnaast de werkzaamheden, de naam van de opdrachtgever(s.), de perioden [mm-jjjj] en geef een toelichting op het CV van uw werkervaring binnen het vakgebied digitalisering van de informatievoorziening. 

 

Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring, de werkzaamheden en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

Eis 3:. 

Aantoonbare werkervaring met het opstellen van projectplannen (kandidaat moet in staat zijn om een project/implementatieplan/business case op te stellen) 

 

Benoem deze eis en het subnummer van deze eis expliciet op het CV. Benoem daarnaast de werkzaamheden, de naam van de opdrachtgever(s.), de perioden [mm-jjjj] en geef een toelichting op het CV van uw werkervaring met het opstellen van projectplannen. 

 

Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring, de werkzaamheden en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

Eis 4: 

 

- Probleemanalyse op informatievraagstukken: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

- Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.

- Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.

- Zelfstandigheid: is in staat zijn om problemen of belemmeringen te signaleren en deze zo snel mogelijk op te lossen. Alert zijn op en anticiperen op kansen, mogelijkheden of problemen, en er snel op reageren.

- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

- Mondelinge en schriftelijke communicatie vaardigheden: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

 

Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal aanbieding terzijde worden gelegd.

Gunningscriteria (wensen)

20 %

Wens 1: Aantoonbare recente werkervaring in een overheidsorganisatie. 

 

De werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het(sub) nummer van de wens en benoem de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. 

Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

80 %

Wens 2: Werkervaring met het nieuwe digitale werken is een wens.

 

Je bent bekend met het nieuwe digitale werken, kan meedenken op het gebied van processen en informatieontwikkelingen en je bent bekend met de ontwikkelingen op dit vakgebied. 

 

 

Planning

Start publicatie  12-10-2017 00:00 

Einddatum vragen 17-10-2017 09:00 

Beantwoording vragen 17-10-2017 23:59 

Sluiting publicatie 23-10-2017 09:00 

Beoordeling offertes (vanaf) 23-10-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling 31-12-2017 23:59