Startdatum 15-01-2018

Einddatum 31-12-2021

Optie tot verlenging Eenmaal een maximum van 12 maanden

Uren per week 32 uur gemiddeld

 

 

Opdracht omschrijving

 

Scope

Dit project heeft betrekking op de bewerking, selectie en inventarisering van alle bestanden zoals deze zijn aangemerkt als achterstand van voor 2007. In totaal betreft het 3.172 strekkende meter. Deze zijn te verdelen als:

Te vernietigen bestanden 832 m

Bewerking dynamische bestanden 312 m

Te bewerken bestanden 2028 m

Binnen het project te vernietigen bestanden 144 m

Na 2022 te vernietigen bestanden van voor 2007 245 m

Op termijn te vernietigen bestanden 1700 m

Buiten scope van het project

Het project omvat niet het met terugwerkende kracht voorbereiden van bestanden die nu nog een actuele waarde hebben voor de gemeente op scanning. Backlogscanning vindt dus niet plaats binnen het project.

De bewerking van te bewaren bestanden die zijn gevormd na 2006 vallen niet binnen de scope van het project.

 

 

Verantwoordelijkheden

Het project zal worden uitgevoerd door de inzet van een team dat bestaat uit 2 fte ervaren medewerkers van Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van De Connectie en de projectcoördinator als meewerkend voorman. Het project wordt aangestuurd door een opdrachtgever. De opdrachtgever draagt de eindverantwoordelijkheid voor het gehele project. 

Rollen

Binnen het project zijn 3 rollen te onderscheiden:

 

 

Opdrachtgever

Projectcoördinator

Medewerker archiefbewerking.

Voor deze opdracht zoeken wij een projectcoördinator, deze krijgt de volgende taken:

Het dagelijks aansturen van zijn team

Het sturen op productiviteit en kwaliteit

Het begeleiden van projectdeelnemers

Het wekelijks rapporteren aan de opdrachtgever

Het zorgdragen voor de selectie van complexe archieven

Het inventariseren van complexe archiefbestanden

Het op basis van senioriteit geven van werkopdrachten binnen het eigen team

Het proactief meedenken over de meest pragmatische manier van werken

Het doen van verbetervoorstellen om de kwaliteit te verhogen en de doorlooptijd te verkorten

Het opstellen van werkinstructies

Het bijhouden van een project- en voortgangsadministratie

Het werk van collega’s controleren en optreden als vraagbaak

Het invoeren van gegevens in Mais-Flexis.

De projectcoördinator werkt voor de opdrachtgever, deze heeft de volgende taken:

Het managen van de realisatie

Het opleveren van de resultaten

Het onderhouden van contacten met GA

Is verantwoordelijk voor het eindresultaat van de opdracht.

De projectcoördinator krijgt een team van twee medewerkers archiefbewerking toegewezen, zij voeren  de volgende werkzaamheden uit:

Het zorgdragen voor de selectie van dienstarchieven en homogene bestanden

Het inventariseren van dienstarchieven en homogene archiefbestanden

Het invoeren van gegevens in Mais-Flexis

Het uitvoeren van werkopdrachten binnen het eigen team

Het proactief meedenken over de meest pragmatische manier van werken

Het doen van verbetervoorstellen om de kwaliteit te verhogen en de doorlooptijd te verkorten

Het logistiek verzorgen van transporten

Het bijhouden van overzichten

Het bijhouden van de voorraadadministratie

 

 

Eisen

Beschikbaarheid

 

De kandidaat is inzetbaar vanaf 15 januari 2018 tot en met 31 december 2021 voor ongeveer 32 uur per week (gemiddeld). De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

U voegt een toelichting toe en gebruikt hiervoor niet meer dan 250 woorden.

Overige eisen

 

U voegt een cv van maximaal 4 pagina's A4 toe.

 

 

 

Gunningscriteria Kwaliteit

30 % Graag aangeven of de kandidaat:

1. in bezit is van een relevante vooropleiding (HBO/WO), zoals SOD 1 en SOD 2, HMDI, en VVA; 

2. een opleiding heeft in projectmanagement en gerelateerde methodieken zoals PRINCE 2 Agile, Scrum (of vergelijkbaar);

3. een opleiding heeft in Mais Flexis (pré) of een vergelijkbaar archief beheersysteem.

U voegt een toelichting toe en gebruikt hiervoor niet meer dan 500 woorden.

 

 

30 % 1. Heeft de kandidaat ervaring met het bewerken van archieven, waaronder:

- het selecteren  (kunnen toepassen van selectiedocumenten),

- het gereed maken voor vernietiging (o.a. opmaken van vernietigingslijsten en/of bijwerken van gegevens in bestaande en toekomstige document managementsystemen) en 

- het overbrengen van archieven (opmaken van een inventaris en materiële verzorging)?

2.  Heeft de kandidaat ervaring in het werken met verschillende document-managementsystemen zoals Documentmanager en Alfresco.

3. Heeft de kandidaat ervaring met het overbrengen van archieven naar Regionaal Historische Centra. Zo ja welke?

U voegt een toelichting toe en gebruikt hiervoor niet meer dan 1000 woorden.

 

 

30 % Het is van belang dat de kandidaat  kennis/ ervaring heeft in projectmatig werken en het sturen en begeleiden van medewerkers op deze projecten.

Omschrijf in het kort een geslaagd, vergelijkbaar project. U omschrijft:

 - welke aanpak u heeft gekozen, 

- welke elementen van die aanpak succesvol waren, 

- welke zaken minder goed verliepen en hoe u dit heeft opgelost om het project goed af te ronden?

- u gaat tevens in op het aansturen en begeleiden van medewerkers op dit project.

U voegt een toelichting toe en gebruikt hiervoor niet meer dan 1000 woorden.

 

 

10 % Binnen een project is communicatie zowel naar de interne als externe organisaties erg van belang; kunt u aangeven op welke wijze en welke communicatiemiddelen u binnen projecten heeft ingezet en welke daarbij het meest effectief zijn gebleken?

U voegt een toelichting toe en gebruikt hiervoor niet meer dan 250 woorden.

 

 

Gunningscriterium Prijs

Maximaal: € 60,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

 

 

Competenties te toetsen in interviewfase

Beschrijving (uitleg)

In de interviewfase beschrijft de kandidaat wat hij/zij onder een project- en voortgangsadministratie verstaat en uit welke onderdelen deze bestaat.

Hij/zij geeft voorbeelden van projecten (beschrijving geven) waarbij hij/zij door het doen van verbetervoorstellen de kwaliteit van het product heeft verhoogd en de doorlooptijd heeft verkort.

Hij/zij omschrijft zijn aanpak bij het overbrengen van archieven naar een Regionaal Historisch Centrum; hij/zij geeft daarbij aan welke succesfactoren hij/zij heeft ingezet om een project te laten slagen.

 

 

Planning

Start publicatie 16-11-2017 00:00 

Einddatum vragen 24-11-2017 10:00 

Beantwoording vragen 30-11-2017 23:59 

Sluiting publicatie 07-12-2017 10:00 

Beoordeling offertes (vanaf) 07-12-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling 19-12-2017 23:59