Startdatum 02-01-2018

Einddatum 21-12-2018

Optie tot verlenging 4 x 6 maanden

Uren per week 32 uur

 

 

Opdracht omschrijving

De provincie realiseert haar maatschappelijke opgaven via de inzet van diverse financiële en niet-financiële instrumenten. Subsidieverstrekking behoort tot de financiële instrumenten. Door het verstrekken van subsidie aan onze externe partners en andere initiatiefnemers ondersteunen we een breed scala aan uitvoeringsprojecten. Jaarlijks verlenen we ruim € 300 miljoen subsidie.

De afdeling Subsidieverlening zorgt voor de uitvoering van de subsidieverstrekking, voor bijna alle provinciale beleidsterreinen. De aanvragers komen uit alle hoeken van Gelderland: van gemeenten tot particulieren en van kenniscentra tot individuele bedrijven. Binnen de afdeling worden de binnenkomende subsidieaanvragen beoordeeld, de subsidies al dan niet verleend en de gesubsidieerde projecten tijdens de uitvoering gevolgd. Na afronding van het project wordt door de aanvragers voor een deel van de subsidies de eindafrekening opgesteld en ingediend (vaststelling).

De automatisering van het subsidieproces is gepland en wordt uitgevoerd door de eigen provinciale afdeling Informatisering en automatisering (I&A); de verschillende componenten worden volgens provinciaal IT-beleid op de markt ingekocht.  Er is reeds een start gemaakt met het beschrijven van de deelprocessen, maar de sturing van alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om het totale proces tijdig te beschrijven en het kwaliteitssysteem te implementeren, ook in de automatisering, ontbreekt. Hiervoor wordt als aanvulling op de projectmanager een bedrijfsarchitect gezocht.

Het beschrijven van de deelprocessen wordt samen met de medewerkers opgepakt. De medewerkers (ca 60) zijn verantwoordelijk voor onderdelen van het subsidieproces.

Aan het eind van 2017 komen de eerste onderdelen van de automatiseringstool gereed en wordt met de implementatie ervan gestart. De koppeling van subsidieproces en automatisering en de implementatie van nieuwe werkwijzen in de komende  tijd, vormen een uitdaging en vragen naast een goede planning, prioritering van de verschillende projecten door een  projectmanager ook een ervaren bedrijfsarchitect

Deze bedrijfsarchitect spreekt zowel de taal van de automatiseringsdeskundigen als die van de gebruikers, de medewerkers van de subsidie-afdeling van de Provincie Gelderland. Hij/zij kan inschatten op basis van de reeds aanwezige automatiseringsplannen welke onderdelen van het proces wanneer moeten worden aangepakt, kan overzien in welk tempo de beschrijving van werkwijzen moet gebeuren en beschikt over de overtuigingskracht om medewerkers mee te nemen in het aanleren van nieuwe werkwijzen, waarbij de voordelen van de nieuwe automatisering ten volle worden benut.

 

 

Verantwoordelijkheden

Taken en verantwoordelijkheden:

Als bedrijfsarchitect ben je samen met de projectmanager verantwoordelijk voor de inrichting van de projectorganisatie binnen de afdeling subsidies. Door onder andere de inrichting van projectportfolio management en governance regisseert dit duo de samenhang tussen de projecten. 

Als bedrijfsarchitect ben  je werkzaam op het grensvlak van bedrijfsanalyse en bedrijfsarchitectuur. Je bent verantwoordelijk voor de inhoudelijke samenhang van de projecten binnen de afdeling subsidies. Je inventariseert en analyseert knelpunten in de procesgang (o.a. perspectieven uniformering, automatisering en borging kwaliteit) en formuleer je  voorstellen tot verbetering in de volle breedte van de afdeling. Deze vertaal je vervolgens inhoudelijk door naar roadmaps voor projecten. 

Gedurende de uitvoering van de projecten bewaak je de samenhang en ondersteun je de projecten door o.a. het uitvoeren van analyses en opstellen van ontwerpen op hoofdlijnen. 

 Je valt direct onder de afdelingsmanager van de afdeling subsidies. Op managementniveau wordt  je gezien als een onafhankelijke kritische partner en je voorziet de afelingsmanager van advies.

 Samen met de projectmanager ben je verantwoordelijk voor:

Afstemmen werkzaamheden automatisering – subsidieverlening

Zorgdragen voor goede projectplanning en -organisatie

Bestaande subsidieproces uitlijnen (lean) en in deelprocessen uitschrijven, met de medewerkers

Adviseren van het management

Opstellen implementatiestrategie

Implementeren nieuwe werkwijzen in de afdeling

Conitue bewaking van het project en terugkoppeling aan het management

Actieve communicatie met relevante stakeholders

Borgen: inrichten van de beheerorganisatie

 

 

 

Gunningscriteria Kwaliteit

40 % Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2011-2018) met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen en inrichting van processen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

 

Externe kan één (1) opdracht/project beschrijven waaruit blijkt dat ervaring is opgedaan met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen EN één (1) opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met inrichting van processen (10 punten) 

Externe kan één (1) opdracht/project beschrijven waaruit blijkt dat ervaring is opgedaan met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen OF één (1) opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met inrichting van processen (6 punten)

Externe kan geen opdrachten/projecten beschrijven waaruit blijkt dat ervaring is opgedaan met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen en/of met inrichting van processen (0 punten)

 

 

30 %Externe beschikt aantoonbaar over een afgeronde training/opleiding bedrijfsarchitectuur. Benoem de naam van de training/opleiding en het jaar waarin de training/opleiding is afgerond.

 

Externe beschikt over een afgeronde training/opleiding bedrijfsarchitectuur (10 punten) 

Externe beschikt niet over een  afgeronde training/opleiding bedrijfsarchitectuur (0 punten).

 

 

30 % Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met bedrijfsarchitecturen (zoals NORA en PETRA) binnen een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

 

Externe heeft ervaring met bedrijfsarchitecturen binnen een overheidsorganisatie (10 punten).

Externe heeft geen ervaring met bedrijfsarchitecturen binnen een overheidsorganisatie (0 punten).

Gunningscriterium Prijs

 

Minimaal: € 90,00

Maximaal: € 115,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

 

 

 

Planning

Start publicatie  28-11-2017 00:00 

Einddatum vragen 04-12-2017 23:59 

Beantwoording vragen 05-12-2017 23:59 

Sluiting publicatie 11-12-2017 23:59 

Beoordeling offertes  (vanaf)12-12-2017 00:00 

Verwachte terugkoppeling 21-12-2017 23:59