Opdracht

In verband met vertrek van twee interim secretaresses zijn wij op zoek naar ervaren secretaresses  voor een periode van 3 maanden met de optie tot verlening.

 

 

Jouw uitdaging/werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor de directe secretariële ondersteuning van één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Jij bent in staat om uiterst zorgvuldig, zelfstandig, professioneel en volledig digitaal ondersteuning te bieden aan één of meerdere bestuurders. Van jou verwachten wij dat jij flexibel en klantgericht bent en geen negen tot vijf mentaliteit hebt. Jij werkt in deze functie coöperatief en nauw samen met het college, jouw directe collega’s uit het team bestuursondersteuning, de ambtelijke organisatie en derden. Verder ben jij resultaatgericht, initiatiefrijk, communicatief vaardig en ben jij bereid te investeren in de organisatie, het team en jezelf.

 

 

Hoofdtaken

Algemene secretariële dienstverlening (volledig digitaal) aan één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders.

Agendabeheer, e-mailbeheer, eventueel beheer facebookpagina bestuurder, afspraken maken.

Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken.

Ontvangen bezoekers.

Behandelen van correspondentie.

Voorbereiden - organisatorisch en administratief - van vergaderingen en bijeenkomsten.

Uitzetten van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking; toezien op voortgang en tijdige afhandeling van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten; koppelt waar nodig terug.

Signaleren en informeren van bestuur, directe collega’s en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken.

Meedenken over het werkproces en bijhouden ontwikkelingen op het eigen vakgebied.

 

 

Vereisten / knock-outcriteria

1. Minimaal 3 jaar aantoonbar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeentelijke overheid

2. Minimaal afgeronde secretariële opleiding op MBO 4 niveau

3. 32 uur per week beschikbaar

4. Per aanvangsdatum inzetbaar

 

 

Gunningscriteria (weging)

5.Tarief maximaal € 60,- (incl.reiskosten)(50%)

6. Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (50%)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase. De eerste beoordelingsfase wordt door Flextender uitgevoerd.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria door de opdrachtgever. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

Gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen

Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Uitstekend in staat te werken met standaard kantoorapplicaties en volledig digitaal te werken

Geen negen tot vijf - mentaliteit

Overige competenties: klantgericht, dienstverlenend, stressbestendig, positief, flexibel, zelfstandig maar ook coöperatief, bereid om in het team te investeren, proactief, resultaatgericht, accuraat, tactvol, neemt initiatief, representatief, zakelijke houding