Startdatum 04-06-2018

Einddatum 31-12-2018

Optie tot verlenging Ja

Uren per week 32

 

 

Doelstelling

De Management Assistent ondersteunt de programmamanager en het programma management team waarbij de nadruk ligt bij agendabeheer en de voorbereidende werkzaamheden voor deze afspraken wordt als hoofdtaak gezien. Jij bent de rechter- en betrouwbare hand van het programma management team.

Verantwoordelijkheden

Je voert zelfstandig ondersteunende en administratieve taken uit voor het programma management team.

 

 

 

Vakmatige taken

Agendabeheer,

plannen en voorbereiden van vergaderingen,

beheren van het programma archief in Sharepoint,

administratieve ondersteuning,

verzorgen van facilitaire ondersteuning,

organiseren van bijeenkomsten,

contact onderhouden met stakeholders, en

alle overige bijkomende werkzaamheden

 

 

Leidinggevende taken

Niet van toepassing. 

 

 

Contacten

Je hebt contact met de leden van het programma management team

 

 

Inzet in de lijn of project

Je wordt ingezet in het programma DWS.

 

 

Opleiding

Afgeronde MBO opleiding. 

 

 

Werkervaring

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Management Assistent binnen een organisatie van 2000 medewerkers of meer is een eis.

Uitstekende kennis van MS Office is een eis.

Aantoonbare werkervaring binnen een project of programma bestaande uit 50 medewerkers of meer is een wens.

Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie is een wens.

Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een management team is een wens.

 

 

 

Competenties

Je bent integer, betrouwbaar en een harde werker. Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

Accuraat

Flexibel

Initiatief

Resultaatgerichtheid

Stressbestendig

Servicegericht

Goed in samenwerken

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Beschikbaarheid

De Externe is inzetbaar vanaf 04-06-2018 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-12-2018 voor 32 uur per week.

 

Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd.

 

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Beoordeling en verificatie van uw offerte

 

 

Prijs (eisen)

Geen limieten

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

 

 

 

Kwaliteit (eisen)

Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 7 pagina's A4.

U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc

 

Eis 1: Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Management Assistent binnen een organisatie van 2000 medewerkers of meer. Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

Eis 2: Uitstekende kennis van MS Office. Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

Eis 3: De kandidaat beschikt over de volgende competenties:

 

Accuraat: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.

Flexibel: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.

Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

Stressbestendig: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.

Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

 

Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef tijdens het gesprek aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van de opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal aanbieding terzijde worden gelegd.

 

Eis 4: Minimaal een afgeronde erkende MBO-opleiding. Deze afgeronde en erkende opleiding moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer diploma is behaald. Bij het niet benoemen of diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

 

De uitgenodigde kandidaat dient (minimaal een dag) voor het verificatiegesprek bewijsmiddelen zoals kopie diploma(s)/certificaten te kunnen overleggen aan de inhuurdesk. Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

Gunningscriteria (wensen)

40 %

Wens 1: Aantoonbare werkervaring binnen een project of programma bestaande uit 50 medewerkers of meer. Noem het nummer van de wens en benoem de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj].  Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

20 %

Wens 2: Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie. Noem het nummer van de wens en benoem de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

40 %

Wens 3: Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een management team. Noem het nummer van de wens en benoem de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj].  Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

 

 

 

Planning

Start publicatie  04-04-2018 00:00 

Einddatum vragen 10-04-2018 10:00 

Beantwoording vragen 10-04-2018 23:59 

Sluiting publicatie 16-04-2018 10:00 

Beoordeling offertes (vanaf) 16-04-2018 00:00 

Verwachte terugkoppeling31-05-2018 23:59