Startdatum: 29-10-2018
Einddatum: 31-12-2018
Optie op verlenging: Ja
Aantal uur per week: 36

Het Team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) is onderdeel van de Dienst Facility Management
en zorgt (mede) voor de instandhouding van de informatiehuishouding van de organisatie door adequaat informatie- en archiefbeheer.
Het team adviseert proceseigenaren over de inrichting van duurzaam documentbeheer in de dynamische fase.
Bovendien zorgt DIV voor het ontwerp (inrichting), de implementatie en het beheer van het Documentmanagement Systeem.

De kerntaken van het team zijn:

- ondersteunen en adviseren van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement(adviesfunctie);
- duurzaam inrichten en beheren van semi statische archieven, analoog en digitaal (beheerfunctie).

Doelstelling

Het adviseren van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement
en het beheren van semi statische archieven zijn kritische bedrijfsprocessen binnen de organisatie.
Heb jij co-ordinerende en coachende kwaliteiten en daarnaast kennis van informatiemanagement?
Meerdere teams DIV zoeken een nieuwe teamleiders.

De komende tijd, waarin transitie van het landelijke team DIV, implementatie van het nieuwe Documentmanagement Systeem en inrichtingsvraagstukken
van landelijk georganiseerde proceseigenaren op de voorgrond staan, stuur je de eenheden aan vanuit het landelijk DIV belang.

Je draagt bij aan het realiseren van de veranderopgave van DIV en haar veranderdoelen,
het stroomlijnen van informatiemanagement in de dynamische fase (aan de voorkant komen) en de implementatie van DMS.

Verantwoordelijkheden

- een zeer actieve bijdrage leveren aan het MT DIV en het oppakken van landelijke zaken;
- medeverantwoordelijk zijn voor het landelijk DIV uitvoeringsbeleid;
- aansluiten van de DIV-organisatie (houding en gedrag van DIV medewerkers) binnen de eenheid aan de landelijke DIV organisatie;
-inhoudelijke aansturing van de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers DIV binnen de eenheden;
- implementeren van veranderdoelen in het kader van de uniformering en standaardisering van de werkwijzen binnen de eenheden;
- opstellen van een teamjaarplan binnen de kaders van het DIV bedrijfsplan. De teamchef DIV stelt deze teamjaarplannen vast, jij faciliteert en monitort de te behalen resultaten.

Vakmatige taken

Verder ga je je bezig houden met het coachen en begeleiden van medewerkers DIV binnen de eenheden en ben je verantwoordelijk voor hun professionele ontwikkeling.
Je wordt daarbij ondersteund door de gespecialiseerd medewerker die zorgt voor de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer.
Je voert de jaargesprekken (beoordelings-, functionerings- en ontwikkelgesprekken) met de medewerkers van de DIV-eenheid.
Tot slot implementeer je de veranderdoelen in het kader van de uniformering en standaardisering van werkwijzen binnen de eenheid.
Je wordt daarbij ondersteund door de operationeel adviseur DIV.

Leidinggevende taken

Als teamleider geef je inhoudelijke sturing aan het Team Documentaire Informatievoorziening (DIV) en stuur je 2 teams aan in Assen (13 fte) en in Apeldoorn (20 fte).
Je handelt ook vanuit landelijk DIV-belang, draagt dit uit en weet dit te vertalen naar de DIV eenheden. Je bent lid van het MT DIV.

Functie eisen

Je hebt minimaal een relevante afgeronde hbo-opleiding
In de afgelopen 8 jaar heb je minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als teamleider, waarbij het team bestaat uit meer dan 15 fte.
Je hebt minimaal 1 jaar kennis en ervaring opgedaan binnen het DIV domein en kan daarom overbrengen waar DIV voor staat.
Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen van een teamjaarplan binnen de kaders van het bedrijfsplan.
Je kan ontwikkelgesprekken met medewerkers voeren en kan dit middels een onderbouwing aantonen hoe je dit aanpakt als het gaat om een verandering van een functie van medewerkers.

Competenties
 

- Visie
- Overtuigingskracht
- Organisatievermogen
- Coachen
- Besluitvaardigheid
- Betrokkenheid
- Samenbindend leiding geven
- Veranderingsgerichtheid
- Probleemanalyse
- Sociale vaardigheid
- Politieke (bestuurlijke) sensitiviteit