Tenderplace

DOEL VAN DE AFDELING
Het bieden van ondersteuning, zoals secretariële en financiële ondersteuning, post en archiefzaken, P&O en Informatisering en Automatisering ten behoeve van het primaire proces binnen de Omgevingsdienst West-Holland.

DOEL VAN DE FUNCTIE
Voert operationele werkzaamheden uit m.b.t. DIV. Registreert inkomende en uitgaande post en bereidt de overdracht van stukken naar externe partijen voor, incl. het verwerken van de benodigde gegevens in het postregistratiesysteem t.b.v. dossiervorming en archivering.

POSITIE
-Legt verantwoording af aan het hoofd Bedrijfsbureau.
-Heeft contact met externen waarbij het gaat om informatieverstrekking en het verkrijgen van begrip. Intern is het contact instructief en gericht op het verkrijgen van medewerking.
-Bij de uitvoering van de werkzaamheden zijn werkinstructies en (gemeentelijke) richtlijnen inzake procedures e.d. als uitgangspunten voorhanden.

RESULTAATGEBIEDEN

4.1 Registratie

-identificeert informatie
-ontsluit informatie
-verstrekt registratienummers

Prestatie-indicatoren

-juistheid en tijdigheid in alle werkprocessen
-nauwkeurigheid

4.2 Archivering

-voert gegevens in het archiefsysteem in
-vormt dossiers
-behandelt aanvragen dossiers voor externe partijen

Prestatie-indicatoren
-tijdige uitvoering
-nauwkeurige dossiervorming
-tijdige behandeling dossieraanvragen

4.3 Control en beheer
-controleert steekproefsgewijs de kwaliteit van de scans aan de hand van op te stellen criteria
-controleert de ontsluiting van de digitale bestanden in het archief
-beheert en bewerkt archiefbescheiden
-signaleert problemen en lost deze op

Prestatie-indicatoren
-kwaliteit en tijdigheid in het controleren, beheren en oplossen van problemen
-overzichtelijkheid zakendossier

4.4 Ondersteuning
-verstrekt informatie
-signaleert afwijkingen en/of knelpunten in de hele DIV procedure
-ondersteunt gebruikers binnen de organisatie m.b.t. DIV
-onderzoekt informatiebronnen

Prestatie-indicatoren
-klantgerichtheid
-kwaliteit van de informatievoorziening

KRITIEKE SITUATIES
Moet in staat zijn afwijkingen te signaleren en acties te ondernemen om dit bij te sturen. De medewerker DIV zal flexibel moeten kunnen werken tussen de uit te voeren opdracht en de overige organisatie. De medewerker heeft een dienstverlenende instelling en zorgt er voor dat anderen voldoende ondersteuning krijgen bij het gebruik maken van DIV. De bijdrage van medewerkers bij het vormen van een zakendossier moet door de Medewerker DIV worden bewaakt.

6. COMPETENTIES

6.1 Gedragsvaardigheden
-mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
-probleemanalyse
-omgang met details
-aanpassingsvermogen
-stressbestendigheid
-klantgerichtheid

6.2 Kennis
-beroepsopleiding op MBO-niveau
-kennis van DMS Verseon
-kennis van Squit XO

7. BEWEGINGSVAARDIGHEID
In deze functie worden typewerkzaamheden in meer dan 50% van de werktijd verricht.

Aanvraag gunningscriteria

Omschrijving	Knock-out	Belang (1 = minst, 10 = meest)
Minimaal 1 jaar werkervaring in soortgelijke functie
Werkervaringseis: - minimaal 1 jaar ervaring met DMS Verseon; - minimaal 1 jaar ervaring met Squit XO
Specifieke vakkennis; - minimaal 1 jaar ervaring met zaakgericht werken - bekend zijn met een Zaaktype catalogus		8
Opleidingseis, minimaal MBO
In de aanbiedingen dienen twee referenties te worden toegevoegd.

Uren en werkdagen

Details opdracht