In verband met ziekte van een van de Management Assistentes zijn wij met spoed op zoek naar een ervaren Management Assistent. De Management Assistent is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de leidinggevenden. Neemt de leidinggevenden veel werk uit handen. De M A beoordeeelt zelfstandig de aard en het doel van inkomende telefoongesprekken, binnenkomende post en emailverkeer en handelt deze indien mogelijk zelfstandig af. Kan snel hoofdzaken van bijzaken onderscheiden in vergaderstukken en kan dit samenvatten in korte leesbare memo’s. Voert contact met andere afdelingen. Maakt afspraken en houdt de agenda’s bij, verzorgt correspondentie, bereidt vergaderingen voor, verzamelt en verspreidt vergaderstukken, notuleert en archiveert en bewaakt de afhandeling van actiepunten en besluiten.
Beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en kan goed met mensen omgaan. Kan uitstekend organiseren. Is integer en kan de vertrouwelijkheid van gegevens en situaties uitstekend beoordelen. Is nauwkeurig en werkt accuraat. Is een representatieve verschijning. Zelfstandigheid, stressbestendigheid, flexibiliteit, professionaliteit, discretie, collegialiteit en loyaliteit zijn competenties waarover de M A beschikt. Is in staat te improviseren, kan goed plannen en systematisch denken. Beschikt over minimaal een mbo 4-opleiding en enige jaren ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een gemeentelijke organisatie.
Bij deze opdracht zijn geen eisen geformuleerd.
Weging prijsdeel: 40%
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling.
Weging: 50%
Verwacht wordt een gedegen kennis van het pakket Office 2007, mn Outlook
Weging: 10%