BESCHRIJVING FUNCTIE

De Adviseur Projectbeheersing voert voor het GVO nat programmateam tactische en operationele zaken op het gebied van projectbeheersing uit (bijv. rapportages, capplan, bijwerken bronbestanden, faciliteren sessies), maakt analyses en geeft advies aan de MPB en andere projectleden. Onderstaande ondersteuning en adviseren van de MPB aangaande deze processen is gericht op de realisatie van de programmadoelstellingen.

Onder aansturing van de Manager Projectbeheersing beheren van budgetten, uitgaven, kosten en prognoses met behulp van SAP en de Projectendatabase.

Onder aansturing van de Manager Projectbeheersing uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van personeelsmanagement met behulp van Capplan.

Onder aansturing van de Manager Projectbeheersing uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van kwaliteitsmanagement (IKB).

Omschrijving Knock-out Belang (1 = minst, 10 = meest) Opleidingsniveau zoals gevraagd in bijgevoegd functieprofiel 7 5 jaar werkervaring zoals gevraagd in bijgevoegd functieprofiel 8 Werkervaring zoals gevraagd onder het kopje: "financieel" (bij functie-eisen) in bijgevoegd functieprofiel 9 Werkervaring zoals gevraagd onder het kopje: "capaciteitsmanagement" (bij functie-eisen) in bijgevoegd functieprofiel 6 Werkervaring zoals gevraagd onder het kopje: "interne kwaliteitsborging" (bij functie-eisen) in bijgevoegd functieprofiel 7 Competenties als samenwerken en Plannen en organiseren 9

Financieel

Afstemmen met de kostenadviseur over (wijzigingen van) de projectraming in relatie tot prognose

Coördineren toetsingsproces raming (i.s.m. MPB)

Opstellen budgetvoorstel in scopeformulier (i.s.m. MPB)

Opstellen budgetreeks (kasreeks & verplichtingenreeks)

Periodieke analyse op actuele werkelijke kosten/uitgaven en ATB (aanvraag tot bestelling)/bestellingen in relatie tot het budget

Afstemmen met de contractmanager over wijzigingen, nieuwe inkopen, verwachte kosten etc.

Toetsen prognose aan budget; bij afwijking prognose van projectbudget bespreken mogelijke beheersmaatregelen Indien nodig aanpassen prognose (in overleg met MPB) en vastleggen in SAP; initiëren budgetmutatie

Regelmatig overleg met IPM-rolhouders over te verwachten uitgaven in relatie tot huidige (deel)budget

Beheer projectstructuur in SAP

Aanmaken ATB ’s voor inkopen > 15.000 euro

Accorderen factuur in workflow SAP

Nakijken en laten accorderen maandelijks overzicht light-facturen door projectmanager

Periodiek aanleveren financiële overzichten voor de voortgangsrapportage

Periodiek toetsen van de onderbouwing van PV’s(prestatieverklaring) van de contractmanager

Capaciteitsmanagement

Aanvragen RWS-personeel via het systeem Capplan

Als aanspreekpunt fungeren voor vragen over capaciteit voor de medewerkers binnen het project

Contact onderhouden met Flexchange voor snelle en correcte afhandeling externe capaciteitsvragen

Contact onderhouden met de planningsunit voor snelle en correcte afhandeling interne capaciteitsvragen

In beeld brengen capaciteitsvraag intern/extern minstens 12 maanden vooruit (i.s.m. IPM-rolhouders)

Regelmatig in overleg treden met IPM-rolhouders over stand van zaken actuele capaciteitsvraag en eventuele wijzigingen

Faciliteren opstellen uitgangspunten en strategie – kwantitatief en kwalitatief – voor organisatiemanagement op basis van de bestaande RWS kaders (bijv. normering kerntaken)

Periodiek aanleveren stand van zaken capaciteitsmanagement t.b.v. de voortgangsrapportage

Zorgvuldige archivering van alle informatie (aanvragen, contracten, actuele capaciteitsplanningen)

Interne Kwaliteitsborging

Opstellen en beheer van uitgangspuntendocument

Faciliteren en beheren van het kwaliteitssysteem , inclusief kwaliteitsmanagementplan

Monitoren van de risicogestuurde auditplanning.

Begeleiden (en uitvoeren) van interne audits. Vaststellen onderwerpen en analyseren van gegevens.

Monitoren verbeteracties aan de hand van de analyses.

Faciliteren van verbetersessies ten behoeven van optimalisaties van processen

Periodiek input leveren voor de voortgangsrapportage