Projectomschrijving

Het project Spookfiles A58 is een project dat valt onder het programma Beter Benutten van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (I&M). De regio Brabant is trekker van het project en voert dit uit samen met het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE), het Ministerie van I&M, diverse diensten van Rijkswaterstaat en de markt. Het is een project waarbij op basis van innovatieve (nog niet ontwikkelde dan wel beproefde) technieken een bijdrage zal worden geleverd aan het oplossen van de zogenaamde spookfiles op de A58 tussen Tilburg en Eindhoven. Spookfiles zijn files die op een weg ontstaan als gevolg van snelheidsvermindering / afremmen van het gemotoriseerde verkeer waardoor het verkeer stroom opwaarts tot stilstand komt.

Of de spookfiles daadwerkelijk oplosbaar zijn en of dit kosteneffectief is, moet blijken uit het project. Het project is erg complex, niet alleen inhoudelijk maar ook qua omgeving en samenwerkingsvorm met de markt.

Provincie Noord-Brabant is aanbestedende dienst van het project namens de samenwerkende overheden. SRE levert in de persoon van Bram Hendrix de projectleider van het project. De vorm van samenwerken is innovatief: via de zogenaamde Pre Commercial Procurement procedure (PCP). Dit is een innovatieve aanbestedingsmethode waarbij in gezamenlijkheid (overheid, kennisinstellingen en markt) in een aantal stappen gewerkt wordt aan een nog niet bestaande oplossing voor een maatschappelijke (mobiliteits)vraagstuk. De overheid definieert hierbij dit maatschappelijke vraagstuk.

Het project is in 2012 gestart en kent een aantal fasen:

-Het opstellen van een Plan van Aanpak (afgerond);

-Verkennende fase (afgerond);

-Haalbaarheidsfase (afgerond);

-Ontwikkelfase (mei 2014 – juni 2015);

-Uitvoeringsfase (juli 2015 – december 2016). Er bestaat een kans dat deze fase uitloopt;

-Uitrol / vermarkten (2017 – 2018).

Bij afloop van iedere fase zal besloten worden of en hoe de volgende fase wordt uitgevoerd.

Organisatiestructuur
Voor de begeleiding van het project is een organisatie opgezet zoals weergegeven in onderstaande figuur. Het kernteam is ambtelijk opdrachtnemer, draagt de verantwoordelijkheid voor de juiste aansturing, vormt de dagelijkse begeleidingsgroep en is eerste aanspreekpunt. Het kernteam bestaat uit vertegenwoordigers van de provincie Noord-Brabant, SRE, het programmabureau Beter Benutten, RWS Zuid-Nederland en RWS Centrale Informatie Voorziening (CIV). De procesbegeleider van het PCP-team neemt deel aan het overleg maar heeft formeel geen beslissingsbevoegdheid.

Het kernteam komt iedere woensdag op een vaste locatie (provinciehuis) bij elkaar.

Het project Spookfiles A58 wordt in de markt gezet via een Pre-Commercial Procurement (PCP) procedure. Het PCP team is verantwoordelijk voor de uitvoering van het PCP proces. Zij doen dit aan de hand van de opdrachten die zij van het kernteam krijgen. In de inschrijvings- en beoordelingsfase heeft dit team met name een verantwoordelijkheid voor het opzetten van de PCP-procedure, het in de markt zetten daarvan en de selectie van marktpartijen. In de ontwikkelings- en in de uitvoeringsfases heeft het marktteam de verantwoordelijkheid voor de gesprekken met de markt. Via voortgangsrapportages (tijd, geld, inhoud) legt het PCP-team 2

verantwoordelijkheid af aan het kernteam. Alle te nemen beslissingen worden voorgelegd aan het kernteam. Het PCP-team bestaat uit een procesbegeleider, technisch ITS-specialist, een PCP specialist en een projectsecretaris.

Wat zoeken wij?
Voor de periode april 2014 tot en met december 2016 zoeken wij een projectsecretaris project Spookfiles A58.

Taken 
-Assisteren van de procesbegeleider PCP-team;

-Secretaris van het kernteam (inclusief voorbereiding agenda, stukken en verslag);

-Secretaris van het PCP-team (inclusief voorbereiding agenda, stukken en verslag);

-Assisteren van het PCP-team in de voorbereiding en tijdens de uitvoering van de beoordelings- en selectiefases;

-Zorgdragen voor archivering van alle informatie en stukken: analoog en digitaal m.b.v. Corsa;

-Zorgdragen voor een open uitwisseling van de documenten en informatie tussen marktpartijen onderling en de overheid;

-Organiseren van overleggen;

-Organiseren van de afstemming tussen de betrokken overheden;

-Zorgdragen voor de financiële afhandeling en administratie van het project o.a m.b.v. SAP;

-Opzetten en uitvoeren van de facturatie van de kosten.

Competentieprofiel

U beschikt over de volgende vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten:
-Verbindend: klantgericht;

-Doortastend: initiatiefrijk, doelgericht handelen;

 Vernieuwend: leervermogen (kennis van en affiniteit met Intelligent Transport Systems hebben / willen opbouwen);

Betrouwbaar: plannen / organiseren, zorg voor kwaliteit;

Ten minste HBO niveau;

2 jaar aantoonbare ervaring met de werkzaamheden zoals omschreven onder taken.

Aard en omvang inhuur

De inzet bedraagt gemiddeld 16 uur per week in de periode mei 2014 tot en met december 2016:

-2014: 480 uur;

-2015: 640 uur;

-2016: 640 uur

Totaal: 1.720 uur.

De projectsecretaris dient per direct te kunnen starten. Bij het eind van iedere fase zoals beschreven op blz.1 zal besloten worden of de taken voortgezet worden en zal de te verwachten inzet voor de nieuwe fase herijkt worden. De in te zetten functionaris dient gedurende de gehele looptijd flexibel inzetbaar te zijn. Het is namelijk van belang dat continuïteit van de inzet van de sleutelspelers in het project geborgd is.

Door in te schrijven op deze uitvraag bevestigt u beschikbaar te zijn voor de periode van april 2014 tot en met december 2016 en voor het gestelde aantal uren.

De Provincie behoudt zich het recht voor om het contract eventueel te beëindigen op basis van een evaluatiegesprek.

Prijs
U dient uw uurtarief, inclusief reis- en verblijfkosten en inclusief eventuele overige bijkomende kosten, exclusief BTW, af te ronden op hele euro's. Het door u ingediende uurtarief is minimaal €80,- en maximaal €95,-.