Omschrijving Knock-out Belang (1 = minst, 10 = meest) Afgeronde opleiding op WO-niveau 7 Tenminste 5 jaar aantoonbare ervaring als projectmanager in een politieke overheidsomgeving met een 'ingenieurs' karakter 9 Aantoonbare ervaring met het opzetten en borgen van projecten op het gebied van migratiestraten en contentmigratie 10 Aantoonbare kennis van en ervaring met het implementeren van een DMS 8 In het bezit van certificaat projectmanager (bijv. IPMA-B of -C en/of Prince2) 7 Werkervaring bij en/ of aantoonbare kennis van Rijkswaterstaat 6

Het programma DIM-visie van Rijkswaterstaat ontwikkelt en implementeert CONNECT hét digitaal platform om documentbeheer en samenwerking te optimaliseren. Medio 2016 wordt het platform gebruikt door alle medewerkers van Rijkswaterstaat. Voorzien is dat tussen medio 2014 en medio 2016 de functionaliteit van het platform steeds verder ontwikkeld wordt door het operationaliseren van een aantal releases.

Kern van het platform is een Document Management Systeem (Sharepoint 2013). Koppelingen met een aantal processystemen (waaronder SAP, Meridian, Relatics, DocGen) zijn voorzien. Ook het implementeren (en het ontsluiten van een aantal bronnen binnen RWS)  van een RWS-brede zoekmachine is onderdeel van de ontwikkeling van CONNECT.

Naast de ontwikkeling en implementatie van het CONNECT platform vormt de transitie van 9500 medewerkers en (naar schatting) 50 à 80 miljoen documenten naar CONNECT een belangrijke opdracht voor het programma DIM-visie. Daarnaast wordt voorzien dat er ook sprake zal zijn van de transitie van een groot aantal (mogelijk enkele miljoenen) technische tekeningen naar CONNECT (met name naar Meridian).

De migratie van een zo omvangrijke document­verzame­ling wordt uitgevoerd met conversiehulpmiddelen. Tevens wordt bij de migratie van documenten en tekeningen een opschoon- en kwaliteitsslag uitgevoerd (onder meer het zo veel mogelijk verwijderen van dubbele versies, aanvullen van  meta-data gegevens, het verbeteren van de naamgeving van documenten, classificatie van (vertrouwelijkheid van) documenten).

Om kennis en evaring op te doen met de document­migratie is een Proof of Concept (PoC)  uitgevoerd. Daarin is op een overzichtelijke schaal bewezen dat de geautomatiseerde migratie van documenten naar CONNECT mogelijk is. Naar aanleiding van de resultaten en bevindingen van de PoC wordt nu een 'migratiedienst' ingericht, waarmee de geautomatiseerde migratie van documenten van diverse bronsystemen (zoals oude Sharepoint versies, Hummingbird, Livelink, fileshares, etc.) beheerst wordt uitgevoerd. In deze fase wordt de migratiedienst die in de PoC op overzichtelijke schaal is uitgevoerd nu opgeschaald naar een 'migratiefabriek'. Daartoe wordt onder meer een nieuw technisch ontwerp ontwikkeld en gerealiseerd. Tevens zullen ook de processen en procedures worden ontwikkeld. In een later stadium zal ook mogelijkerwijs tekeningenmigratie als dienst kunnen worden aangeboden.

De migratiedienst zal in een samenwerkingsverband vorm krijgen. Samenwerkende partners zijn:

-de Centrale Informatie Voorziening (CIV) van RWS (het ICT-bedrijf),

-externe raamcontract leverancier van kennis van Documentaire Informatie Management (DIM) en conversietools en capactiteit op dit gebied

-DIM-expert van de afdeling facilitaire expertise. De groep DIM-expertise levert de inhoudelijke (DIM)kaders waarbinnen de migratie c.a. wordt uitgevoerd,

-het onderdeel transitiemanagement van het programma DIM-visie, dat verantwoordelijk is om de transitieprojecten uit te voeren.     

Voor het ontwikkelen, implementeren en aansturen van de migratiedienst (met in achtneming van de taken en verantwoordelijkheden van de samenwerkingspartners) is RWS op zoek naar een projectmanager Migratiedienst. De aan te stellen projectmanager is eindverantwoordelijk voor het effectief en efficient functioneren van de Migratiedienst. In principe is de inhoudelijke kennis om een dergelijke dienst te realiseren bij de  samen­werkingspartners aanwezig. Het is 'de kunst' - en de essentie van de opdracht van de projectmanager - om deze kennis te mobilseren en samen te brengen tot een effectief en efficient functionerend geheel.

De projectmanager Migratiedienst is een ervaren projectmanager die aantoonbare kennis heeft van en ervaring heeft met het, zowel technisch als procedureel, opzetten van migratiestraten en het inrichten van een (content)migratiedienst, alsmede de aansturing van het gebruik van dergelijke straten. Hij/zij is vanuit het programma DIM-visie de sturende en coordinerende kracht, de spil in het web van de drie samenwerkingspartners. Het is daarbij belangrijker dat de projectmanager over voldoende overzicht en managerials vaardigheden beschikt, dan dat hij/zij een zwaar inhoudelijk specialis(e) is.  

De eerste uitdaging van de projectmanager Migratie­dienst is om op zo kort mogelijke termijn een eerste migratiestraat operationeel te hebben (incl. ontwerp, configuratie, test,  beheer, processen, etc.).

Vervolgens zal het accent van de opdracht verschuiven naar het uitbouwen van de migratiestraat en -dienst en het efficient en effectief  inzetten daarvan, zodat de migratie van alle documenten en zo mogelijk tekeningen binnen de daarvoor gestelde doorlooptijd plaatsvindt (met in achtneming van het noodzakelijke kwaliteitsniveau).

De projectmanager Migratiedienst beschikt over een inspirerende stijl van leidinggeven waarin sturen en coachen in een 'gezonde' balans tot elkaar staan. De rol en positie vereisen ervaring en affiniteit met het realiseren van uitdagende doelstellingen in een samenwerkingsverband. Diplomatieke vaardigheden zijn daarin essentieel, evenals resultaatgerichtheid (en de daaraan gerelateerde eigenschap om op cruciale momenet 'door te pakken'). Het werken onder (aanzienlijke) druk is een inherent onderdeel van de functie. Een 'lastige' combinatie van vaardigheden!

De projectmanager Migratiedienst is gewend om in een 'ingenieurs-omgeving' zoals RWS te functioneren. Hij/zij  kan aantoonbaar uitstekend omgaan met de speicifieke dynamiek en cultuur van een dergelijke omgeving en beschikt tegelijkertijd over een frisse eigen stijl en aanpak die enthousiasmeert en tot beweging leidt.

De projectmanger Migratiedienst rapporteert  aan de programmamanager DIM-visie.

De functie van projectmanager Migratiedienst is een tijdelijke functie. De start is voorzien op zo kort mogelijke termijn. De einddatum is vooralsnog 30 juni 2015, met een optie op verlenging tot 30 juni 2016