Opdracht
De gemeente zoekt een projectleider voor de gemeentebrede invoering van digitaal Zaakgericht Werken middels een Big Bang implementatie. De doorlooptijd van het project bedraagt 6 maanden.
Projectresultaten
Na afronding van dit project zijn, onder leiding van de projectleider, de volgende algemene resultaten bereikt:
Het zaaksysteem Izis is technisch en functioneel ingericht en gemeentebreed in gebruik. Voor de technische implementatie wordt samengewerkt met de leverancier Roxit en gemeente Tilburg waar de gemeente Dongen haar systeembeheer heeft ondergebracht.
Alle medewerkers van de gemeente Dongen gebruiken het zaaksysteem voor:
-het generiek afhandelen van zaken en het bijhouden van statusinformatie;
-de digitale vorming van zaakdossiers en het archiveren daarvan;
-de beantwoording en registratie van klantcontacten;
-het digitaal afhandelen van terugbelnotities;
-het zaakgericht en digitaal afhandelen van post;
-het registreren van e-mails bij zaken;
-het opstellen van standaardbrieven en documenten;
-Registreren van klantcontacten.
-Externe post wordt digitaal in de organisatie verspreid, de analoge poststroom is ontbonden. Voor documenten en dossiers is digitaal in plaats van analoog leidend;
-De dienstverlenende processen werken zaakgericht, conform een generiek proces in Izis.
-De hele organisatie is opgeleid in het digitaal- & Zaakgericht Werken;
-Documenten worden waar mogelijk digitaal ondertekend;
-Een complete Zaaktypecatalogus (ZTC);
-Het projectresultaat is in beheer genomen.
-Werkende koppeling zaaksysteem met Smartdocuments en GBA via Key2DDS.
-De systemen Corsa en Melddesk zijn klaar om uitgezet te worden. Met andere woorden de invoering van Izis vervangt de functionaliteit van beide systemen.
Profiel
We zoeken projectleider voor de invoering die:
-Actuele kennis van gemeentelijke processen en zaakgericht werken
-Ervaring bij meerdere gemeentes in vergelijkbare trajecten; dus in de rol van de projectleider in 6 maanden tijd digitaal, zaakgericht werken met een Big Bang gemeentebreed implementeren
-Ervaring met het leiden van ICT implementatie projecten van zaaksystemen
-Mensgerichte manier van werken en communiceren
-Resultaatgericht
-Ervaring met (opzetten van) trainingen voor eindgebruikers en/of functioneel beheerders.
-Voldoende kennis van de techniek om contactpersoon te zijn richting leverancier en ICT afdeling
Taken
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor:
-Opstellen en bewaken van het projectplan.
-Opzetten en inrichten van de projectorganisatie, inclusief (voortgangs)rapportages.
-Opzetten van de overlegstructuur (stuurgroep, projectgroep, werkgroepen, etc.), aansturen van leden projectgroep, voorzitten van de projectgroep.
-Opzetten en bewaken van de planning op activiteiten niveau, uitgezet in de tijd, geclusterd per werk- en projectgroep
-Bewaken van de kwaliteit van de projectresultaten en waar nodig functionele escalatie.
-Begroting tijd van alle deelnemers aan het project op uren.
-Risicoanalyse en compensatie.
-Schrijven en laten vaststellen van een inrichtingsdocument, met daarin minimaal:
-Ontwerp inrichting Zaaksysteem (functioneel en technisch)
-Zaaktypecatalogus gemeente Dongen, gebaseerd op landelijke standaard en best practices. Omvat onder andere naamgeving en kenmerken, rollen/rechten, documenttypen, zaakresultaten, behandel- en bewaartermijnen, checklists, etc. per zaaktype.
-Generiek behandelproces dat geldt voor alle processen en bestaat uit een aantal hoofdstatussen.
-Schrijven en laten vaststellen van een realisatieplan, met daarin minimaal:
-Draaiboek uitrol
-Nazorgplan
-Communicatieplan
-Opleidingsplan
-Een technisch en functioneel ingericht zaaksysteem.
-Getrainde gebruikersorganisatie en ondersteuners
-(verkorte) handleidingen, veel gestelde vragen, trainingsmateriaal.
-Beheerdocumentatie en -processen
-Projectevaluatie
-Project overgedragen aan beheerorganisatie (technisch: gemeente, (functioneel)applicatiebeheer: gemeente Dongen)
-Advies en voorgestelde prioritering voor wensen en issues voor de doorontwikkeling (fase 2), mede op basis van de wensen van gebruikers. Hierbij valt te denken aan: het uitbreiden van sjablonen in SmartDocuments, een zaakgericht proces voor Bestuurlijke Besluitvorming, Machtiging tot substitutie voor te bewaren archiefbescheiden en het verbreden en verbeteren van de dienstverlening met digitale formulieren. Fase 2 zelf valt buiten de scope van de opdracht.