Functienaam
Projectmanager DIV

Standplaats
Nieuwegein

Startdatum
01-06-2015
Einddatum
31-12-2015

Optie tot verlenging
Ja, in overleg
Uren per week
32 uur per week

Opdracht omschrijving

De projectmanager is verantwoordelijk voor het implementeren van de 10 digitale postkamers binnen de eenheden van de politie.
Dit binnen de gestelde kaders en planning.

De implementatie betreft het ingebruik nemen van een nieuw documentmanagement systeem (EMC DMS), dat is ingericht t.b.v het digitale postproces,
alsmede het doorvoeren van alle wijzigingen in het huidige werkproces die moeten worden gerealiseerd om de digitale postkamers volledig te operationaliseren.
Er dient er op te worden toegezien dat de softwareleverancier de gebruikers voldoende traint,zodat de gebruikers het systeem zelfstandig en probleemloos in gebruik kunnen nemen.

Doelstelling

Het implementeren van de digitale postkamers van de politie binnen de vastgestelde kaders en planning.

Verantwoordelijkheden:

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor een goede implementatie van de digitale postkamers.
Je hebt daarbij oog voor:
Tijd (planning en mijlpalen)
Kwaliteit
Scope (wat wel en wat niet)
Risico’s
Afhankelijkheden met andere projecten
Verwachtingen van medewerkers
Borging van resultaten
|
Vakmatige taken:
Leveren van expertise op het terrein van Documentaire informatie.
Signaleren van ontwikkelingen binnen de organisatie en adviseren ten aanzien van mogelijke noodzakelijke bijstellingen van projectdoelstellingen en / of projectplan.
Adviseren ten aanzien van complexe vraagstukken op het terrein van ECM, met een focus op de thematiek van Capture, Document Management en Records Management.
Project control.
Risico- en issuemanagement.
Budgettering.
Dialoog met leveranciers en belanghebbenden binnen de organisatie.

Leidinggevende taken:
Geven van leiding aan multidisciplinaire teams (interne en externe medewerkers).

Contacten:
Intern, zowel binnen de dienst FM als tussen de andere diensten van het PDC. Daarnaast met leidinggevenden uit alle werkprocessen van de Politie, rondom het regelen van de distributie van digitale poststukken.

Inzet in de lijn of project:
Inzet in het project.

Opleiding
Minimaal een erkende, afgeronde HBO opleiding is een eis, afgeronde WO opleiding is een wens.
Aanvullende opleiding op het gebied van Informatiemanagement (zoals IDM/IDRM) is een eis.
Afgeronde erkende Prince 2 Foundation is een eis, eventueel aangevuld met Prince 2 Practitioner
Core consultancy vaardigheden, via certificaat aantonen.

Werkervaring
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectmanager DIV in de afgelopen 10 jaar is een eis.
Aantoonbare opgedane kennis en ervaring van inrichting en organisatie van digitale postkamers (niet ouder dan 5 jaar).
Aantoonbare opgedane kennis van en ervaring met met implementaties van DIV processen en/of implementatie digitaliseringstrajecten bij voorkeur bij (Nederlandse) overheidsorganisaties met een grootte van meer dan 1000 fte (niet ouder dan 5 jaar).
Aantoonbare werkervaring als projectmanager met complexe verandertrajecten.
Aantoonbare ervaring met grote reorganisatietrajecten (niet ouder dan 5 jaar).
Aantoonbare ervaring met het inrichten van ECM (enterprise content management) -applicaties.

 
Competenties:

Kerncompetenties:

planning
timemanagement
leidinggeven
probleemoplossend vermogen
communicatie

Overige competenties:
Innoverend vermogen
Autonoom werken
Samenwerken
Integriteit
Zelfontwikkeling
Proactief
Betrokken
Organisatiesensitief
Uitstekende communicatieve vaardigheden
Consultancy skills (brede adviesvaardigheden, als op basis van Minto presentaties maken, gespreks-, schrijf- en communicatievaardigheden).
Planning / Afspraken

CV

Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient ten aller tijden een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd. Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien de kandidaat in de afgelopen zes maanden reeds eerder op een intakegesprek bij de Inhuurdesk Politie is geweest voor dezelfde of een vergelijkbare functie en hieruit is gebleken dat de kandidaat onvoldoende geschikt is geweest.

Referenties

Onder een referentie verstaan wij een overzichtelijke omschrijving van minimaal één (kern)competentie in een eerdere tewerkstelling. Hierin moet tot uitdrukking komen wie de opdrachtgever was, de begin- en einddatum van de tewerkstelling, het aantal uren per week, de betreffende competentie omschreven volgens de STAR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat). Elke referentie moet de mogelijkheid bieden contact op te nemen met de voormalige opdrachtgever, hetgeen in zijn algemeenheid alleen zal gebeuren als de kandidaat in aanmerking komt voor een gesprek.

Opleidingen en diploma's

Indien bij de selectiecriteria gevraagd wordt naar afgeronde opleidingen, dan dienen kandidaten een kopie diploma en/of certificaat toe te voegen aan de aanvraag. De originele gewaarmerkte diploma's en/of certificaten moeten tijdens een intakegesprek (uiteraard alleen in het geval een kandidaat wordt uitgenodigd) ter kennisgeving kunnen worden aangetoond. Kunnen kandidaten dit niet aantonen (op het moment dat hierom wordt gevraagd), dan is definitieve afwijzing het gevolg.

Geheimhoudingsverklaring

De kandidaat dient uiterlijk bij het bevestigen van het intakegesprek een ondertekende versie van de geheimhoudingsverklaring te kunnen overhandigen.

Tarieven

Expliciet vermelden wij dat eventuele verblijfskosten en de reisduur voor woon-werkverkeer niet door de politie voor vergoeding in aanmerking komt. De opgegeven prijs dient marktconform en reëel te zijn. Marktconform en reëel houdt in dat inschrijvers eerlijke, kostendekkende en in de markt gebruikelijke prijzen dienen op te geven, als basis voor een gezonde overeenkomst. Het doel hiervan is te voorkomen dat prijzen worden ontvangen die te veel afwijken van hetgeen in de markt gebruikelijk is, welke enerzijds de gunningsmethodiek negatief benvloeden en anderzijds praktisch niet toepasbaar zijn.
In het kader van de grondbeginselen van de aanbestedingswetgeving wordt de kandidaat alleen gesproken. Er dient een gelijke behandeling voor elke partij in het inkooptraject te zijn.

Screening

De definitieve gunning kan pas worden toegekend zodra de geselecteerde kandidaat de verklaring van geen bezwaar krijgt. De screening neemt enige tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Tarief

Geen limieten
Inclusief alle kosten, exclusief BTW.
Beschikbaarheid

De kandidaat is inzetbaar vanaf 01-06-2015 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-12-2015 voor 32 uur per week.
Het contract kan optioneel worden verlengd.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven.
Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
 

Geheimhoudingsverklaring

Met het selecteren van de geheimhoudingsverklaring verklaart u dat de kandidaat deze gelezen en ondertekend heeft en uiterlijk kan toezenden bij het bevestigen van het intakegesprek.
Inhoudelijke CV eisen

U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen. Maakt u geen gebruik van bijgevoegde template ZAL uw bieding terzijde worden gelegd. Het CV is omgekeerd chronologisch en in het Nederlands gesteld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u, indien van toepassing, bij alle eisen en wensen de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en wensen ZAL leiden tot uitsluiting.
Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc
Vul het Template Referentie (kern)competenties in voor het aanleveren van minimaal één referentie (niet ouder dan 5 jaar), aan de hand van de weergegeven kerncompetenties in de aanvraag te weten:

• Planning
• Timemanagement
• Probleemoplossend vermogen
• Communicatieve vaardigheden
• Leiding geven

Verwijzing naar referenties die staan vermeld in het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en wensen ZAL leiden tot uitsluiting.
Sjabloon : Template Referentie (kern)competenties versie 1.4.doc
Minimaal 5 jaar (± fulltime) aantoonbare werkervaring als projectmanager Documentaire Informatie Voorziening in de afgelopen 10 jaar. De werkervaring alsmede het aantal uur per week moet duidelijk benoemd/gearceerd zijn in het CV van de kandidaat.
Minimaal een afgeronde, erkende HBO-opleiding is een eis. Er dient een duidelijk leesbaar kopie van het diploma te worden bijgevoegd.
Aanvullende opleiding op het gebied van Informatiemanagement (zoals IDM/IDRM) is een eis.
Er dient een duidelijk leesbaar kopie van het diploma te worden bijgevoegd.
Afgeronde erkende Prince 2 Foundation en/of Practicioner.  Er dient een duidelijk leesbaar kopie van het certificaat te worden bijgevoegd.
Inbrengen van minimaal twee voorbeelden uit de praktijk op het gebied van door kandidaat zelfgerealiseerde verandertrajecten binnen soortgelijke overheidorganisatie, bijvoorbeeld binnen ministeries of de raad voor de rechtspraak, belastingdienst.

Motiveer aan de hand van circa 250 woorden dat u hiermee ervaring hebt opgedaan. Geef in uw toelichting aan:
- opdrachtgever / werkgever
- periode
- situatie
- taken
- geboekt resultaat
Inhoudelijke CV wensen

40 %
Aantoonbare opgedane (werk)ervaring met implementaties van DIV processen en/ of de implementatie van digitale postkamers in een vergelijkbare organisatie. De ervaring dient niet ouder dan 5 jaar te zijn. De werkervaring alsmede het aantal uur per week moet duidelijk benoemd/gearceerd zijn in het CV van de kandidaat.
Score verdeling:
Bij 0 jaar tot 0.5 jaar / niet aangetoond - 0/5
Bij 0,5 jaar tot 1 jaar: 1/5
Bij 1 jaar tot 2 jaar: 2/5
Bij 2 jaar tot 3 jaar: 3/5
Bij 3 jaar tot 4 jaar: 4/5
Bij 4 jaar of meer: 5/5
15 %
Aantoonbare opgedane ervaring met inrichting en organisatie van digitale postkamers. De ervaring dient niet ouder dan 5 jaar te zijn. De werkervaring alsmede het aantal uur per week moet duidelijk benoemd/gearceerd zijn in het CV van de kandidaat.
Score verdeling:
Bij 0 jaar tot 0.5 jaar / niet aangetoond - 0/5
Bij 0,5 jaar tot 1 jaar: 1/5
Bij 1 jaar tot 2 jaar: 2/5
Bij 2 jaar tot 3 jaar: 3/5
Bij 3 jaar tot 4 jaar: 4/5
Bij 4 jaar of meer: 5/5
10 %
Aan de hand van een concreet voorbeeld aantoonbaar in staat om goed te organiseren, te plannen en overzicht te houden in chaotische verandertrajecten. De ervaring dient niet ouder dan 5 jaar te zijn. Volgens STAR methodiek. Gebruik hiervoor de Template Referentie (kern)competenties.
Sjabloon : Template Referentie (kern)competenties versie 1.2.doc
15 %
Aantoonbare ervaring met grote reorganisatie trajecten (bij bedrijven groter dan 1000 fte) . De ervaring dient niet ouder dan 5 jaar te zijn. De werkervaring alsmede het aantal uur per week moet duidelijk benoemd/gearceerd zijn in het CV van de kandidaat.
Score verdeling:
Bij 0 jaar tot 0.5 jaar / niet aangetoond - 0/5
Bij 0,5 jaar tot 1 jaar: 1/5
Bij 1 jaar tot 2 jaar: 2/5
Bij 2 jaar tot 3 jaar: 3/5
Bij 3 jaar tot 4 jaar: 4/5
Bij 4 jaar of meer: 5/5
10 %
De core consultancy vaardigheden (brede adviesvaardigheden, als op basis van Mintho presentaties maken, gespreks-, schrijf- en communicatievaardigheden) is erkend en afgerond .

Er dient een duidelijk leesbaar kopie van het certificaat toegevoegd te worden.
10 %
Afgeronde WO-opleiding.

Er dient een duidelijk leesbaar kopie van het diploma toegevoegd te worden.