Beschrijving
Aanvraagnummer
|
372
|
Aanvang
|
1 augustus 2015 (in overleg)
|
Duur
|
14 maanden
|
Opleidingsniveau
|
HBO
|
Optie tot verlenging
|
Nee
|
Regio
|
Zuid-Holland
|
Uren per week
|
eerst 1 dag, later 3 tot 5 dagen
|
Verloopt op
|
19-06-2015 17:00
|
Opdracht
De komende jaren wordt het stadhuis van de gemeente Zoetermeer gerenoveerd en verkleind. Het doel is om na deze verbouwing zoveel mogelijk papierloos en plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Veel medewerkers hebben op dit moment nog een aanzienlijke hoeveelheid papier / archief in kasten op hun werkplek. Het huisvestingsconcept voor het stadhuis staat of valt met digitaal (papierarm) werken.
Gezien de renovatie/verkleining van het stadhuis, de introductie van Het Nieuwe Werken, de gewenste concernbrede digitaliseringslag en het gegeven dat het team Belastingen aan de vooravond staat om het belastingpakket (scope voor dit project: Heffen en Innen inclusief kwijtschelding en de verbinding met Waarderen) al dan niet regionaal aan te besteden, zoeken wij een projectleider die:
-de pakketselectie- en aanbesteding inhoudelijk begeleidt o.a. door het opstellen van een Programma van Eisen en aanverwante stukken (het proces wordt juridisch ondersteund door het cluster Aanbestedingen);
-samen met de medewerkers digitale en zaakgerichte werkprocessen (her)ontwerpt en
-de implementatie van deze nieuwe belastingapplicatie inclusief koppelingen en aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ en inrichting van de processen coördineert en waar nodig procesmatig ondersteunt.
De opdracht wordt in twee fases uitgevoerd, de gevraagde inzet verschilt per fase. Fase marktverkenning en aanbesteding : 1 dag per week; fase herontwerp en implementatie: 3-5 dagen per week
Huidige situatie
De werkprocessen voor heffen en innen (inclusief kwijtschelding) zijn nog niet optimaal digitaal van kop tot staart en er wordt ook nog niet optimaal gebruik gemaakt van de huidige applicatie. De medewerkers zijn momenteel niet tevreden over de huidige applicatie en dat komt door performance en inrichting. Medewerkers zijn gewend om de werkzaamheden te doen met wat er is. Een deel van de medewerkers kijkt ernaar uit om digitaal te werken, een ander deel houdt liever vast aan papieren dossiers.
Aanverwante trajecten
Deze opdracht dient te worden uitgevoerd in samenhang cq. afstemming met de volgende trajecten:
-Project digitalisering/papierarm werken: de gehele digitaliseringsslag concernbreed
-Project Zaakgericht werken: heeft ervoor gekozen om zaakgericht te gaan werken; nu de manier van werken is uitgekristalliseerd en het eerste proces is ingericht, gaat nu de fase van uitrollen van meerdere processen en waar mogelijk versnellen in.
Gedachte is om de eerdere belastingjaren in het oude pakket en op oude werkwijze af te wikkelen en met ingang van 1 januari 2017 in het nieuwe pakket met de nieuwe werkwijze te starten. Er moeten derhalve afspraken worden gemaakt over o.a. de digitalisering en ontsluiting van dossiers, opslag van documenten, metadatering, substitutie etc.
Tijdpad
Ruim voor 1 januari 2017 moeten de betreffende belastingprocessen digitaal zijn, en dat deze zijn ingericht in een nieuw belastingpakket. Dit betekent het volgende tijdspad:
-Gunning projectleiding afronden voor zomer 2015
-Plan van Aanpak gereed september 2015
-September 2015 – September 2016:
-1e fase: marktverkenning, aanbesteding, contract sluiten (afronding uiterlijk Q1 2015)
-2e fase (waar mogelijk parallel met 1e fase): ontwikkelen digitale processen, implementatie, conversie, inrichten managementinformatie, plan voor uitfaseren oude applicatie gereed etc.
-Nieuwe applicatie ingericht en klaar voor gebruik 1 oktober 2016 (harde einddatum)
Vereisten/ gunningscriteria (weging)
-HBO/WO werk- en denkniveau, blijkend uit een afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau (15%)
-Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar als project- of procesmanager binnen de (gemeentelijke) overheid of andere complexe organisaties (30%)
-Aantoonbare ervaring met verandertrajecten en implementatie van processen (30%)
-Aantoonbare affiniteit met en kennis van ICT en ICT-aanbestedingstrajecten (25%)
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende percentage geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.
In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaat die in deze vergelijking als beste wordt beoordeeld, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:
-Analytisch denkvermogen: dringt snel tot de kern door en onderscheidt hoofd- en bijzaken.
-Doortastend en resultaatgericht
-Samenwerkingsgericht, beschikt over overtuigingskracht.
-Sterke verbindende kwaliteiten
-Procesgericht en zorgvuldig in processen
|