Beschrijving
15-09-2015
31-05-2016
optioneel
32-36 uur
De projectsecretaris biedt administratieve ondersteuning aan de transitiemanager FS om binnen de gestelde planning en afspraken de transitie van de FS organisatie nader uit te rollen. Dit betreft onder andere het voorbereiden en uitwerken van transitiemeetings- en bijeenkomsten. De projectsecretaris maakt deel uit van de transitieorganisatie FS. Daarmee geeft de secretaris tevens vorm aan de gerelateerde projectmanagementondersteuningsactiviteiten.
Het bieden van administratieve ondersteuning van de transitiemanager bij de uitvoering en beheersing van de transitie.
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor het administratief ondersteunen van de transitiemanager. Je hebt daarbij oog voor:
-Tijd (planning en mijlpalen)
-Kwaliteit
-Scope (wat wel en wat niet)
-Collega's tijdig informatie aanleveren voor diverse vergaderingen of rapportages.
-Pro-actief signaleren van knelpunten in de planning of anderszins en hierop inspelen.
-Verzorgen van correspondentie (brieven, e-mail, rapportages, etc.) en het uitwerken daarvan.
-Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en meetings.
Niet van toepassing.
Intern, zowel binnen de dienst FM als tussen de andere diensten van het PDC.
Inzet in project.
Minimaal afgeronde hbo-opleiding.
De behaalde Prince II Foundation certificering is een wens.
-Minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of -ondersteuner.
-Ervaring met projectondersteunings werkzaamheden.
-Uitstekende beheersing van MS Office (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint en MS Outlook).
-Ervaring met Principal Toolbox is een wens.
-Ervaring als projectsecretaris / projectondersteuner binnen de overheid is een wens.
Competenties
-Pro-actief
-Betrokken
-Uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden
-Netwerker
-Organisatorisch sterk
Inhoudelijke CV eisen
U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. U kunt gebruikmaken van de bijgevoegde template. Het CV is omgekeerd chronologisch en in het Nederlands gesteld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden.
40 % Geef door middel van een uitgewerkte toelichting aan hoe ver de vaardigheid en ervaring gaat met de verschillende Microsoft Office-pakketten, zoals MS Word, MS Excel, MS Powerpoint en MS Outlook. Score: Matig niveau: 0/5 Voldoende niveau: 3/5 Goed tot uitstekend niveau: 5/5
30 % Aantoonbare opgedane werkervaring in een politiek bestuurlijke en complexe omgeving in een organisatie met een personele omvang van minimaal 1.000 medewerkers. Motiveer waarom de kandidaat aan deze wens voldoet. Ga hierbij in op de volgende punten: - opdrachtgever(s) / werkgever(s) en de personele omvang van de organisatie - periode (start- en einddatum) - de vraagstelling / situatieschets - de uitgevoerde taken - de behaalde resultaten - geef de mate van complexiteit en dynamiek aan - geef inzicht in de verschillende stakeholders Scoreverdeling op basis van 5-puntsschaal: 0-1 jaar: 0/5 1-2 jaar: 1/5 3-4 jaar: 3/5 5 jaar of meer: 5/5
15 % Aantoonbare werkervaring met Principal Toolbox. Dit moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat.
10 % Meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als Projectsecretaris / Projectondersteuner binnen een overheidsinstelling. Dit moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat.
5 % De behaalde erkende PRINCE II Foundation certificering. Stuur een leesbaar afschrift van deze behaalde certificering mee om de punten toegekend te krijgen.
Planning
27-07-2015 00:00
30-07-2015 10:00
03-08-2015 23:59
10-08-2015 10:00
10-08-2015 00:00
31-08-2015 23:59
|