Opdrachtinformatie

Plaats in de organisatie

De tactisch inkoopadviseur ressorteert onder de afdelingsmanager Juridische zaken en Inkoop.
 

Opdracht
Het begeleiden van EU aanbestedingen dan wel nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen op het gebied van Werken, Leveringen en Diensten. Aanbestedingen tbv de uitvoering van het fysieke domein (Beheer openbare ruimte) zullen onderdeel van de opdracht uitmaken.

 
Werkzaamheden:
Inkoop- en aanbestedingstrajecten

- Adviseert de opdrachtgever over gunning en begeleidt de opdrachtgever betreffende de besluitvorming over gunning.
- Voert zelfstandig tactische en/of strategische inkooptrajecten uit, waaronder Europese aanbestedingen.
- Formuleert de verschillende verwervingsstrategieën en bepaalt mede met de opdrachtgever welke strategie bij welke situatie past.
- Beschrijft en adviseert in overleg met de opdrachtgever, gebruiker en “deskundigen” onder andere het pakket van functionele en
   technische specificaties, juridische regelgeving, richtlijnen Europese Unie, milieuaspecten, leveringscondities, prijs, kwaliteit en kwantiteit.
- Overlegt met interne klant / proceseigenaar voorafgaand aan het afsluiten van te gunnen contracten met leveranciers, of offerte(s)
          antwoord geven op wat in de offertevraag gesteld is. Indien dit niet het geval is stelt de inkoopadviseur een aantal vervolgstrategieën voor.
- Adviseert de opdrachtgever over gunning en begeleidt de opdrachtgever betreffende de besluitvorming over gunning.
- Draagt zorg voor de juiste toepassing van de (gestandaardiseerde) aanbestedingsdocumenten en is verantwoordelijk voor een juiste
          inhoudelijke weergave van de inkoopbehoefte.
- Controleert de offertes van (potentiële) leveranciers of hierin wordt voldaan aan de wensen eisen van de interne klant, gebruiker en
          “deskundigen”.
- Is in staat om het belang van de Gemeente in de af te sluiten overeenkomsten centraal te stellen.
- Beschikt over de kwaliteiten om in multidisciplinaire teams te opereren en hierin tot consensus te komen over de wensen en eisen m.b.t.
   de aan te schaffen producten / diensten.

- Verantwoordelijk voor het opstellen van (raam)overeenkomsten met de leveranciers en zorgt voor een juiste toetsing in deze.

- Is in staat om juridische stukken te lezen, te begrijpen en aan te passen aan hetgeen voor het aanbestedingstraject noodzakelijk is.
          Hieronder vallen het (dan wel, niet, gedeeltelijk) toepasbaar verklaren / aanpassen van de inkoopvoorwaarden en
          standaardovereenkomsten.
- Stelt een onafhankelijk geformuleerd gunningsadvies op, op basis waarvan bestuurlijke besluitvorming kan plaats vinden door
   gemandateerden.
-  Voert aanbestedingen uit waarbij de risico’s op juridische conflicten tot een minimum beperkt worden.
-  Toetst potentiële leveranciers voor contractering op financiële gezondheid, opdat financiële risico’s voor de Gemeente tot een minimum
           beperkt zijn.
-  Voert  mogelijk implementatiewerkzaamheden uit die voortvloeien uit nieuw afgesloten inkoopovereenkomsten.
 

Marktonderzoek
- Stelt leveranciersmarkt vast (marktonderzoek), door op actieve wijze marktonderzoek te doen en het signaleren van ontwikkelingen en
          probleemgebieden.
- Stelt een interne- en externe risico- en stakeholderanalyse op, om de verwachte probleemgebieden in kaart te brengen om hier proactief
          op te kunnen inspelen.
- Analyseert prijsverhoudingen en verricht onderzoek naar de continuïteit van leveranciers.
- Ontwikkelt een databank voor inkoopdocumentatie, product- en leveranciersgegevens en maakt deze toegankelijk voor de inkoopafdeling
   en belanghebbenden binnen de Gemeente.
- Signaleert de te verwachte ontwikkelingen en probleemgebieden voor het inkooptraject, de mogelijkheden en onmogelijkheden en
  adviseert de proceseigenaar (opdrachtgever) over mogelijke oplossingsrichtingen.
- Signaleert en vertaalt veranderingen in Wet- en regelgeving naar concrete adviezen voor betrokken interne partijen.
 
  

Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden

-Opleidingsniveau: Afgeronde WO /HBO opleiding bijvoorbeeld richting commerciële economie, bij voorkeur aangevuld met NEVI 1 en 2 of

  een inkoopgerelateerde inkoopopleiding.

-Werkervaring: Minimaal 5 jaar ervaring als inkoopadviseur binnen publieke of vergelijkbare organisaties op het gebied van Werken, Leveringen en Diensten;

-Werkervaring: kennis en ervaring als inkoopadviseur over aanbestedingen ten behoeve van de uitvoering van fysieke domein, Beheer openbare ruimte.

-Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met het begeleiden van (EU) aanbestedingen binnen de overheid;

-Goed op de hoogte van de Europese aanbestedingregels en de laatste ontwikkelingen.

-Dient op inhoud een sparringspartner te zijn voor afdelingshoofden/teamleiders.

-Ervaring bij inkoopprocessen met onaf­hankelijke oordeelsvorming, benaderen contacten op open, standvastige en stimulerende wijze, bemiddelen, mogelijkheden / oplossingen zien en zoeken, actief interveniëren, omgaan met stress en zorgen voor vertrouwen.

-Kandidaat heeft kennis van het geldende ARW;

-Kandidaat beschikt over organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;

-Kandidaat kan goed overtuigen, is klantvriendelijk en kan omgaan met weerstand;

-Kandidaat is in staat een interne klant te begeleiden, (juridisch) te adviseren en indien nodig aan te sturen;

-Kandidaat is in staat complexe offerte aanvragen op te stellen in samenwerking met de interne klant;

-Kandidaat kan zelfstandig (raam) overeenkomsten opstellen;